Gäste auschecken

Auf der Seite Check-Out schließen Sie den Check-Out der Gäste ab. Gäste müssen beim Check-Out häufig Rechnungen begleichen. Daher müssen Sie Zahlungsdaten erfassen und die Zahlungsautorisierungen für das Konto generieren. Auf dem Bildschirm Check-Out können Sie die entsprechenden Aktivitäten (z. B. Begleichen des Gästekontos, Generieren von Belegen und Übermitteln von Nachrichten bei Abreise) abschließen.

Das Feld Zahlungsleistender ist aktiviert, wenn die Fakturierung aktiv ist. Wenn die Steuerfakturierung aktiv ist und das Kontoblatt getrennt beglichen wird, können Sie das Kontoblatt getrennt fakturieren. In diesem Fall ist ein Zahlungsleistender erforderlich. Sie können separate Steuerrechnungen für jedes Kontoblatt auf der Basis der folgenden Regeln erstellen:

  • Kontoblätter mit nicht in Rechnung gestellten Kosten werden fakturiert.
  • Das Buchhaltungskontoblatt wird niemals fakturiert.
  • Das Debitorenkontoblatt wird stets getrennt fakturiert. Der Saldo des Kontoblatts wird nicht berücksichtigt. Der Zahlungsleistende der Rechnung ist ein Debitor, der im Abschnitt "Kontoblatt - Details" angegeben ist.
  • Wenn ein Kontoblatt einen Zahlungsleistenden aufweist, der im Abschnitt "Kontoblatt - Details" angegeben wurde und das Kontoblatt einen Null-Saldo aufweist, wird das Kontoblatt separat in Rechnung gestellt. Der Zahlungsleistende in der Kontoblattzahlung wird als Zahlungsleistender der Rechnung verwendet.
  • Wenn ein Kontoblatt im Abschnitt "Kontoblatt - Details" keinen Zahlungsleistenden aufweist und das Kontoblatt einen Null-Saldo aufweist, wird das Kontoblatt separat in Rechnung gestellt. Der Zahlungsleistende der Rechnung ist der Gast.
  • Wenn eine Barzahlung vorgenommen wird, wird der Gesamtbetrag für das Kontoblatt auf Basis des Werts gerundet, den Sie im Property-Parameter POSTROUNDINGDIFFERENCE angegeben haben.
  • Wenn die verbleibenden Kontoblätter einen kombinierten Null-Saldo aufweisen, werden die Kontoblätter gemeinsam fakturiert. Der Zahlungsleistende der Rechnung ist der Gast.
Hinweis: Bei Gästekontoblättern mit ausgeglichenem Saldo enthält der Bildschirm Check-Out eine Funktion zum schnellen Auschecken, mit deren Hilfe Sie durch Klicken auf die rechte Maustaste Felder aktualisieren können, um die Forderungen für das Kontoblatt des Gasts beim Check-Out durch eine automatische Zahlung auszugleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Gäste über Schnell-Check-Out-Funktion auschecken.

Beim Durchlaufen der einzelnen Check-Out-Phasen mithilfe der Schaltflächen auf der linken Seite wird das Symbol für einen abgeschlossenen Schritt angezeigt. Sie können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren. Je nach Systemkonfiguration müssen Sie alle erforderlichen Schritte des Check-Out-Workflows ausgeführt haben, bevor die Schaltfläche Check-Out aktiviert wird, um die Abreise des Gasts abzuschließen.

Das Symbol weist darauf hin, dass bei der Registrierung des Gasts Nachrichten hinzugefügt wurden. Wenn Nachrichten auf dem Konto nicht übermittelt oder bei der Gästereservierung abgebrochen wurden, können Sie den Gast nicht auschecken. Sie müssen Nachrichten abschließen oder abbrechen, bevor Sie mit dem Check-Out fortfahren können. Weitere Informationen finden Sie unter Nachrichten für Gäste beim Check-In oder Check-Out verwalten.

Wenn das Kontrollkästchen Separate Steuerrechnung auf dem Bildschirm Steuerrechnung - Konfiguration aktiviert ist, werden für ausstehende Rechnungen auf einem Kontoblatt Rechnungen für jedes Kontoblatt separat generiert.

Wenn der Gast auscheckt, können Sie die ausgewählten Rechnungen nur dann drucken oder an ein Gerät senden, wenn der Property-Parameter SIGNATURECAPTUREINVOICE ausgewählt ist.

