Kostenvorlagen generieren

Auf der Seite "Debitoren - Vorlagen für wiederkehrende Kosten" können Sie auf Basis der angewendeten Rechnungsstellungsregeln Vorlagen erstellen, die die Transaktionscodes einschließen. Wenn diese Vorlagen mit einem vorhandenen Debitorenkonto verknüpft sind, werden die Transaktionen auf Basis der angewendeten Rechnungsstellungsregeln automatisch im Rahmen der Tagesendverarbeitung oder manuell durch einen Benutzer berechnet. In jeder Vorlage werden die gebuchten Beträge und die Details zu den Abrechnungszyklen angezeigt.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Debitoren > Debitoren - Vorlagen für wiederkehrende Kosten aus.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datensatzansicht.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen auf der Registerkarte Datensatzansicht an, oder überprüfen Sie diese Informationen:
    Vorlage
    Der Vorlagenname. Dies ist ein Pflichtfeld.
    Beschreibung
    Die für den neu erstellten Vorlagendatensatz angegebene Beschreibung.
    Property
    Die Property wird mit der ausgewählten Property befüllt.
  4. Sie können das Feld "Vorlagenregeln anwenden" setzen auf:
    • Automatisch anwenden: Wenn ein neues Debitorenkonto erstellt wird, bei dem der Kontotyp auf dem Debitorenkonto mit dem Kontotyp auf der Vorlage übereinstimmt, werden die auf der Vorlage konfigurierten Transaktionen automatisch zur Registerkarte Wiederkehrende Kosten des Debitorenkontos hinzugefügt.
    • Manuell anwenden: Die Vorlage muss manuell auf das Debitorenkonto angewendet werden.
    • Zur Anwendung auffordern: Wenn ein neues Debitorenkonto erstellt wird, bei dem der Kontotyp auf dem Debitorenkonto mit dem Kontotyp auf der Vorlage übereinstimmt, wird der Benutzer dazu aufgefordert, die konfigurierten Transaktionen auf die Vorlage anzuwenden.
  5. Wählen Sie den Kontotyp aus, den der Benutzer erstellen möchte. Mögliche Werte:
    • Gast
    • Unternehmen
    • persönliches Konto
  6. Der Benutzer kann das Feld Status auf "Aktiv" oder "Nicht aktiv" setzen. Dies ist ein Pflichtfeld.
  7. Klicken Sie auf Aktionen.
    Hinweis: 
    • Wenn die Transaktionscodes nicht konfiguriert wurden oder es keine Transaktionscodes mit dem Status "Aktiv" gibt, zeigt das System die folgende Meldung an: "Es sind keine konfigurierten Transaktionen mit dem Status "Aktiv" vorhanden. Weiter? Ja, Nein".
    • Wenn der Benutzer "Ja" auswählt, wird der Bildschirm Vorlage anwenden angezeigt.
    • Wenn der Benutzer "Nein" auswählt, gelangt der Benutzer zurück zum Bildschirm Wiederkehrende Kosten - Vorlage.
  8. Im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder kann der Benutzer die verschiedenen Felder auf Basis der jeweiligen Anforderungen definieren. Beispiel: Ein Abfragefeld mit Code und Beschreibung oder mit einer Entität.
  9. Geben Sie im Abschnitt Datensatz - Details die folgenden Informationen an:
    Aktualisiert von
    Der Benutzernamen, der die Vorlage aktualisiert hat.
    Aktualisiert am
    Datum und Uhrzeit der Aktualisierung der Vorlage.
    Erstellt von
    Benutzername, der die Vorlage erstellt hat.
    Erstellt am
    Datum und Uhrzeit der Erstellung der Vorlage.
  10. Geben Sie die folgenden Informationen im Abschnitt Transaktionsdetails auf der Registerkarte Transaktionscodes an oder überprüfen sie:
    Kostentyp

    Dieses Feld zeigt den Zahlungstyp an, der für die Transaktion verwendet wurde. Sie können dieses Feld zur Bestimmung der Finanzierungskosten auf "Finanzierungskosten" oder "Wiederkehrende Kosten" setzen.

    Hinweis: 
    1. Dieses Feld wird als Standardwert für die wiederkehrenden Kosten verwendet.
    2. Wenn der Benutzer die Option "Finanzierungskosten" auswählt, wird das Feld "Prozentsatz" aktiviert.
    Transaktion
    Der Transaktionscode und die Beschreibung.
    Betrag
    Der Betrag, der dem Debitorenkonto berechnet wird. Die zu entrichtende Steuer wird auf Basis dieses Betrags berechnet.
    Prozentsatz
    Dieses Feld ist nur aktiviert, wenn der Kostentyp auf "Finanzierungskosten" gesetzt ist. Gibt die ausgeführte Berechnungsmethode für den Betrag an, der auf diesem Wert basiert.
    Hinweis:  Dieses Feld ist nur aktiviert, wenn der Kostentyp auf Finanzierungskosten gesetzt ist. Gibt die ausgeführte Berechnungsmethode für den Betrag an, der auf diesem Wert basiert.
    Startdatum
    Das Startdatum der Transaktion. Dieses Datum ist das Anfangsdatum für den im Rahmen der Buchung verwendeten Kostentyp.
    Enddatum
    Das Enddatum der Transaktion. Dieses Datum ist das Enddatum für den im Rahmen der Buchung verwendeten Kostentyp.
    Abrechnungszyklus
    Der Abrechnungszyklus, der verwendet wird, um die Transaktionen für Mitgliedschafts- oder andere debitorenbezogene Kosten zu verarbeiten, die mit dem definierten Abrechnungszyklus übereinstimmen.

