Property-Transaktionscodes hinzufügen

Transaktionscodes werden verwendet, um finanzielle Transaktionen in Verbindung mit der Property auf die Konten zu buchen. Transaktionsscodes können entweder Kosten (Soll) darstellen (geben Sie dazu Erlöstyp an) oder sie können für Zahlungen (Haben) stehen (geben Sie dazu Zahlungstyp an).

Um Property-Transaktionscodes hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Administration > Property > Einrichtung > Transaktionen > Transaktionscodes.
  2. Klicken Sie auf Neuer Datensatz.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Transaktionscode
    Der Transaktionscode und die Beschreibung.
    Transaktionstyp
    Der Transaktionstyp. Der Transaktionstyp umfasst Transaktionen wie z. B. "Erlös Speisen und Getränke", "Zimmererlös" und "Steuer". Die Beschreibung wird automatisch und auf der Basis des von Ihnen ausgewählten Werts eingegeben.
    Property
    Die Property, mit der der Transaktionscode verknüpft werden muss.
    Status
    Der Status des Transaktionscodes. Sie können Transaktionen nur buchen, wenn der Status des Codes "Aktiv" lautet.
  4. Geben Sie im Abschnitt Transaktionscodes - Details die folgenden Informationen an:
    Hauptbuchkonto
    Das Hauptbuchkonto, auf das die Transaktion gebucht werden muss.
    Fiskaltrust-Wert
    Der Code für die Zuordnung des Transaktionscodes.
    Hinweis: 
    • Dieser basiert auf dem im Property-Parameter "FISCAL" angegebenen Wert.
    • Sie können die Fiskaltrust-Position angeben.
    Hauptbuch - Gruppiert nach
    Die Gruppe des Hauptbuchkontos.
    Bericht - Sortierung
    Die Reihenfolge, in der die Transaktionscodes sortiert und im Bericht angezeigt werden müssen. Transaktionscodes ohne Sortierung werden alphabetisch, im Anschluss an die sortierten Transaktionscodes, aufgeführt.
    Buchungsebene
    Die Nummer, die die Autorisierungsebene für die Buchung darstellt. Sie können eine beliebige Zahl zwischen 0 und 9 angeben. Die Buchungsebene basiert auf einem Transaktionscode und auf der Benutzergruppe. Dadurch wird sichergestellt, dass die mit einer bestimmten Benutzergruppe verknüpften Benutzer nur diejenigen Transaktionscodes buchen können, deren Buchungsebene maximal der Zahl auf dem Bildschirm Benutzergruppe entspricht. Falls die Buchungsebene des Transaktionscodes über der Zahl der Benutzergruppeneinstellung (zwischen 0 und 9) liegt, können Benutzer, die dieser Benutzergruppe angehören, den betreffenden Transaktionscode nicht buchen.
    Standardbetrag
    Der Standardbetrag, der berechnet wird, wenn der Transaktionscode auf die Property-Konten gebucht wird.
    IRS-Code
    Ein eindeutiger Transaktionscode, der von IRS (Internal Revenue Service) bereitgestellt wird. Diese Codes sind für die e-Fakturierung in Mexiko erforderlich.
    Serviceanbieter - Name
    Der Name des Serviceanbieters, der auf den Steuerbeleg gedruckt wird. Beispiel: Ein Drittanbieterunternehmen, das für den Parkraum eines Hotels zuständig ist.
    Serviceanbieter - Steuer-ID
    Die Steuer-ID des Serviceanbieters, der auf den Steuerbeleg gedruckt wird.
    Hinweis: Die ID ist nur dann erforderlich, wenn das Feld Serviceanbietername angegeben wurde.
    Juristische Person
    Die juristische Person der Organisation.
    Hinweis: Dieser Wert wird nur dann aus dem Organisationsprofil übernommen, wenn das Kontrollkästchen Juristische Person auf dem Bildschirm Organisationsprofil aktiviert ist.
  5. Geben Sie im Abschnitt Buchungsdetails die folgenden Informationen an:
    Erlöstyp
    Der Erlöstyp, wenn der Transaktionscode für die Buchung von Kosten verwendet wird. Sie können aus den folgenden Optionen auswählen: Bankettkosten, Getränkekosten, Veranstaltungskosten, Verpflegungskosten, Keiner, Sonstige Kosten, Zimmerkosten, Service-Gebühren, Steuern und Trinkgeld. Wenn Sie einen bestimmten Erlöstyp für den Transaktionscode angeben, können Sie den Code für Buchungskosten verwenden, die nur mit diesem Erlöstyp verknüpft sind. Wenn Sie einen Erlöstyp angeben, können Sie keinen Wert in das Feld Zahlungstyp eingeben.