  • Die Rechnungen werden auf Basis der Berichtsparameter gedruckt, die im Property-Parameter TAXINO angegeben wurden.
  • Die Rechnung wird nach Abschluss der e-Fakturierung oder der Fiskalisierung oder nach Abschluss des Zahlungsprozesses gedruckt oder an das Gerät gesendet.

Um einen Gast auszuchecken, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Rezeption > Check-Out aus.
  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Listenansicht" auf den gewünschten Gastaufenthalts-Datensatz. Die Registerkarte "Datensatzansicht des Gästeaufenthalts" wird angezeigt. Daten zum Gast, beispielsweise der vom Gast generierte Gesamterlös, die Gesamtanzahl der Nächte, die der Gast im Hotel verbracht hat, Zimmer und Zimmerpreis und insbesondere Kontoblattsaldo, werden in der Kopfzeile der Gastdetails, der Check-Out-Details und unter "Kontoblatt" und "Zahlungsdetails" angezeigt. Symbole geben den spezifischen Status des Gasts an, z. B. "Gast ist ein VIP". Wenn Sie den Cursor mit der Maus über ein Symbol oder Kontoblattdaten bewegen, wird eine entsprechende Erklärung angezeigt.
    Hinweis: Dieser Bildschirm wendet die VVIP-Funktion für das Deaktivieren der VVIP-Gästedetails an, wenn der Benutzer nicht für VVIP berechtigt ist. Weitere Informationen finden Sie unter VVIP-Funktion.
  3. Geben Sie im Abschnitt "Gast - Details" die von Ihnen benötigten Informationen ein. Rufen Sie weitere Informationen zu diesen Feldern ab:
    Art der E-Mail-Adresse
    Wählen Sie aus, ob es sich um die primäre oder alternative E-Mail-Adresse des Gasts handelt.
    Kontoblatt automatisch per E-Mail senden
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Kontoblatt automatisch per E-Mail an den Gast zu senden, wenn das Kontoblatt generiert wird. Wenn die Option Kontoblatt automatisch per E-Mail senden aktiviert ist, wird die E-Mail-Adresse benötigt.
    Steuer-ID
    Geben Sie die Steueridentifikationsnummer des Gasts an.
    Hinweis: Die Steuerfakturierungsfunktionen sind auf Basis der Einstellungen des Property-Parameters TAXINV entweder aktiviert oder deaktiviert. Weitere Informationen zum Parameter TAXINV finden Sie unter Property-Parameter. Weitere Informationen zu den Steuerfakturierungsfunktionen finden Sie unter Steuerrechnungen.
    Bild des Gastes
    Das Bild des Gasts, das standardmäßig für die ausgewählte Profil-ID vom Bildschirm Gästeprofil abgerufen wird.
  4. Überprüfen Sie die Daten unter "Check-Out - Details" und "Kontoblatt - Details". Wenn das Gästekonto einen offenen Saldo aufweist, werden die Saldendaten unter "Kontoblatt - Details" als Kontoblatt - Saldo angezeigt.
  5. Geben Sie im Abschnitt "Zahlung - Details" folgende Informationen an:
    Zahlungstyp
    Geben Sie den Zahlungstyp für das Kontoblatt des Gasts an. Je nach ausgewähltem Zahlungstyp sind bestimmte Felder unter Zahlung - Details aktiviert, deaktiviert und erforderlich; beim Zahlungstyp "Kredit" müssen Sie beispielsweise Werte für die Kreditkartenfelder angeben.
    Speichern in Profil
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Zahlungsinformationen auf der Registerkarte Abrechnungsprofile des Bildschirms Gästeprofil gespeichert.
    Kartenleser aktivieren
    Klicken Sie alternativ auf Kartenleser aktivieren, wenn die Schnittstelle für die elektronische Zahlungsverarbeitung in der Property implementiert ist.

    Weitere Informationen finden Sie unter Chip- und PIN-Zahlungskarten verarbeiten.

    Debitorenkonto
    Geben Sie das Debitorenkonto für die Zahlung des Gasts an. Dieses Feld ist nur aktiviert, wenn das Kontoblatt auf "Debitorenkonto" gesetzt ist. Für den Zahlungstyp "Direktrechnung" ist das Feld Debitorenkonto ein Pflichtfeld. Wenn Sie eine Direktrechnungszahlung auf ein Konto buchen und der Installationsparameter "ARBATCH = NO" lautet, bucht das System die Direktrechnungskosten direkt auf das Debitorenkonto. Der Wert des Property-Parameters TAXINV wirkt sich auch auf den Zahlungsprozess aus.

