نظرة عامة على تقرير دفتر أستاذ الفندق

يسرد هذا التقرير جميع الأموال والمدين والائتمان، والتي يتم تسجيلها في حجوزات الفندق. يتم تقسيم المعلومات إلى دفاتر حساب مختلفة، حيث يتم تصنيف بعض الأموال كدفعة مقدمة وتشير إلى الخدمات التي لم يتم تقديمها بعد، في حين أن الأموال الأخرى هي للرسوم التي يتم تكبدها خلال إقامة النزيل. يحتوي التقرير على تفاصيل حول دفاتر الحسابات التالية:

  • دفتر أستاذ الدفعة المقدمة: مجموعة من حسابات حيث يدفع النزيل دفعة قبل التسجيل. يسجل الفندق حسابًا دائنًا للنزيل لتقديم الخدمات في المستقبل. ثم يتم تحويل المبلغ مرة أخرى إلى حساب مكتب الاستقبال الخاص بالنزيل الذي يسمى حافظة أوراق بعد تسجيل وصول النزيل.

  • حساب النزيل: مجموعة من حسابات الذمم المدينة للنزلاء المسجلين حاليًا.

  • حسابات معلقة: مجموعة من رسوم الفاتورة المباشرة التي يتم تحويلها من دفتر الأستاذ الزائر إلى دفتر أستاذ المدينة ولا تزال في الحالة معلق.
  • دفتر أستاذ المدينة: مجموعة من الحسابات المتعلقة بالنزلاء غير المسجلين.
  • دفتر أستاذ الضمان: الدفعات المقدمة للإيجار هي للنثريات والضمان والتأجير. يتم ترحيل دفعات الإيجار مؤقتًا إلى دفتر أستاذ الضمان، ثم يتم تحويلها تلقائيًا إلى حسابات الذمم المدينة. يتم الإبلاغ عن دفعات الإيجار مع دفتر أستاذ حساب الذمم المدينة. يتم نقل إيداعات الضمان يدويًا من دفتر أستاذ الضمان إلى النزيل وحسابات الإيجار أو حسابات الذمم المدينة. يتم الإبلاغ عن إيداعات الضمان التي لم يتم نقلها في دفتر الأستاذ الضمان. يتم ترحيل الدفعات المقدمة للنثريات إلى دفتر أستاذ الدفعة المقدمة ويتم الإبلاغ عنها في دفتر أستاذ الدفعة المقدمة. يتضمن دفتر أستاذ الدفعة المقدمة للإيجار الإجماليات الفرعية للدفعات المقدمة. يمكن أن تكون حالة الإيجار تم إصداره أو ملغى أو مؤقت أو معرّف أو مكتمل.

إظهار المعلق كدفعة مقدمة: إذا قمت بتحديد مربع الاختيار هذا، فإنه يتم الإبلاغ عن جميع حركات الفاتورة الرئيسية لأنواع الحساب في الحالة معلق في دفتر أستاذ الدفعة المقدمة. يمكن للفنادق التي لا تستخدم وظيفة الدفعة المقدمة في HMS استخدام هذه الميزة لترحيل الدفعات على الفاتورة الرئيسية للنزيل قبل تسجيل الوصول والإبلاغ عن الدفعات كدفعة مقدمة في تقارير دفتر أستاذ الفندق لجميع أنواع الحسابات المعلقة. لاحظ أن الدفعة تظهر في قسم دفتر أستاذ النزيل إذا كان يتم تشغيل التقرير في التاريخ الذي تم فيه الدخول إلى الحساب. تظهر الدفعة فقط كوديعة مسبقة عند تشغيل التقرير للتواريخ قبل تاريخ تسجيل الوصول.

يتضمن التقرير نوع الحساب وحالة الحساب والاسم ورقم التأكيد والغرفة ورمز نوع التسوية وحساب الذمم المدينة ومعرف حجز المجموعة وتاريخ الوصول وتاريخ المغادرة والرصيد. ثم يوجز التقرير إجماليات دفتر الأستاذ، ثم يعطي المجموع الكلي لجميع دفاتر الأستاذ.

