Übersicht über Hotel - Hauptbuch - Bericht

Dieser Bericht listet alle Bargeldtransaktionen sowie Geldzu- und -abgänge in den Büchern des Hotels auf. Die Informationen werden auf verschiedene Hauptbücher aufgeteilt, da bestimmte Gelder als Vorauszahlungen eingruppiert werden müssen. Außerdem weisen diese Informationen auf Services hin, die noch nicht berechnet wurden, während andere Gelder für Kosten stehen, die im Rahmen eines Gastaufenthalts angefallen sind. Der Bericht enthält Details zu den folgenden Hauptbüchern:

  • Hauptbuch Vorauszahlungen: Eine Sammlung von Konten, auf die Gäste vor der Registrierung eine Vorauszahlung einzahlen. Das Hotel unterhält ein Forderungskonto für den Gast für Services, die erst künftig abrechnet werden. Der Betrag wird zurück auf das Gästekonto an der Rezeption mit der Bezeichnung "Kontoblatt" transferiert, nachdem der Gast eingecheckt hat.

  • Hauptbuch Gäste: Eine Sammlung von Forderungen für jene Gäste, die derzeit registriert sind.

  • Hauptbuch ausstehend: Eine Sammlung von Direktrechnungskosten, die vom Hauptbuch Gäste auf das Hauptbuch Ort transferiert werden und sich noch im Status Ausstehend befinden.
  • Hauptbuch Ort: Eine Sammlung von Konten für nicht registrierte Gäste.
  • Hauptbuch Sicherheit: Vermietungsvorauszahlungen sind für Nebenkosten, Sicherheit und Miete gedacht. Mietvorauszahlungen werden vorübergehend auf das Hauptbuch Sicherheit gebucht und dann automatisch auf das Debitorenkonto umgebucht. Mietvorauszahlungen werden mit dem Debitoren-Hauptbuch berichtet. Sicherheitsvorauszahlungen werden manuell vom Hauptbuch Sicherheit auf Gast-, Vermietungs- oder Debitorenkonten umgebucht. Nicht umgebuchte Sicherheitsvorauszahlungen werden im Hauptbuch Sicherheit berichtet. Nebenkostenvorauszahlungen werden auf das Hauptbuch für Vorauszahlungen gebucht und unter dem Hauptbuch für Vorauszahlungen berichtet. Das Hauptbuch für Vermietungsvorauszahlungen beinhaltet die Zwischensummen der Vorauszahlungen. Der Status der Vermietung kann "Freigegeben", "Storniert", "Vorläufig", "Definitiv" oder "Abgeschlossen" lauten.

Ausstehende Konten als Vorauszahlung anzeigen: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle Kontoblatttransaktionen für alle Kontotypen mit dem Status Ausstehend im Hauptbuch für Vorauszahlungen berichtet. Die Propertys, die keine Vorauszahlungsfunktion in HMS verwenden, können mit dieser Funktion vor dem Check-In Zahlungen auf Gästekontoblätter buchen und die Zahlungen als Vorauszahlung auf den Berichten "Hotel - Hauptbuch" für alle ausstehenden Kontotypen berichten. Beachten Sie, dass die Zahlung im Abschnitt "Hauptbuch Gäste" auftaucht, wenn der Bericht an dem Datum ausgeführt wird, an dem das Konto eingecheckt wurde. Die Zahlung wird nur dann als Vorauszahlung angezeigt, wenn der Bericht für Daten ausgeführt wird, die vor dem Check-In-Datum liegen.

Dieser Bericht enthält den Kontotyp, den Kontostatus, den Namen, die Bestätigungsnummer, das Zimmer, den Zahlungstypcode, das Debitorenkonto, die Gruppenbuchungs-ID, das Anreisedatum, das Abreisedatum sowie den Saldo. Der Bericht fasst die Gesamtbeträge in jedem Hauptbuch zusammen und stellt dann einen Gesamtbetrag für alle Hauptbücher bereit.

Sie können den Bericht durch die Angabe der Property filtern. Optional können Sie die Status bestimmter Gäste, bestimmter Debitorenkonten sowie Konten mit Nullsalden berücksichtigen. Sie können den Bericht in der Zusammenfassungs- oder Detailansicht ausführen.

Sie müssen den Property-Parameter ARRETAINPOSTDATEONXFER und den CRS-Anwendungsparameter "AgingDayBasis" auswählen, um die Fälligkeit der transferierten Kosten und Zahlungen auf Basis des ursprünglichen Buchungsdatums zu berechnen.

Im Folgenden werden einige der Punkte aufgelistet, die Sie beachten sollten:

  • Debitoren-Hauptbuch - Übersicht: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, druckt der Bericht die Abschnitte "Debitoren - Hauptbuch" und "Ausstehende Forderungen" als Übersicht aus, obwohl die restliche Bericht in der Detailansicht angezeigt wird.
  • Die Bestätigungsnummer ist eine PMS-Bestätigungsnummer, Kontonummer, Bestätigungsnummer oder IATA-Nummer (oder Reisebüro-ID).
  • Das Anreisedatum ist das Startdatum auf einem Konto, wenn ein Nicht-Gästekonto oder ein Konto ohne Anreisewert angezeigt wird.
  • Das Abreisedatum ist das Enddatum auf einem Konto, wenn ein Nicht-Gästekonto oder ein Konto ohne Abreisewert angezeigt wird.
  • Wenn die Option Verlängerungsperioden mit Vermietungsverwaltung auf dem Bildschirm Vermietung - Konfiguration ausgewählt wird, entspricht das Anreisedatum dem Startdatum der Verlängerung und das Abreisedatum dem Enddatum der Verlängerung plus 1 Tag.
  • Der Saldo ist das Feld auf dem Bildschirm "Gastaufenthalt" für den Kontoblattsaldo auf dem Gästekonten auf der Registerkarte "Kontoblatt" eines Kontos.
  • Wenn das Kontrollkästchen "Konten mit Nullsaldo einschließen" aktiviert ist, enthält der Bericht alle Kontostatus unter jedem einzelnen Hauptbuch, und zwar unabhängig vom Saldobetrag des Status. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird ein Kontostatus unter einem Hauptbuch angezeigt, wenn die Erlöse nicht gleich null sind. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist und alle Kontostatus unter einem Hauptbuch gleich null sind, zeigt der Bericht dennoch den Hauptbuchnamen mit einem Gesamtbetrag von null an.
  • Wenn der Eingabekostenstatus für einen Datensatz "Ausstehend" lautet, werden die Kosten in den Gesamtsummen des Hauptbuchs "Ausstehende Forderungen" berücksichtigt.
  • Wenn das Buchungsdatum für die Kosten vor dem Berichtsdatum liegt, werden die Kosten gebucht und in den Gesamtbeträgen des Debitoren-Hauptbuchs berücksichtigt.
  • Wenn das Buchungsdatum für die Kosten nach dem Berichtsdatum liegt, stehen die Kosten aus und werden in den Gesamtbeträgen des Hauptbuchs "Ausstehende Forderungen" berücksichtigt.
  • Die Zimmernummer ist nur für das Gästekonto bestimmt.
  • Der Bericht zeigt den Netto- und USt-Betrag für das Hauptbuch Vorauszahlungen und das Hauptbuch Gäste an.

Es werden die folgenden Berechnungen ausgeführt:

  • Gesamtbetrag für Hauptbuch = Zusammenfassung des Gesamtbetrags für Hauptbuch
  • Gesamtsumme = Zusammenfassung der Gesamtsumme auf allen Hauptbüchern