    Weitere Informationen finden Sie unter Kontoblätter verwenden.

    Abrechnungsreferenz
    Geben Sie die Abrechnungsreferenz für die Zahlung an.
    Ursprungsbuchungssystem
    Der Name des externen Buchungssystems für OTA (Online-Reisebüro), um die Kosten direkt abzurechnen.
    Hinweis: Sie müssen diesen Wert angeben, wenn das Kontrollkästchen Erfordert Bestätigungsnummer aus Ursprungssystem für das Debitorenkonto auf dem Bildschirm Property - Debitorenkonto aktiviert ist.
    Bestätigungsnummer aus Ursprungssystem
    Die Bestätigungsnummer des Buchungssystems, für das das Debitorenkonto konfiguriert wurde.
    Hinweis: Die Anwendung verwendet standardmäßig diesen Wert.
  6. Geben Sie im Abschnitt "Zusätzliche Details" die von Ihnen benötigten Informationen ein. Rufen Sie weitere Informationen zu diesen Feldern ab:
    Alternativer Vorname
    Geben Sie einen alternativen Vornamen des Gasts an.
    Alternativer zweiter Name
    Geben Sie einen alternativen zweiten Namen des Gasts an.
    Alternativer Nachname
    Geben Sie einen alternativen Nachnamen des Gasts an.
    Alternative Anrede
    Geben Sie eine alternative Anrede des Gasts an.
    Alternatives Suffix
    Geben Sie ein alternatives Suffix des Gasts an.
    NRG
    Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird der Gast für das Hotel als "Nicht registrierter Gast" identifiziert. Der Gast wird mit dem Präfix "NRG" eingecheckt.
    Hinweis: 
    • Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird das NRG-Präfix aus dem Gästeprofil (Name des Gastes) entfernt.
    • Die Informationen zu diesem Gast werden zu keinem Zeitpunkt veröffentlicht.
    • Die Anwendung zeigt eine Bestätigungsmeldung für den Zugriff auf den NRG-Gast an.
    ID-Nummer
    Geben Sie die Anzahl der zur Verfügung gestellten Identifikationsdokumente ein.
    Hinweis: Dieser Wert ist maskiert, wenn der Wert des Property-Parameters MASKPASSPORTIDNUMBER auf ID gesetzt ist.
    Waffengattung
    Geben Sie den Bereich der Streitkräfte ein, zu dem der Gast gehört. Beispiele: Air Force (Luftwaffe), Navy (Marine), Army (Heer) usw. Dieses Feld wird nur durch das US-Militär verwendet.
    Rang
    Geben Sie den Rang des Gastes ein. Dieses Feld wird nur durch das US-Militär verwendet.
    Besoldungsgruppe
    Geben Sie die Besoldungsgruppe des Gastes ein. Dieses Feld wird nur durch das US-Militär verwendet.
    Einstufung
    Geben Sie die Gasteinstufung ein. Die Gäste sind auf Zimmertypen beschränkt, die ihrer Einstufung entsprechen. Dieses Feld wird nur durch das US-Militär verwendet.
  7. Klicken Sie auf Datensatz speichern.
  8. Klicken Sie auf Kontoblatt, um das Gästekontoblatt nach Bedarf zu bearbeiten. Das Fenster Kontoblatt wird angezeigt, in dem Sie Datensätze hinzufügen, Korrekturen oder Anpassungen vornehmen und Datensätze aus dem ursprünglichen Konto entfernen oder auf ein separates Konto transferieren können.

    Weitere Informationen finden Sie unter Kontoblätter verwenden.

  9. Klicken Sie auf Zahlungsautorisierung, um eine Kreditkartenzahlung zu autorisieren. Das Fenster Zahlungskartenautorisierung wird angezeigt, in dem Sie eine Kreditkarte für die Zahlung des Gästekontoblatts autorisieren können.

    Weitere Informationen finden Sie unter Autorisierungen für Zahlungskarten.