    Sie können das Feld auf die folgenden Komponenten setzen:

    • Tage
    • Pro Monat
    • Einmalig
    • Pro Woche
    Hinweis: 
    1. Der angegebene Wert bestimmt das Startdatum und das Feld "Nächstes Buchungsdatum".
    2. Wenn der Abrechnungszyklus auf "Tage" gesetzt ist, können Sie einen numerischen Wert eingeben, der die Anzahl der Tage zwischen den Abrechnungszyklen darstellt.
    3. Wenn der Abrechnungszyklus auf "Pro Monat" gesetzt ist, werden nur die Felder "Abrechnungszyklus - Pro Monat" bzw. "Abrechnungszyklus - Monate" aktiviert. Sie können mehrere Monate im Feld "Abrechnungszyklus - Monate" als Abrechnungszyklus festlegen.
    4. Wenn der Abrechnungszyklus auf "Pro Woche" gesetzt ist, kann jeder Tag der Woche ausgewählt werden.
    5. Wenn der Abrechnungszyklus auf "Einmalig" gesetzt ist, werden alle anderen Felder deaktiviert.
    6. Wenn der Wert für "Abrechnungszyklus" auf Einmalig gesetzt ist, setzt die Tagesendverarbeitung das Feld Nächstes Buchungsdatum mit dem Startdatum gleich. Nachdem die Buchung für einen Datensatz mit diesem Wert für den Abrechnungszyklus stattgefunden hat, wird das Feld Nächstes Buchungsdatum nicht aktualisiert. Nachdem die Buchung abgeschlossen ist, aktualisiert der Prozess, und zwar unabhängig von der Buchung des ursprünglichen nächsten Buchungsdatums, die Datensätze mit dem Status "Nicht aktiv".
    7. Wenn der Wert für "Abrechnungszyklus" auf Tage gesetzt ist, setzt die Tagesendverarbeitung das Feld Nächstes Buchungsdatum mit dem Startdatum gleich. Wenn der Wert für den Abrechnungszyklus 28 lautete, berücksichtigt der Prozess das Startdatum als das erste Buchungsdatum, so dass das nächste Buchungsdatum 28 Tage später liegt.
    8. Wenn der Wert für den Abrechnungszyklus Pro Woche lautet, berechnet der Prozess den anfänglichen Wert für Nächstes Buchungsdatum aus dem Feld Startdatum. Wenn der Wert für den Abrechnungszyklus auf Freitag gesetzt ist, berücksichtigt der Prozess den kommenden Freitag ausgehend vom Startdatum.
    9. Wenn der Wert für den Abrechnungszyklus auf Pro Monat gesetzt ist, berechnet der Prozess den Anfangswert für Nächstes Buchungsdatum aus dem Feld Startdatum und auch für die ausgewählten Optionen "Abrechnungszyklus" und "Abrechnungszyklus - Monate". Nachdem die erste Buchung abgeschlossen ist, basiert der Wert für Nächstes Buchungsdatum auf dem Feld Enddatum.
    10. Wenn die Option "Abrechnungszyklus" auf "Monatsbeginn" gesetzt ist und nur ein Monat für "Abrechnungszyklus - Monate" ausgewählt wurde, bestimmt der Prozess den ersten Tag des Monats für diesen Monat und das Jahr auf Basis des Startdatums.
    11. Wenn für "Abrechnungszyklus - Monate" mehrere Monate ausgewählt wurden, berücksichtigt der Prozess zunächst die kommenden Monate.
    12. Wenn die Option "Abrechnungszyklus" mit dem Monatsbeginn übereinstimmt und alle Monate für "Abrechnungszyklus - Monate" ausgewählt wurden, wählt der Prozess den ersten Tag des Folgemonats aus "Startdatum" aus und verwendet dieses Datum als das nächste Buchungsdatum.
    Status
    Der Transaktionsstatus.
    Hinweis: Standardmäßig wird der Status immer auf "Aktiv" gesetzt.
    Einschließlich Steuer
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die mit der Transaktion verknüpfte Steuer zu transferierenTransfer.
  11. Klicken Sie zum Speichern des erstellten Datensatzes auf Speichern.