Vorauszahlungen zu Gästekonten hinzufügen

Im Menü Konto können Sie Vorauszahlungen, die für ein Gästekonto vorgenommen werden, buchen und nachverfolgen. Alle Vorauszahlungen, die für ein Konto vorgenommen werden, werden im Hauskonto des Typs Vorauszahlung aufgezeichnet. Sie können einen Beleg für die Vorauszahlung drucken, die auf das Konto gebucht wurde. Wenn die Währung des Gastes nicht der Property-Währung entspricht, werden die Beträge auf Basis des Wechselkurses eingegeben. Wenn der Wechselkurs gesperrt ist, wird der gesperrte Wechselkurs für die Berechnung der Beträge verwendet. Wenn der Wechselkurs nicht gesperrt ist, wird der aktuelle Wechselkurs für die Berechnung anderer Konten verwendet.

Hinweis: Bevor Sie die Vorauszahlung für ein Gästekonto vornehmen können, müssen Sie Folgendes tun:
  • Sie müssen im Menü Administration den Transaktionscode für Vorauszahlungen einrichten und den Code im Menü Property - Konfiguration im Abschnitt Property - Standard im Feld Vorauszahlung mit der Property verknüpfen.
  • Sie müssen außerdem über ein Konto vom Typ Vorauszahlung verfügen.
  • Wenn der Property-Parameter TAXINVATPAYMENT aktiviert ist, wird das Popup-Fenster Steuerrechnungs-Generierung durch das System aufgerufen. In diesem Fenster werden Sie dazu aufgefordert, die Steuerrechnung für die Zahlung zu generieren.

Beim Check-In eines Gasts wird die Vorauszahlung vom Hauskonto auf das Kontoblatt des Gasts übertragen.

Beachten Sie die folgenden wichtigen Punkte in Bezug auf Buchungen von Vorauszahlungsbeträgen auf ein Gästekonto:

  • Vorauszahlung ist als Aktivitätstyp nur anwendbar, wenn das Gästekonto den Status Ausstehend aufweist.
  • Rückerstattung und Einbehalt sind als Aktivitätstyp anwendbar, wenn das Gästekonto den Status Ausstehend, Aktiv oder Geschlossen hat.
  • Das Fenster Hohe Barzahlung genehmigen wird angezeigt. Hier müssen Sie die Benutzer-ID und das Kennwort des Managers (oder der berechtigten Person) eingeben. Dieses Fenster wird angezeigt, wenn der Buchungsbetrag den Schwellwert für hohe Barzahlungen übersteigt. Sie können den Grenzwert für hohe Barzahlungen über den Property-Parameter ANTIMONEYLAUNDERING festlegen. Sie können die Zahlung über die Option Einreichen auf das Kontoblatt buchen.
  • Alle Felder auf der Registerkarte Vorauszahlung sind deaktiviert, wenn eine Reservierung den Status Warteliste aufweist.
  • Die Option Rechnungen anzeigen ist nur verfügbar, wenn der Property-Parameter TAXINVATPAYMENT aktiviert ist.
  • Gemäß den gesetzlichen Vorschriften in Italien werden, wenn der Vorauszahlungsbetrag 77,47 Euro überschreitet (Änderung vorbehalten), zwei weitere Euro als Stempelsteuer gebucht. Für diesen Prozess ist Folgendes erforderlich:
    • Der Erlöstyp für den Stempelsteuer-Transaktionscode muss auf "Keiner" gesetzt werden.
    • Der Property-Parameter ITALYDEPOSIT muss einen Text mit einem Verweis auf den Transaktionscode aufweisen.
  • Folgendes geschieht, wenn der Property-Parameter FORCETAXINVONPAYMENT ausgewählt ist:
    • Der Zahlungsleistende und die zugehörigen Daten werden standardmäßig aus dem Bildschirm "Gästeprofil" in den Abschnitt "Zahlungsleistender" übernommen, und zwar basierend auf dem ausgewählten Typ des Gästekontos.
    • Der Benutzer kann zeitgleich mit der Buchung einer Zahlung/Vorauszahlung eine Steuerrechnung generieren. Die Rechnung wird über den aufgerufenen Bildschirm "Steuerrechnung" generiert.
  • Zwischenzahlungen – Für Länder wie Österreich, Deutschland und die Tschechische Republik müssen die Zwischenzahlungen über die Vorauszahlungsmethode auf das Gästekontoblatt gebucht werden. Die Registerkarte Vorauszahlung wird angezeigt, wenn die Option Zwischenzahlungen buchen auf der Registerkarte "Steuerfakturierung" ausgewählt ist.
    • Die Anwendung bucht die Vorauszahlung und druckt entweder eine Steuerrechnung oder einen Zahlungsbeleg, und zwar basierend auf dem im Property-Parameter FISCAL angegebenen Wert. Steuerschnittstellen werden zum Handeln aufgerufen.
    • Die Vorauszahlung wird sofort vom Hauptbuch Vorauszahlungen auf das Hauptbuch Gäste transferiert und im Kontoblatt des Gastaufenthalts gebucht.
  • Die Anwendung trägt einen Standardwert in das Feld Zahlungsleistender ein, wenn der standardmäßige Zahlungsleistende für die Steuerrechnung auf dem Bildschirm Steuerrechnung - Konfiguration definiert ist.
  • Sie müssen Aktionen > Bericht drucken auswählen, um den Bildschirm Unterschriftenerfassung anzuzeigen. Sie können den Beleg über den Bildschirm Signaturerfassung an ein Gerät senden oder den Beleg drucken. Der Beleg wird auf Basis des Berichtsparameters, der für den Bericht für den Zahlungsbeleg angegeben ist, oder des auf dem Bildschirm Formularkonfiguration angegebenen Berichtstyps gedruckt.
    • Der Property-Parameter SIGNATURECAPTURERECEIPT muss ausgewählt werden, um die Belege über den Bildschirm Signaturerfassung zu drucken.
    • Der Property-Parameter AUTOPRINTAUTHRECEIPT darf für Kreditkartenautorisierungen nicht ausgewählt werden.
    • Die Belege werden automatisch gedruckt, wenn das Kontrollkästchen Automatisch drucken aktiviert ist. Wenn der Property-Parameter SIGNATURECAPTURERECEIPT ausgewählt ist, wird der Bildschirm Unterschriftenerfassung automatisch angezeigt.

