نظرة عامة على حجز المجموعة
يوجد ثلاثة مكونات في حجز مجموعة: موظف الحجز (منشأة أو ملف تريف وكالة الحجوزات) وحجوزات مجموعة ومندوبين. يمكن إجراء حجز مجموعة بدون موظف حجز، ولكن يُوصى به للمنشآت ووكالات الحجز التي تكرر العمل مع العقار الخاص بك لإنتاج الإيراد وإحصائيات التجسيد. مثال على حجز مجموعة الذي يمكن إجراؤه بدون موظف حجز سيكون مجموعة من الأشخاص المقيمين في العقار الخاص بك لمرة واحدة دون أي شركة تابعة، مثل حفل زفاف أو لم شمل الأسرة.
يُستخدم ملف تعريف موظف الحجز لصيانة جميع المعلومات العامة عن منشأة أو وكالة حجز قد تستضيف مجموعات في العقار الخاص بك. يحتوي على تفاصيل مثل المنشأة أو اسم وكالة الحجز وعنوانها وجهات الاتصال الخاصة بها. يوفر ملف تعريف موظف حجز قالبًا للمنشأة أو معلومات وكالة الحجوزات التي تنسخ إلى حجز المجموعة. حقل بحث موظف الحجز هو قائمة بملفات تعريف المنشأة الموجودة أو ملفات تعريف وكالات الحجز. ملفات تعريف موظف الحجز غير مطلوبة.
يُستخدم حجز المجموعة لصيانة التاريخ والمعلومات الفريدة الخاصة بالأعضاء إلى "مجموعة" من المندوبين (نزيل فردي). يحتوي على التفاصيل التي يستخدمها النظام لمندوبي المجموعة. يدير حجز المجموعة التواريخ والأسعار وحجز الغرف وتعليمات إصدار الفواتير والمزيد للمجموعة التي تقيم في العقار الخاص بك. يوفر الحجز قالبًا بالتفاصيل الافتراضية التي يتم نسخها لحجوزات المندوب وحافظة الأوراق.
المندوبون هم حجوزات النزيف الفردي التي تنتمي إلى المجموعة. يمكن إجراء حجوزات المندوبين بشكل فردي من خلال الحجوزات المركزية أو وحدات إقامة النزيل، أو يمكن إجراؤها بشكل فردي أو متعدد كقائمة غرف في حجز المجموعة. جميع المعلومات الواردة مندوب مرتبطة بحجز المجموعة ويتم توحيدها في العروض والتقارير من حجز المجموعة.
تحدد حالة حجز المجموعة ما هي علامات التبويب المتاحة للوصول كما تحدد ما إذا كان يوجد توافر في الغرف الداخلية. عند إنشاء حجز مجموعة جديد، يمكنك الاختيار من بين ثلاث حالات:
- احتمال: المجموعة غير مؤكدة في هذا الوقت، وقد لا يتم إدخال مجموعة من الغرف - وهذا مجرد سجل لجهة الاتصال والمواعيد المطلوبة.
- مؤقتة: المجموعة غير مؤكدة، ولكن قد يتم إدخال مجموعة من الغرف المطلوبة ولكن لا يتم إزالتها من توافر الغرف الداخلية ما لم يتم التحقق من خيار حجز الغرف التجريبي يؤثر على توافر المنزل في علامة تبويب . يتم عرض مربع الاختيار هذا فقط عندما تكون حالة المجموعة مؤقت. عندما تكون المجموعة هي الحالة مؤقت، ويكون مربع الاختيار ممسوح، فإن أي كتلة يتم إدخالها لا تؤثر على الإمكانية. عندما تكون المجموعة في حالة تجريبية ومربع الاختيار محدد، فإن أي حجز يتم إدخاله لا يؤثر على الإمكانية.
- معرّف: يتم تأكيد المجموعة ويتم إزالة الغرف من توافر الغرف الداخلية
يتم تضمين مؤشر ماسي الشكل في العديد من علامات تبويب حجز مجموعة على يسار عنوان علامة التبويب. عند عدم وجود معلومات في علامة التبويب، يكون المؤشر باللون الأبيض، وعندما يتم حفظ المعلومات في علامة التبويب، يكون المؤشر باللون البرتقالي، مما ينبه المستخدمين الذين يدخلون الحجز إلى وجود معلومات خلف علامة التبويب. علامات تبويب حجز المجموعة التي تتضمن المؤشر هي:
- أنواع الغرف
- النسب
- حجز
- نقل تلقائي
- تفضيلات
- المندوبين
- مناسبات
- سجلات التتبع
- المواصلات