DATEV-Auszug erstellen

Dieser Auszug bezieht sich auf DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Pro 4.3. DATEV-Kunden müssen die ASCII-Dateien jeden Tag an das Finanzbuchhaltungssystem senden. Die folgenden Dateien müssen an das DATEV-System gesendet werden:

  • eine Datei mit Buchungsinformation zu Erlösen, Zahlungen und Vorauszahlungen. Diese Datei ist auch als Buchungsstapel im DATEV-System bekannt.
  • eine Datei mit Informationen zu offenen Debitorenkosten. Diese Datei ist als "Offene Posten" im DATEV-System bekannt.
  • eine Datei mit Informationen zu Namen und Adressen von Debitoren. Diese Datei ist auch als Debitorenstammdaten im DATEV-System bekannt.

Im Folgenden werden wichtige Punkte aufgelistet, die Sie beachten sollten:

  • Der Auszug wird täglich im Rahmen der Tagesendverarbeitung erstellt.
  • Sie können den Auszug manuell für Daten in der Vergangenheit erstellen, wenn die Dateierstellung im Rahmen der Tagesendverarbeitung scheitert.
  • Der Auszug enthält Buchungsinformationen zu allen Erlösen, Zahlungen und Vorauszahlungen, offenen Debitorenrechnungen oder Property-Debitorenkonten für das Datum, an dem der Auszug generiert wird.
  • Der Auszug wird durch das Drittsystem, DATEV, importiert.
Hinweis: 
  • Gelegentlich kann eine Datei mit Transaktionscodeinformationen auf Anfrage importiert werden (im DATEV-System als Sachkontenbeschriftung bezeichnet). Wenn das Hotel über Verknüpfungen von Transaktionscodes mit neuen Hauptbuchkonten verfügt, die nicht mit dem Standardkontenrahmen (Deutschland) übereinstimmen, könne Sie diese Datei auf Anfrage exportieren.
  • Der Abschnitt "Prozessdetails" zeigt die Anzahl der erstellten Dateien und ggf. alle Fehler an.
  1. Wählen Sie Administration > Auszüge > DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Pro Export (Finanzbuchhaltung) aus.
  2. Geben Sie im Abschnitt "Auszug - Details" die von Ihnen benötigten Informationen ein. Im Folgenden erhalten Sie weitere Details zu diesen Feldern:
    Auszugsdatum
    Geben Sie das Datum an, für das Sie den Auszug erstellen möchten. Der Standardwert lautet Hoteldatum -1.
    Buchungsstapel
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Kontoblattkosten und Vorauszahlungen in den Auszug aufgenommen.
    Offene Posten
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, enthält die Auszugsdatei alle Zahlungsbuchungen wie Vorauszahlungen und Direktrechnungen oder Kreditkartenzahlungen auf das Hauptbuch Gäste. Die Steuerrechnung kann die Status "Endgültig", "Korrigiert" oder "Ausstehend" haben. Wenn die Zahlung eine vorläufige Zahlung ist und daher keine Steuerrechnung am Tag der Erstellung des Auszugs ausgestellt wird, wird die Zahlung mit der Kontonummer exportiert. Wenige Tage nach der Erstellung der Rechnung wird die ursprüngliche Debitorenzahlung mit der Kontonummer im Auszug als Stornierung angezeigt und erneut als mit der Steuerrechnungs-ID eingegangene Zahlung gesendet.
    Property - Debitorenkonten
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Debitorenkonten aktualisiert, und die Konten mit offenen Debitorenkosten, die für das angegebene Datum erstellt wurden, werden in den Auszug aufgenommen.
    Sachkontenbeschriftung
    Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, ist das Feld Transaktionscodes aktiviert.
    Transaktionscodes
    Geben Sie die Transaktionscodes an, die mit den neuen Hauptbuchkonten verknüpft sind, die Sie in den Auszug einschließen möchten.
  3. Klicken Sie zum Starten des Auszugserstellungsprozesses auf Auszug erstellen.
  4. Klicken Sie alternativ auf Löschen, um die Standardwerte festzulegen.
  5. Wählen Sie Administration > Tägliche Verarbeitung > Zusätzliche Tagesendverarbeitung aus.
  6. Geben Sie den Namen und die Beschreibung für den Prozess ein. Z. B. OWNREL.
  7. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Prozesstyp
    Geben Sie Sonstige Prozesse an.
    Prozess - Verknüpfung
    Geben Sie DATEVEXP ein.
    Status
    Geben Sie Aktiv an.
  8. Klicken Sie auf Einreichen.
  9. Testen Sie die Extrahierung entweder durch Ausführen der Tagesendverarbeitung, oder rufen Sie sie über Administration > Auszüge > DATEV-Auszug auf.
    Hinweis: Wenn Sie diesen Menüpfad verwenden, um den Auszugsprozess zu starten, müssen Sie zunächst eine Tagesendverarbeitung starten, um die zusätzliche Tagesendverarbeitung des Typs "Eigentümerbeziehungen" in der Liste der Seite "Tagesendverarbeitung" anzuzeigen.