Um einem Gästekonto eine Vorauszahlung hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Rezeption > Konto aus.
  2. Wählen Sie das Gästekonto aus, auf das Sie die Vorauszahlungstransaktion buchen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorauszahlung.
  4. Geben Sie im Abschnitt Vorauszahlung - Details folgende Informationen an:
    Referenz-ID
    Der Code, der vom Property-Verwaltungssystem voreingestellt und zum Identifizieren des Kontos verwendet wird. Bei einem Gästekonto ist die Referenz-ID die vom Property-Verwaltungssystem generierte Bestätigungsnummer.
    Aktivität
    Der Typ der Transaktion, die Sie auf das Konto buchen möchten. Sie können die folgenden Buchungstypen für ein Konto vornehmen:
    • Vorauszahlung: Mit der Aktivität vom Typ "Vorauszahlung" wird der Gesamtbetrag der Vorauszahlung auf dem Hauskonto erhöht.
    • Rückerstattung: Mit dem Aktivitätstyp "Rückerstattung" wird der Gesamtbetrag der Vorauszahlung auf dem Hauskonto gesenkt. Der verfügbare Betrag für die Rückerstattung wird durch das System berechnet und in das Feld Betrag eingetragen. Sie können den Betrag ändern, der zurückerstattet werden muss.
    • Einbehalt: Mit dem Aktivitätstyp "Einbehalt" wird der Gesamtbetrag der Vorauszahlung auf dem Hauskonto reduziert.
    • Auf Hauptbuch Gäste: Der Aktivitätstyp "Auf Hauptbuch Gäste" erhöht den aktuellen Saldo des Hauptbuchs für Vorauszahlungen. Der Saldo des Kontoblatts wird für das Gästekonto oder das Veranstaltungskonto reduziert (Gutschrift auf das Kontoblatt).
    Hinweis:  Wenn Sie die Transaktionsaktivität Auf Hauptbuch Gäste auswählen, werden die Felder Konto und Kontoblatt aktiviert.
    Verknüpfte Vorauszahlung
    Wählen Sie die verknüpfte Vorauszahlung aus. Die verknüpfte Vorauszahlung ist erforderlich, um die Aktivitäten Rückerstattung und Einbehalt auf einem Konto zu verarbeiten.
    Transaktion
    Der Transaktionscode, der zum Verarbeiten der im Feld Aktivitätstyp ausgewählten Option verwendet werden muss.
    Eingehender Betrag
    Der Vorauszahlungsbetrag, der vom Gast bezahlt wird.
    Währung eingehender Betrag
    Der Code der Währung, in der die Vorauszahlung bezahlt wird.
    Hinweis: 
    • Dieses Feld ist aktiviert und obligatorisch, wenn der Property-Parameter DEPOSITCURRENCY ausgewählt ist.
    • Es wird nur dann eine Bestätigungsmeldung für die ursprüngliche Vorauszahlung angezeigt, wenn Währung in weder die Property-, noch die Gästewährung ist.
    Wechselkurs
    Der Preis für die Berechnung des Betrags, wenn die Transaktionswährung abweicht.
    Ausgehender Betrag
    Der berechnete Betrag basiert auf dem angegebenen Wechselkurs.
    Gebührenbetrag
    Der Betrag einer beliebigen Regel für die Zahlungskartengebühr, die möglicherweise angewendet wird.
    Gesamtbetrag
    Der Gesamtbetrag, der für die im Feld Aktivitätstyp ausgewählte Option verarbeitet werden muss.
    Einbehalt - Rest
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dient der nach der Rückerstattung verbleibende Betrag als Einbehalt. Der Betrag wird nur als Einbehalt verwendet, wenn der angegebene Betrag unter dem Betrag liegt, der für die Rückerstattung verfügbar ist.
    Einbehaltung - Transaktion
    Wählen Sie den Transaktionscode aus, der für die Einbehaltung der Vorauszahlung verwendet werden soll.
    Hinweis: 
    • Der Transaktionscode "Einbehaltung" und der Transaktionscode "Vorauszahlung" werden aus dem Bildschirm "Property - Konfiguration" übernommen.
    • Dieses Feld ist aktiviert, wenn das Feld "Aktivität" auf "Rückerstattung" gesetzt und das Kontrollkästchen "Restbetrag einbehalten" aktiviert ist.
    • Wenn die Vorauszahlung einbehalten wird, werden die Einbehaltungsdaten auf der Registerkarte "Kontoblatt" angezeigt.
  5. Wählen Sie das Gästekonto aus. Die Zahlungsleistender und die zugehörigen Daten werden standardmäßig aus dem Bildschirm "Gästeprofil" in den Abschnitt "Zahlungsleistender" übernommen, wenn der Property-Parameter FORCETAXINVONPAYMENT ausgewählt wurde. Ansonsten sind die Felder deaktiviert.
    Hinweis: 

