إنشاء حجوزات الحدث
يمكنك استخدام تبويب حجوزات الحدث لإنشاء حجوزات الأحداث وتغييرها ونسخها وإلغائها. يمكنك ربط الاتباطات بحجوزات الحدث لكن كمرجع فقط. يمكنك إنشاء قواعد تحويل تلقائي بشكل يدوي لمجموعة مرتبطة أو منشأة أو وكالة حجز أو حساب نزيل موجود.
قبل أن تتمكن من إنشاء حجوزات الأحداث، يتعين عليك تكوين غرف الحدث. لتكوين غرف الحدث، حدد الشؤون الإدارية > العقار > الأحداث > تكوين غرفة الحدث.
ارجع إلى:
لإنشاء حجوزات حدث:
- حدد مبيعات جماعية > أحداث > حجوزات الحدث.
-
انقر بدلاً من ذلك فوق سجل جديد لإنشاء حجز حدث جديد. انقر بدلاً من ذلك نقرًا مزدوجًا على سجل لتعديل حجز حدث.
ملاحظة:
في حالة تقييم هذه الشاشة من شاشة توفر غرفة الحدث، تتم تعبئة تفاصيل مثل الغرفة ووقت وتاريخ البدء ووقت وتاريخ الانتهاء.
-
حدد المعلومات التالية:
- اسم المناسبة
- اسم الحدث.
- نوع المناسبة
- نوع الحدث الذي تريد إنشاء الحجز له. فيما يلي الخيارات المتاحة:
- المؤتمر
- المجموعة
- اجتماعي
- زفاف
- الحدث الرئيسي
- اسم حساب الحدث الرئيسي الذي يتم ربط حجوزات الأحداث به. انقر فوق إضافة لإنشاء حدث رئيسي. انقر فوق الارتباط التشعبي للحدث الرئيسي لتحرير الحدث الرئيسي الذي تتم تعبئته في البحث. ملاحظة: يمكنك تحديد حدث رئيسي موجود من البحث عن الحدث الرئيسي.
- الفاتورة إلى الملف الرئيسي
- حدد مربع الاختيار هذا لإلغاء قواعد التحويل التلقائي الموجودة وإنشاء قاعدة تحويل تلقائي جديدة لحجوزات الأحداث. بشكل افتراضي، يتم تحديد مربع الاختيار هذا.ملاحظة:
يتم تحويل جميع رسوم حجوزات الأحداث بالحالة "احتمال" أو "مؤقت" أو "نهائي" أو "داخل الفندق" إلى حساب الحدث الرئيسي. تتم تعبئة الحقل "إلى الحساب" بمعلومات الحدث الرئيسي في قسم تفاصيل التحويل التلقائي في شاشة حجز الحدث. لا يمكن تعديل قاعدة التحويل التلقائي يدويًا عند تحديد مربع الاختيار.
- رقم التأكيد
- الرقم الذي يوضح أن الحجز مؤكد. يتم إنشاء الرقم من جانب النظام.
- الحالة
- حالة الحجز. فيما يلي الخيارات المتاحة:
- معرّف
- احتمال
- مؤقت
- عندما تنشئ الحجز، لا تظهر الحالة التالية:
- داخلي
- سلّم الغرفة
- ملغى
- مغلق
- حركات
- انقر فوق الرمز لقيد الحركة. عندما تنشئ الحجز، لا تظهر هذه الأيقونة.
- أيقونة نسخ البند
- انقر فوق الأيقونة لنسخ البنود المرتبطة بالحجز إلى حجز حدث جديد.
- الأيقونة طباعة
- يمكنك تحديد قائمة طلب تنظيم الولائم (BEO) لطباعة تقرير طلب تنظيم الولائم (BEO) للحدث المحدد.
-
في قسم تفاصيل الحدث حدد المعلومات التي تحتاج إليها. انظر المعلومات الإضافية المتعلقة بهذه الحقول:
- تاريخ البدء
- حدد تاريخ بدء الحدث. بشكل افتراضي، يظهر تاريخ الفندق. هذا حقل إلزامي.ملاحظة:
- يتعين أن يكون هذا التاريخ هو نفسه تاريخ بدء الحدث الرئيسي أو بعده.
- يتعين أن يسبق هذا التاريخ تاريخ انتهاء الحدث الرئيسي.
- في حالة تعديل تاريخ البدء، يحدّث التطبيق تاريخ بدء البنود المرتبطة بالحجز.