    Hinweis: 
    1. Wenn die Servicegebühr als Steuer betrachtet werden soll, müssen Sie in Berichten den Erlöstyp Steuer auswählen. Es ist nicht erforderlich, alle anderen Steuerkonfigurationen auf dem Code einzurichten. Mit dieser Konfiguration kann die Servicegebühr in Berichten unter der Kategorie "Steuererlöse" zusammengefasst werden.
    2. Wenn die Servicegebühr als Erlös betrachtet werden soll, müssen Sie in Berichten den Erlöstyp Service auswählen. Es ist nicht erforderlich, alle anderen Steuerkonfigurationen auf dem Code einzurichten. Mit dieser Konfiguration kann die Gebühr in Berichten als Servicegebühr zusammengefasst werden.
    Häufiger Aufenthalt
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass sich der Transaktionscode auf einen regelmäßigen Gast oder ein von der Property unterstütztes Belohnungsprogramm für Reservierungen bezieht. Diese Codes kumulieren Punkte für oder während eines Gastaufenthalts und können zur Generierung von Berichten verwendet werden. Beispiele hierfür sind Mietwagen- und Vielfliegerprogramme sowie Programme der Property oder Unternehmenskette.
    Direktrechnungstransfer
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass dieser Transaktionscode verwendet wird, um direkt nach Debitoren zu buchen.
    Hinweis: 
    • Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, ist das Feld Debitoren deaktiviert.
    • Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, muss der Zahlungstyp "Direktrechnungstransfer" oder "Vermietung - Direktrechnungstransfer" lauten.
    Zahlungstyp
    Der Zahlungstyp, wenn der Transaktionscode für die Buchung von Zahlungen/Verrechnungen verwendet wird. Verfügbare Optionen:
    • Vorauszahlung
    • Barzahlung
    • Scheck
    • Kreditkartenzahlung
    • Debitkartenzahlung
    • Direktrechnungstransfer
    • Vermietung - Direktrechnungstransfer
    • Externer Zahlungs-Prozessor
    • Geschenkkarte
    • Vermietung - Direktrechnungstransfer
    • Zahlungstransfer
    • Rückerstattung
    Hinweis: 
    • Das Feld "Erlöstyp" ist nicht erforderlich, wenn dieser Wert angegeben ist.
    • Wenn die Option "Rückerstattung" ausgewählt ist, wird die Zahlung negativ, wenn das angegebene Konto mit einer Rückerstattung an den Gast belastet wird.
    • Wenn die Option "Zahlungstransfer" aktiviert ist, deaktiviert die Anwendung das Kontrollkästchen "Rundung erforderlich".
    • Die Option "Externer Zahlungs-Prozessor" wird für Transaktionsscodes verwendet, die zum Transferieren von Kreditkartenzahlungen, die von Drittsystemen erfasst wurden, an HMS dienen. Transaktionsscodes mit diesem Zahlungstyp werden dann im Feld Externer Buchungscode für den Transaktionscode des Kartentyps definiert. Wenn die Schnittstelle versucht, eine Kreditkartenzahlung zu transferieren, findet sie den Transaktionscode für den Kartentyp und verwendet den im Feld Externer Buchungscode definierten Transaktionscode. Diese Transaktionsscodes sind unabhängig von Kassierertransaktionen. Es handelt sich hierbei um ein Guthaben.
    Art der Zahlung
    Die Zahlungsmethode in Russland.
    Hinweis: Sie müssen den Wert angeben, wenn Folgendes zutrifft:
    • Der Property-Parameter FISCAL ist auf RU gesetzt.
    • Das Feld "Zahlungstyp" enthält einen Wert.
    Zahlungstransfer zulassen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass für einen bestimmten Zahlungstyp Kreditkarten-Zahlungstransaktionen anwendbar sind.
    Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist deaktiviert, wenn der Zahlungstyp auf Zahlungstransfer gesetzt ist.
    Zahlungstransfercode
    Der Transfercode für die Kreditkarten-Zahlungstransaktionen. Der Transfercode muss "Zahlungstransfer" lauten.
    Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist deaktiviert, wenn der Zahlungstyp auf Zahlungstransfer gesetzt ist.
    Erlösgruppierung
    Der Wert, wenn die Libra-Schnittstelle verwendet wird. Im Tagesendverarbeitungsauszug gruppiert das System die Gästeerlöse nach drei Werten und stellt drei neue Felder in Libra bereit.