يمكنك تصفية التقرير عن طريق تحديد العقار. يمكنك اختياريًا تضمين حالات النزيل المحددة فقط وحالات حساب الذمم المدينة المحددة فقط وحسابات ذات أرصدة صفر. يمكنك تشغيل التقرير في عرض الملخص أو عرض التفصيل.

يتعين عليك تحديد معلمة العقار ARRETAINPOSTDATEONXFER ويجب تعيين المعلمة AgingDayBasis لتطبيق CRS إلى CHARGE لحساب التقادم للرسوم والدفعات المحولة بناءً على تاريخ الترحيل الأصلي.

وفيما يلي بعض النقاط المهمة التي ينبغي ملاحظتها:

  • ملخص دفتر أستاذ الذمم المدينة: في حالة تحديد مربع الاختيار هذا، سيقوم التقرير بطباعة قسمي دفتر أستاذ الذمم المدينة والذمم المدينة المعلقة كموجز على الرغم من حقيقة أن باقي التقرير بالتفصيل.
  • رقم التأكيد هو رقم تأكيد نظام إدارة العقار أو رقم الحساب أو رقم التأكيد أو رقم IATA (أو معرّف وكالة السفريات).
  • تاريخ الوصول هو تاريخ بدء حساب في حالة وجود حساب لغير النزيل أو حساب بدون قيمة وصول.
  • تاريخ المغادرة هو تاريخ انتهاء حساب في حالة وجود حساب لغير النزيل أو حساب بدون قيمة مغادرة.
  • عندما يتم تحديد خيار فترات الموسم المعتدل المديرة للتأجير في إعداد التأجير، فإن تاريخ الوصول هو تاريخ بدء الموسم المعتدل وتاريخ المغادرة هو تاريخ إنهاء الموسم المعتدل +1.
  • الرصيد هو الحقل الموجود على شاشة إقامة النزيل لحسابات النزيل ورصيد الفاتورة الرئيسية على علامة تبويب الفاتورة الرئيسية لحساب.
  • إذا تم تحديد إدراج رصيد صفري، فسيتضمن التقرير جميع حالات الحساب تحت كل دفتر أستاذ بغض النظر عن مبلغ رصيد الحالة. إذا تم إلغاء تحديد مربع الاختيار، فيتم عرض حالة الحساب تحت دفتر الأستاذ عندما لا يكون الإيراد مساويًا لصفر. إذا تم إلغاء تحديد مربع الاختيار، وإذا كانت جميع حالات الحساب تحت دفتر الأستاذ هي صفر، فسيظل التقرير يعرض اسم دفتر الأستاذ مع إجمالي صفر.
  • إذا كانت حالة رسوم الإدخال لسجل ما معلقة، يتم تضمين الرسوم في إجماليات دفتر أستاذ الذمم المدينة المعلق
  • إذا كان تاريخ الترحيل على الرسوم قبل تاريخ التقرير، فيتم ترحيل الرسوم ويتم تضمينها في المجاميع الإجمالية لدفتر أستاذ الذمم المدينة.
  • إذا كان تاريخ الترحيل على الرسوم بعد تاريخ التقرير، فيتم تعليق الرسوم ويتم تضمينها في المجاميع الإجمالية لدفتر أستاذ الذمم المدينة المعلق.
  • رقم الغرفة هو فقط لحساب النزيل.
  • يعرض التقرير مبلغ ضريبة القيمة المضافة والصافي لدفتر أستاذ الدفعة المقدمة ودفتر أستاذ النزيل.

يتم إجراء هذه العمليات الحسابية:

  • إجمالي لدفتر الأستاذ = إجمالي ملخص دفتر الأستاذ
  • الإجمالي الكلي = إجمالي ملخص كل دفاتر الأستاذ