Ajout et association manuels de documents ERP dans l'application contextuelle Informations connexes

Procédez comme suit pour ajouter manuellement un fichier document à Document Management au moyen de l’application contextuelle Informations connexes et l'associer à l'écran SyteLine et à l'enregistrement actuels.

  1. Ouvrez l'écran SyteLine et sélectionnez l'enregistrement auquel vous souhaitez associer le fichier de document. Par exemple, dans l'écran Liste factures, vous pouvez associer un PDF de facture client à une facture et un numéro de ligne de commande précis.
    Remarque

    Insérez toujours le fichier document avec l'écran qui permet à la plupart des attributs d'être identifiés. Les utilisateurs peuvent ainsi utiliser tous ces attributs pour rechercher un document plus tard. Reportez-vous à Exemple : identification et recherche avec attributs.

  2. Dans l'application contextuelle Informations connexes, utilisez la liste déroulante pour sélectionner un type d'entité contextuelle. Ce type est utilisé pour associer des fichiers aux enregistrements dans l'écran SyteLine.
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    La liste contient tous les types d'entités de contexte provenant du message contextuel d’entreprise envoyé lorsque vous avez ouvert l'écran et l'enregistrement. La valeur est initialement définie selon le premier type d'entité de contexte dans le message, généralement InforAccountingEntity. Vous pouvez sélectionner un type différent. Par exemple, si vous souhaitez que les fichiers que vous ajoutez soient associés à des factures plutôt qu’à l'entité comptable, sélectionnez

    InforSalesInvoice. Les entités de contexte disponibles dépendent de l'écran.

  3. Sélectionnez un fichier, par exemple un document ou une image associée au client actuel, dans l’application contextuelle.

    Vous pouvez également cliquer sur l'icône Ajouter (trombone) dans l'application contextuelle Informations connexes pour joindre le fichier.

  4. Vous pouvez cliquer sur Détails supplémentaires pour afficher les informations de contexte par défaut qui seront associées au fichier.

    Selon l'entité de contexte que vous avez sélectionnée, il peut exister plusieurs attributs qui sont associés aux métadonnées avec le document, par exemple le numéro de client, le numéro de facture et le numéro de commande.

    Vous pouvez également sélectionner la liste de contrôle d'accès (LCA) pour le document. Généralement, vous utiliserez la valeur par défaut.

  5. Cliquez sur Charger.

Le fichier de document est associé au contexte de l'enregistrement actuel. La prochaine fois que vous afficherez un enregistrement ayant le même contexte dans n'importe quel écran SyteLine, le fichier sera répertorié dans l’application contextuelle Informations connexes.

Les documents générés automatiquement à partir de SyteLine incluent le numéro de la tâche d'arrière-plan dans l'attribut TaskNumber. Pour les documents ajoutés manuellement, l'attribut TaskNumber est vide. Cela permet à l'application contextuelle Informations connexes d'afficher à la fois un document généré automatiquement et un document chargé manuellement avec le même type de document et le même ID d'enregistrement.