Capture automatique de documents et identification au moyen des flux de travaux
Certains documents sont automatiquement capturés dans Document Management lorsque vous les générez dans SyteLine. Les métadonnées clés sont stockées avec le document dans Document Management, ce qui permet la classification automatique et la récupération du document en fonction de ses métadonnées. Par exemple, un fichier d'ordre d’achat au format PDF est identifié au moyen du numéro de fournisseur et du numéro d'ordre d'achat de SyteLine pour faciliter l'accès.
La capture automatique de documents et l'identification des métadonnées sont actuellement possibles pour les documents suivants, qui sont générés dans SyteLine avec des flux de travaux de document prédéfinis :
| Écran où le document est généré | Type de document dans Document Management |
|---|---|
| Rapport Facture/note de débit/note de crédit CC | CS_SalesInvoice |
| Rapport Avis de modification | CS_PurchaseOrder |
| Facturation consolidée | CS_SalesInvoice |
| Facturation de la commande / note de crédit | CS_SalesInvoice |
| Rapport Vérification de la commande | CS_SalesOrder |
| Enregistrement des étapes jalons de la facture du projet | CS_SalesInvoice |
| Rapport Ordre d'achat | CS_PurchaseOrder |
| Rapport Réimpression des factures du projet | CS_SalesInvoice |
| Facturation SAV | CS_ServiceInvoice |
| Documents de fournisseur que vous fournissez manuellement | CS_Vendor |
| Documents de client que vous fournissez manuellement | Par exemple : il est possible d’importer manuellement l’OA d’origine de la commande client dans Document Management en téléchargeant le document dans l'application contextuelle Informations connexes lorsque l'enregistrement Commande est sélectionné dans l'écran Commandes clients. |
| OA d’origine du client fourni manuellement | CS_PurchaseOrder |
| Documents d’article que vous fournissez manuellement | Il est possible d’importer manuellement les documents liés à un article dans Document Management en téléchargeant le document dans l'application contextuelle Informations connexes lorsque l'enregistrement de l'article est sélectionné dans l'écran Articles. |
Si l'un de ces documents ne peut pas être enregistré dans Document Management, l'utilisateur qui a généré le document reçoit un courriel avec le fichier du document joint. Vous pouvez alors charger manuellement le document à l’aide de l’application contextuelle Informations connexes et associer manuellement le type et les attributs de document appropriés au fichier.