    Buchungsabteilung
    Die Buchungsabteilung, auf deren Basis die Transaktionscodes kategorisiert werden können. Hotels müssen Abteilungscodes anlegen, um die verschiedenen Abteilungen des Hotels abzubilden, z. B. Rezeption, Speisen und Getränke, Bankett, Concierge usw. Die Buchungsabteilung wird in der Transaktionscodeabfrage auf den Bildschirmen Genehmigender für Gratisleistungen und Vorlagen für Gratisleistungen als optionale Möglichkeit verwendet, um Transaktionen zu filtern oder abzurufen, die für die Property von Interesse sind.
    Aufhebung zulassen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Transaktion zu stornieren.
    Hinweis: Damit können die gesamten Kosten auf dem Kontoblatt rückgängig gemacht werden.
    Aufhebungscode
    Der Code, der zum Stornieren der Transaktion verwendet wird.
    Hinweis: Sie müssen diesen Wert angeben, wenn das Kontrollkästchen "Stornieren zulassen" aktiviert ist.
    Nicht auf Gratisleistungen anwendbar
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Transaktionscodes anzuzeigen, die nicht als Gratisleistung verrechenbar sind. Diese Transaktionscodes können auf den Bildschirmen Kontoblatt für Gratisleistungen - Konfiguration oder Gratisleistungen - Kontoblatt-Transaktionen nicht als Gratisleistung verrechnet werden.
    Provisionstyp
    Der Provisionstyp für den Transaktionscode, auf dessen Basis der Provisionsbetrag berechnet wird. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
    • Provision: Der Provisionsbetrag wird zusammengefasst und muss an das Reisebüro gezahlt werden, wenn die Transaktion auf das Gästekonto gebucht wird.
    • Provision/Vorauszahlung: Der Provisionsbetrag wird zusammengefasst und wurde bereits an das Reisebüro gezahlt, noch bevor die Transaktion auf das Gastkonto gebucht wurde.
    • Vorauszahlung: Der Provisionsbetrag wurde bereits durch das Reisebüro abgezogen und muss nun vom gesamten zu zahlenden Provisionsbetrag abgezogen werden. Dieser Betrag wird abgezogen, wenn die Transaktion auf das Gästekonto gebucht wird. Dieses Verfahren wird häufig angewendet, wenn eine Vorauszahlung von einem Reisebüro (für den Gast) eingegangen ist und das Reisebüro die Provision bereits abgezogen hat. Das Gästekonto zeigt das Guthaben für den gesamten belasteten Betrag an.
    Prämienzahlung
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass sich der Transaktionscode auf eine Prämienzahlung für ein Gäste-Treueprogramm oder ein von der Property unterstütztes Belohnungsprogramm für Reservierungen bezieht.
    Für Zahlung nicht zulässig
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass der Transaktionscode nicht zum Buchen einer Zahlung auf ein Teilkontoblatt im Fenster Kontozahlung verwendet werden kann.
    Anpassungen zulassen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass der Transaktionscode angepasst werden kann, um Kosten umzukehren, die zu einem früheren Zeitpunkt auf ein Konto gebucht wurden. Wenn das Kontrollkästchen markiert ist, ist das Feld Anpassungscode aktiviert und muss ausgefüllt werden.
    Anpassungscode
    Der Anpassungscode. Der Anpassungscode kann der Transaktionscode selbst sein oder ein anderer Transaktionscode, je nachdem, wie die Property die Buchhaltung handhabt. Das Feld ist nur dann aktiviert, wenn Sie das Kontrollkästchen Anpassungen zulassen ausgewählt haben.
    Gegenbuchungscode
    Der Gegenbuchungscode für Transaktionscodes, die für die Buchung von Arrangement-Posten verwendet werden. Dies ist ein erforderliches Feld. Der Gegenbuchungscode ist der Transaktionscode, der zum Buchen nicht genutzter Arrangement-Posten auf dem Buchhaltungskontoblatt verwendet wird.
    Ausgezahlt
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie den Transaktionscode verwenden, um die Transaktionen zu buchen, bei denen das Hotel einen Betrag im Namen eines Gastes gezahlt hat. Die Kassierer entnehmen das Geld aus der Kassen-ID, um in Namen eines Gastes einen Service zu bezahlen, z. B. für Blumen oder eine Taxifahrt. Anschließend wird der Betrag auf das Kontoblatt des Gastes gebucht. Wenn eine Transaktion der Art Ausgezahlt auf ein Kontoblatt gebucht wird, erhöht sich der Betrag, den der Gast dem Hotel schuldet. Durch die Auszahlungstransaktion wird ein Eintrag im Kassenbuch angelegt, um anzuzeigen, dass ein Betrag aus der Kassen-ID entnommen wurde.