    Die Optionen "Block ausgeblendet anzeigen" bzw. "Block vergrößert anzeigen" werden wird in der Screen-Designer-Ansicht ausgewählt.

  6. Klicken Sie zum Speichern des Datensatzes auf Speichern.
    Hinweis: 
    • Wenn die Steuerfakturierung aktiviert ist, werden Sie dazu aufgefordert, eine Steuerrechnung zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerrechnungen generieren.
    • Benutzer können zum Zeitpunkt der Buchung einer Zahlung/Vorauszahlung eine Steuerrechnung generieren, wenn der Property-Parameter FORCETAXINVONPAYMENT ausgewählt ist.
  7. Klicken Sie alternativ auf Kartenleser aktivieren, wenn die Schnittstelle für die elektronische Zahlungsverarbeitung in der Property implementiert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Chip- und PIN-Zahlungskarten verarbeiten.
    Hinweis: 
    • Für Deutschland muss in den Property-Parametern ADVANCEPOSTINGLIMIT ein Wert angegeben werden, um die Vorausbuchung nach einem bestimmten Zeitraum zu vermeiden.

    • Die Gesetzgebung in Russland ermöglicht dem Gast, das ein Steuerbeleg an eine E-Mail-Adresse oder als SMS an ein Mobilfunkgerät gesendet wird. Der Property-Parameter FISCAL muss auf RU gesetzt werden, um den Steuerbeleg an eine E-Mail-Adresse oder ein Mobilfunkgerät senden zu können.

      Sie müssen die Option im Feld Fiskalrechnung senden auswählen und die erforderlichen Werte angeben. Wenn das Feld "Fiskalrechnung senden" auf "E-Mail" gesetzt ist, müssen Sie die E-Mail-Adresse des Gastes angeben. Wenn das Feld "Fiskalrechnung senden" auf "Mobiltelefonnummer" gesetzt ist, müssen Sie die Mobiltelefonnummer des Gastes angeben.