Utilisation de l'écran Paiement rapide fourn pour entrer et imputer des paiements partiels ou totaux

Vous pouvez utiliser l'écran Paiements rapide CF pour entrer des paiements partiels ou totaux et les imputer automatiquement à des pièces comptables ouvertes. Vous pouvez également imputer des paiements qui ont été entrés dans l'écran Paiements CF.

Remarque

Les transactions figurant dans la grille ne peuvent être sélectionnées tant que vous n'avez pas entré et enregistré un paiement dans la partie supérieure de l'écran. Après avoir sélectionné les transactions, vous devez cliquer sur Appliquer pour les traiter. Si vous sélectionnez un autre paiement sans avoir préalablement cliqué sur Appliquer, les modifications effectuées dans la grille seront annulées. Le fait de sélectionner Appliquer génère les distributions de paiement appropriées et réactualise les données de la grille.

Vous pouvez entrer un nouveau paiement dans cet écran ou en sélectionner un existant. La grille située au bas de l'écran affiche la liste de tous les paiements non imputés lorsque le taux de change de ces paiements correspond au taux de change de l'en-tête. Le taux de change est déterminé à partir du paiement d'origine. La grille affiche également les pièces comptables et toutes les distributions de paiement existantes du fournisseur sélectionné. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner ou désélectionner des éléments. Cliquer sur Appliquer génère automatiquement les distributions de paiements, en utilisant les comptes par défaut définis sur l'écran Comptes fourn (param).

Si nécessaire, vous pouvez écraser les comptes par défaut, en sélectionnant Paiements pour afficher l'écran Paiements CF ou en sélectionnant Distributions pour afficher l'écran Distrib paiement CF, une fois les distributions initiales générées dans l'écran Paiements rapide CF.

Ouvrez l'écran Paiements rapide CF.
Sélectionnez Actions > Nouveau.
Entrez les données du paiement :
- Fournisseur : Entrez le fournisseur destinataire du paiement.
- Type : Ce champ affiche le type de paiement par défaut du fournisseur extrait de l'écran Fournisseurs, mais vous pouvez en sélectionner un autre, parmi les suivants :
  - Chèque standard
  - Chèque manuel
  - Virement
  - Traite standard
  - Traite reçue
- Numéro : Le numéro du chèque, du virement ou de l'effet s'affiche en fonction du type de paiement :
  - Pour un chèque manuel, entrez le numéro de chèque.
  - Pour un effet manuel, entrez le numéro d'effet.
  - Pour un virement, entrez le numéro de virement.
  Notez que pour les chèques et les effets standard, le système met automatiquement à jour ce champ lorsque le chèque ou l'effet est imprimé.
- Séq : Entrez le numéro de séquence correspondant à ce paiement.
  Le système n'utilise ce numéro que pour classer les paiements par ordre numérique.
- Date : Entrez la date du chèque, de l'effet ou du virement ou acceptez la valeur par défaut qui est la date du jour.
- Code banque : Ce champ affiche le code banque par défaut du fournisseur mais vous pouvez le remplacer par le code du compte bancaire à partir duquel le fournisseur doit être payé.
- Montant paiement : Entrez le montant du chèque, du virement ou de l'effet pour le paiement en cours. Le montant du paiement s'affiche dans la devise du code banque.
  Pour les chèques et effets standard, vous ne pouvez pas mettre à jour ce champ. A la place, le système affiche la somme de toutes les distributions de paiements pour le fournisseur. Pour modifier ce montant, vous devez modifier les distributions à l'aide de l'écran Distrib paiement CF.
- Taux (de change) : Si vous utilisez plusieurs devises, cet écran affiche le taux de change entre la devise locale et la devise de paiement, mais vous pouvez le modifier. Pour les paiements ouverts, vous devez comptabiliser une transaction gain/perte si le taux de change du paiement est différent de celui de la pièce comptable ou de l'ajustement. Le paiement passe dans l'écran Ecritures CF enreg. avec le même taux de change que le paiement non imputé. Le système ne réévalue pas la pièce comptable.
- Notes CF : Entrez une description (jusqu'à 40 caractères) pour le paiement.
- Référence GL : Entrez une désignation du paiement pour référence. Cette désignation est enregistrée en comptabilité générale dans le cadre de l'enregistrement de la transaction. La référence par défaut est APP, suivi du numéro du fournisseur.
  Le code de référence doit commencer par AP; sinon l'utilitaire d'annulation ne fonctionnera pas.
Pour enregistrer le paiement, sélectionnez Actions > Enregistrer.

Le système crée l'enregistrement du paiement puis affiche la liste de tous les paiements et pièces comptables ouverts pour le fournisseur dans la grille située dans le bas de l'écran.
Dans la grille située au bas de l'écran, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cochez la case dans la colonne Sélection pour chaque pièce comptable et paiement (ligne de transaction) auxquels vous souhaitez appliquer le paiement.
- Pour appliquer l'action à tous les éléments affichés, sélectionnez Tt sélect..
Pour modifier le montant du paiement pour un article, cliquez sur la barre de défilement de la grille afin d'afficher la colonne Mt à pay., puis entrez dans celle-ci le montant à imputer.
(Facultatif) Pour les pièces comptables, vous pouvez entrer le montant d'une remise dans la colonne Remise.
Pour distribuer le paiement, cliquez sur Appliquer.

Les champs Imputé et Restant figurant dans la partie haute de l'écran affichent les montants mis à jour. Vous pouvez ensuite appliquer le paiement lorsque ces montants sont égaux.

Remarque

Si le paiement n'est pas effectué à l'aide d'un chèque standard ou d'un effet standard et si le montant imputé est inférieur au montant restant, la différence génère une nouvelle distribution de paiement non imputé. Si le montant imputé est supérieur au montant restant, un message d'erreur est affiché et vous ne pourrez pas aller plus loin tant que vous n'aurez pas corrigé cette erreur.