Autorisierungen für Zahlungskarten

Auf der Registerkarte Zahlungsautorisierung können Sie vorhandene Autorisierungen anzeigen oder manuell neue Autorisierungen hinzufügen. Autorisierungsanfragen für Zahlungskarten werden gestellt, wenn ein Gastaufenthalt mit dem Zahlungstyp "Kreditkarte" eingecheckt wird oder eine Zahlung unter Verwendung einer Kreditkarte vorgenommen wird, für die noch keine Autorisierung vorliegt. Sie können die Kartendetails manuell eingeben (der Benutzer muss bei der Bank oder beim Prozessor eine Autorisierungsnummer anfordern) oder die Kreditkartendaten mithilfe eines Kartenlesers elektronisch für einen Kreditkarten-Prozessor verarbeiten. Die Kartendaten werden in der Bank geprüft. Wenn die Kartendetails und der Betrag, der im Feld Betrag angegeben ist, von der Bank genehmigt werden, wird ein Genehmigungscode angezeigt.

Hinweis: Wenn eine Kreditkartenschnittstelle nicht verfügbar ist, aktiviert HMS die Möglichkeit, Zahlungsautorisierungsbildschirme über einen Installationsparameter auszuschalten.

Die Anwendung gibt einen Autorisierungsbetrag aus, der darauf basiert, wie hoch der voraussichtliche Zahlungsbetrag beim Check-Out sein wird. Um diesen Betrag zu berechnen, prüft die Anwendung die von der Property im Abschnitt "Kreditkartenautorisierung" des Bildschirms Property-Konfiguration eingerichteten Regeln. Anschließend überprüft sie den Gastaufenthalts-Datensatz auf etwaige Transfer- oder Steuerbefreiungsanweisungen. Der Autorisierungsbetrag wird für maximal 7 Tage berechnet, es sei denn, der Installationsparameter PRAUTHD Ihres Hotels sieht eine bestimmte Anzahl von Tagen vor. Hierbei gibt es eine einzige Ausnahme: Wenn der Gast ein Arrangement gebucht hat, wird der gesamte Arrangement-Betrag autorisiert. Der Prozess Inkrementelle Kreditkartenautorisierung kann manuell oder als zusätzlicher Prozess im Rahmen der Tagesendverarbeitung ausgeführt werden, um Kontoblattsalden mit dem insgesamt autorisierten Betrag (abzüglich Transfers, Steuerbefreiungen) zu vergleichen. Falls erforderlich, wird eine zusätzliche Autorisierung für Gäste angefordert.

Der Lebenszyklus für eine Kartentransaktion beginnt mit der Anfrage zur Erstautorisierung der Karte. Der anfänglich autorisierte Betrag für eine Karte hat für den Zeitraum vom Eingang der ursprünglichen Genehmigung bis zur endgültigen Zahlung den Status Offen. Der Saldo eines Kontos kann mit den offenen Gesamtautorisierungen verglichen werden, um zu ermitteln, ob das Konto genug Kredit für die aktuellen Kosten aufweist. Wenn eine Kreditkartenzahlung auf ein Konto gebucht wird, werden sowohl ursprüngliche als auch inkrementelle Autorisierungen mit dem Status Offen auf Verwendet gesetzt. Dies gilt auch dann, wenn der Zahlungsbetrag niedriger ist als der autorisierte Betrag. Beispiel: Wenn der Gast über eine ausreichende Autorisierung verfügt und eine Kreditkartenzahlung auf dem Kontoblatt vorgenommen wird, endet der Lebenszyklus der Transaktion. Verfügt der Gast auf seinem Konto über einen Saldo oder reist der Gast nicht am aktuellen Tagesdatum ab, muss ein neuer Transaktionslebenszyklus gestartet werden.

Die Gültigkeitsdauer einer Autorisierung wird vom Herausgeber der Karte oder der Handelsbank bestimmt, und nicht vom Kartentyp oder Prozessor. Die einzige Möglichkeit, die Autorisierung zu stornieren oder zurückzugeben (Geld freigeben) besteht darin, eine Zahlung mit der autorisierten Karte vorzunehmen oder abzuwarten, bis der Gültigkeitszeitraum der Autorisierung abgelaufen ist.