    Externer Buchungscode
    Der externe Buchungscode. Der externe Buchungscode ist der Transaktionscode, der von Schnittstellen zum Buchen von Vorauszahlungen in HMS verwendet wird. Jeder Kreditkartentyp, den externe Partner verwenden, um Vorauszahlungen in HMS zu buchen, muss über einen entsprechenden externen Buchungscode verfügen. Der Zahlungstyp des externen Buchungscodes muss auf Externer Zahlungs-Prozessor gesetzt sein.
    Hotelabgabe
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden Hotelabgaben auf Basis des mit dem Konto verknüpften Codes für die Hotelabgabedefinition mit dieser Transaktion gebucht.
    Für unbekannten Kostentyp verwenden
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie den Transaktionscode verwenden, um die Transaktionen zu buchen, bei denen bestimmte Kosten nicht den verfügbaren Kostenarten zugeordnet werden können.
    Nicht buchen
    Wählen Sie diese Option für Transaktionscodes aus, die als Zahlungstypen verwendet werden, um die Kaufkraft des Gastes einzuschränken. Wenn dieser Transaktionscode als Zahlungstyp ausgewählt wird, wird das Feld "Nicht buchen" auf dem Konto aktiviert. Damit werden alle Ausgänge in Bezug auf die Buchung auf das Konto beschränkt.
  6. Geben Sie unter Kreditkartendetails die folgenden Informationen an:
    Kreditkartentransaktion
    Die Transaktion, für die Sie die Kreditkarte verwenden müssen.
    Händler - Telefonnummer
    Geben Sie die Telefonnummer des Kreditkartenanbieters an.
    Grenzwert für 'Autorisierung rückgängig'
    Geben Sie den Grenzwert für rückgängig gemachte Autorisierungen ein.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zahlung nicht fiskalisiert" im Abschnitt "Benutzerdefinierte Felder", wenn die Fiskalisierung der Zahlung per Direktrechnung und Banküberweisung nicht erforderlich ist. Diese Funktion gilt nur für die Steuerschnittstelle für die Tschechische Republik.
  8. Geben Sie unter Zulässige Buchungsbereiche die folgenden Informationen an:
    Debitoren
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, die beim Debitoren aufgelaufen sind.
    Hinweis: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Feld Für Debitoren ist Property erforderlich deaktiviert.
    Reserviert
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, wenn ein Gast die Reservierung bestätigt.
    Storniert
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, wenn ein Gast die Reservierung storniert.
    Nicht erschienen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, die berechnet werden, wenn ein Gast nicht erscheint, also am angegebenen Datum nicht eincheckt.
    Im Haus
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, wenn ein Gast in der Property verbleibt.
    Ausgecheckt
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, wenn ein Gast aus der Property ausgecheckt hat.
    Vorab registriert
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Transaktionscode für die Buchung der Kosten zu verwenden, wenn ein Gast den Status "Vorab registriert" aufweist. Beispiel: Ein Gast kann das Schwimmbad bereits nutzen, während er noch auf die Zuweisung eines Zimmers wartet.
    System
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das System den Transaktionscode zum Buchen von Finanztransaktionen verwendet.
  9. Geben Sie unter Sonstige Informationen die folgenden Informationen an:
    Standard - Vorauszahlung - Kostentransaktion
    Der Transaktionscode für Vorauszahlungskosten, der die Vorauszahlungskosten erfasst.
    Vorauszahlung - Kostentransaktion
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können Sie eine Liste der Transaktionen für Vorauszahlungskosten abrufen.
    Rechnung als steuerbefreit behandeln
    Das System aktiviert das Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass keine Verknüpfung mit einer Steuergruppe besteht.
    Extern besteuert
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass der Transaktionsgesamtbetrag für Speisen und Getränke auf der Rechnung den Transaktionsbetrag beinhaltet. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Transaktionsbetrag im Gesamtbetrag für Speisen und Getränke auf der Steuerrechnung für Brasilien enthalten sein muss.
    USt
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird ein Transaktionscode als USt gemeldet.
    City Tax (USA)
    Wenn dieses Kontrollkästchen markiert und der Parameter TAXINVCITYTAXCOL aktiviert ist, wird dem Standardbericht für Steuerrechnungen die Spalte "City Tax (USA)" hinzugefügt.
    Nicht in Steuerspalte melden
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Steuerinformationen in dem Bericht angezeigt werden müssen.
    Hinweis: Dies gilt nur dann, wenn der Erlöstyp "Steuer" ist.
    Belegname
    Der für die Property konfigurierte Beleg.
    Hinweis: Die Belege werden auf dem Bildschirm Formularkonfiguration konfiguriert.
  10. Klicken Sie auf Datensatz speichern.