  10. Klicken Sie zum Drucken eines Belegs für den Gast auf Beleg drucken. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie den Beleg exportieren oder drucken oder in dem Sie den Beleg in ein anderes Gerät oder in eine andere Anwendung exportieren können, die die Daten verarbeiten.
  11. Klicken Sie auf Drucken. Daraufhin wird das Fenster Drucken angezeigt. Geben Sie den Drucker an, auf dem der Beleg gedruckt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.
    Hinweis: Sie können den Beleg auch in eine Datei oder in einen Data Feed exportieren. Sie können den Beleg in einen der folgenden Dateitypen exportieren: XML mit Berichtsdaten, CSV (kommagetrennt), PDF, MHTML (Webarchiv), Excel, TIFF-Datei oder Word.
  12. Klicken Sie auf Nachrichten. Die Seite Nachrichten wird angezeigt. Auf dieser Seite können Sie Nachrichten, interne Aktionsanforderungen, Weckrufanforderungen und sonstige Nachrichten in Bezug auf eine Gästereservierung hinzufügen.
  13. Geben Sie die Informationen an, die Sie benötigen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Nachrichten für einen Gast verwalten.

  14. Klicken Sie auf Anmerkungen.
  15. Geben Sie die Informationen an, die Sie benötigen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Gastanmerkungen verwalten.

  16. Klicken Sie auf Gastaufenthalt bearbeiten, wenn Sie Daten zur Gästereservierung eingeben oder aktualisieren oder Gästereservierungsaufgaben ausführen möchten, die nicht im Formular Check-Out ausgeführt werden können. Die Registerkarte Gastaufenthalt wird angezeigt.
    Weitere Informationen finden Sie unter Gastaufenthalt.
  17. Klicken Sie auf Check-Out.
    Hinweis: 
    • Während des Check-Out-Prozesses für ein nicht virtuelles Zimmer wird das Fenster Tagesnutzung - Status angezeigt, in dem Sie den Zimmerstatus und den Servicetyp festlegen können. Dieses Fenster wird nur dann angezeigt, wenn Folgendes zutrifft:
      • Der Property-Parameter DYUSERSSRVCTYP ist ausgewählt.
      • Die Anzahl der Nächte ist gleich null.
    • Während des Check-Outs wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, um die Stempelsteuer für die Steuerrechnung zu buchen, wenn der Property-Parameter ITALYSTAMPDUTY einen Wert enthält und der Rechnungsbetrag gleich dem Grenzwert ist oder diesen überschreitet.
    • Beim Check-Out-Prozess für ein virtuelles Zimmer wird der Zimmerstatus auf Gereinigt gesetzt, und der Servicetyp wird auf Kein gesetzt.
    • Wenn der Installationsparameter FOLRECT auf "JA" gesetzt ist, wird automatisch ein Fenster zum Ausdrucken eines Belegs für das Kontoblatt des Gasts angezeigt. Drucken Sie den Beleg bei Bedarf aus.
    1. Wenn das Gästekonto keine offenen Salden aufweist, wird der Gast ausgecheckt.
    2. Wenn das Gästekonto offene Salden hat, wird in der Nachrichtenleiste die Nachricht angezeigt, dass eine Zahlung (bar oder per Scheck) auf das Konto gebucht wird. Sie werden aufgefordert, die Zahlung zu verarbeiten, und gefragt, ob Sie fortfahren möchten. Klicken Sie auf Ja.
    3. Wenn der Zahlungstyp eine Kreditkarte ist und die Kreditkartendetails automatisch aus der Gästereservierung eingetragen wurden, wird die Karte zur Zahlung der offenen Salden autorisiert, und der Gast wird ausgecheckt.
    4. Wenn der Zahlungstyp eine Direktrechnung ist, wird das Kontoblatt für Debitoren beglichen und der Gast ausgecheckt.
    5. Wenn der Zahlungstyp eine Geschenkkarte ist, wird die Geschenkkarte zur Zahlung der offenen Salden autorisiert und der Gast ausgecheckt.
    6. Wenn die Steuerfakturierung aktiviert ist, werden Steuerrechnungen im Rahmen des Check-Out automatisch generiert. Bei der Generierung von Steuerrechnungen wird eine separate Steuerrechnung für Forderungen generiert, und alle anderen Kontoblätter werden auf einer anderen Steuerrechnung zusammengefasst. Bei Forderungen ist der Debitor der Zahlungsleistende. Bei allen anderen Rechnungen ist der Gast der Zahlungsleistende.
      Hinweis: Wenn die Steuer-ID nur mit dem Buchhaltungskontoblatt, also nicht mit weiteren Transaktionen, verknüpft ist, wird der Steuerrechnungsprozess scheitern, und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können die Fakturierung auf dem Bildschirm Steuerrechnung abschließen.
      Hinweis:  Wenn die Option Kontoblatt automatisch per E-Mail senden ausgewählt ist, enthält die E-Mail mit dem Kontoblatt Steuerrechnungen als Anhang.