Kartentransaktionstypen:

  • Nur Autorisierung: Wenn die Anfrage zur ausschließlichen Autorisierung von der Property gesendet wird, wird von den Banken, die die Karten ausgeben, eine Verfolgungsnummer, die für diese Anfrage zur ausschließlichen Autorisierung gültig ist, generiert und ausgegeben. Diese Verfolgungsnummer wird verwendet, bis der Gast auscheckt und eine Zahlung unter Verwendung der autorisierten Kreditkarte erfolgt ist.
  • Inkrementelle Autorisierung: Eine inkrementelle Autorisierung wird angefragt, wenn der endgültige Zahlungsbetrag beim Check-Out oder die voraussichtliche endgültige Zahlung für bleibende Gäste höher ist, als der ursprünglich autorisierte Betrag. Die Verfolgungsdaten, die anfänglich bei der ursprünglichen Anfrage zur ausschließlichen Autorisierung generiert wurden, müssen dem Center zur Kartenverarbeitung zur Verfügung gestellt werden, wenn die Anfrage zur inkrementellen Autorisierung durchgeführt wird.
  • Verkauf vor Autorisierung: Der Verkauf vor Autorisierung erfasst eine abgeschlossene Transaktion. Diese Transaktion beendet den Lebenszyklus der Kartentransaktion. Die Verkaufstransaktion vor Autorisierung wird im Zuge der Verfahren zum Tagesende oder bei Zahlung durch den Gast durchgeführt. Das Durchführen dieser Transaktion weist darauf hin, dass ein Endbetrag bekannt ist und eine Regulierung durchgeführt werden kann. Nach Abschluss des Verkaufs vor Autorisierung werden die Verkaufsdetails auf der Abrechnung des Karteninhabers ausgedruckt. Wenn die Verkaufstransaktion vor Autorisierung durchgeführt wird, müssen alle Verfolgungsdaten, Branchendaten, Autorisierungsbeträge und der Endbetrag an das Center zur Kartenverarbeitung gesendet werden.
  • Rückgabetransaktionen: Die Kartentransaktion vom Typ "Rückgabe" dient zum Generieren einer Rückerstattung auf das Kreditkartenkonto eines Gasts. Nach der Regulierung der Rückgabetransaktion wird die Transaktion auf der Abrechnung des Karteninhabers als Gutschrift ausgedruckt. Für den Transaktionstyp "Rückgabe" ist keine Genehmigung durch den Prozessor erforderlich.
  • Verkaufstransaktion: Durch die Verkaufstransaktion wird die Transaktion für die Abrechnung in einem Schritt autorisiert und erfasst. Eine Verkaufstransaktion wird verwendet, wenn der Endbetrag bekannt ist und eine Autorisierung erforderlich ist, beispielsweise in den folgenden Szenarios:
    • Anzahlung oder Vorauszahlung vor Ankunft des Gastes
    • Nach Abreise des Gastes entstehende Kosten
    • Kosten durch Nichterscheinen. Wenn der Gast am Tag der Reservierung nicht eincheckt, kann das Hotel Kosten für das Nichterscheinen erheben.
    • Wenn der Gast auscheckt und keine vorherige Autorisierung vorliegt, jedoch Transaktionen im Kontoblatt vorhanden sind und beim Check-Out eine Kreditkarte verwendet wurde
  • Sie können die Belege über den Bildschirm Unterschriftenerfassung drucken. Der Beleg wird basierend auf dem Berichtsparameter gedruckt, der für den Bericht "Zahlungsautorisierung" angegeben wurde. So senden oder drucken Sie den Beleg über den Bildschirm Unterschriftenerfassung:
    • Der Property-Parameter SIGNATURECAPTURERECEIPT muss ausgewählt werden.
    • Der Property-Parameter AUTOPRINTAUTHRECEIPT darf nicht ausgewählt werden.