- تاريخ الانتهاء
- حدد تاريخ الانتهاء للحدث. هذا حقل إلزامي.ملاحظة:
- يتعين أن يكون هذا التاريخ هو نفسه تاريخ انتهاء الحدث الرئيسي أو يسبقه
- في حالة تعديل تاريخ الانتهاء، يحدّث التطبيق تاريخ انتهاء البنود المرتبطة بالحجز.
- تخطيط
- حدد تخطيط الحدث.
- أشخاص
- عدد الأشخاص الذين تستضيفهم الغرف والمرتبطين بحجوزات الحدث.
- إعداد
- حدد الوقت الذي يجب فيه إعداد عناصر الحدث.
- تفكيك
- حدد الوقت الذي يجب فيه تفكيك عناصر الحدث.
- موظف المبيعات
- اسم موظف المبيعات.
- المنسق
- اسم المنسّق.
- لا تنتقل
- حدد مربع الاختيار لتوضيح أنه يجب عدم تغيير يوم الحجز هذا ووقته.
- حالة الضريبة
- حدد رمز الحركة لتوضيح حالة الضريبة لحجز الحدث. يعني هذا أن بعض القيود المرتبطة بالحدث أو كلها لا تخضع للضريبة.
- النسبة
- حدد المعدل المناسب للحدث.
- التسعير
- حدد أسلوب التسعير المنطبق على الحدث. فيما يلي الخيارات المتاحة:
- حجز ليوم
- ثابت
- كل ساعة
- إجمالي سعر الغرفة
- السعر الإجمالي لكل الغرف المستخدمة في الحدث. انقر فوق أيقونة الاحتساب لإعادة احتساب السعر في حالة قمت بتعديل التسعيرات أو طريقة التسعير.
- سعر الغرفة بالعقد
- سعر الغرفة حسب التعاقد.
- إجمالي سعر البند
- السعر الإجمالي لكل البنود المستخدم في الحدث.
- إجمالي سعر البنود بالعقد
- السعر الإجمالي للبنود حسب التعاقد.
- إجمالي سعر البنود والغرفة
- السعر الإجمالي شاملاً الغرفة والبنود.
- إجمالي السعر بالعقد
- إجمالي السعر حسب التعاقد.
- إجمالي السعر بالعقد بالإضافة للضريبة
- السعر الإجمالي حسب التعاقد شاملاً الضرائب.
- ملاحظات
- حدد الملحوظات إذا كانت موجودة.
-
في قسم الارتباطات، حدد هذه المعلومات:
- المنشأة
- حدد المنشأة المرتبطة مع الحدث.
- المجموعة
- حدد المجموعة المرتبطة مع الحدث.
- وكالة الحجوزات
- حدد وكالة الحجز المرتبطة بالحدث.
- حساب الذمم المدينة
- حدد حساب الذمم المدينة الذي تم ترحيل حركات الحدث إليه.
- مرجع الفاتورة
- حدد رقم مرجع إصدار الفاتورة
-
حدد المعلومات التالية في قسم معلومات جهة الاتصال:
- اسم العائلة
- اسم العائلة لشخص الاتصال بشأن تنظيم الحدث.
- الاسم الأول
- الاسم الأول لشخص الاتصال بشأن تنظيم الحدث.
- معرّف شريك الفوترة الإلكترونية
- يتم استخدام معرّف فريد من جانب منصة الفوترة الإلكترونية لإيطاليا لتحديد شريك الفوترة الإلكتروني.
- الجنسية
- البلد الذي ينتمي إليه النزيل.ملاحظة: يتعين عليك تحديد القيمة في هذا الحقل لإجراء التحقق من معرّف الضريبة لإسبانيا.
-
في قسم تفاصيل الدفع حدد المعلومات التي تحتاج إليها. انظر المعلومات الإضافية المتعلقة بهذه الحقول:
- تاريخ إستحقاق الدفعة المقدمة
- التاريخ الذي يجب فيه إيداع المبلغ المحدد لدى العقار للحدث الذي يجرى تنظيمه.
- مبلغ الدفعة المقدمة
- المبلغ المودع لدى العقار للحدث الذي يجري تنظيمه.
- الدفعة المقدمة المقبوضة
- المبلغ الذي تلقاه العقار مقابل الحدث الذي يجري تنظيمه.
-
انقر فوق حفظ السجل لحفظ المعلومات التي حددتها.
ملاحظة:
يتم تعيين البيانات الواردة في قسم تفاصيل جهة الاتصال افتراضيًا من ملف التعريف أو المجموعة استنادًا إلى نوع موظف الحجز المحدد في شاشة الحدث الرئيسي.
- انقر فوق تبويب البنود.