Paramétrage des signatures électroniques dans l'utilitaire de confidentialité

Remarque

Avant d'appliquer les étapes suivantes pour permettre l'utilisation de l'utilitaire de confidentialité, assurez-vous que votre société a des politiques en place pour déterminer les types de données personnelles que votre système SyteLine détient et la durée de conservation de ces données.

Vous devez disposer d'une autorisation administrateur système pour utiliser ces écrans.

Dans l'écran Paramétrage signature électronique, assurez-vous que Activé est sélectionné pour l'utilitaire de confidentialité.

Attention

Si votre société a des activités uniquement dans les pays où l'application du RGPD n'est pas requise et que vous ne souhaitez pas limiter l'utilisation de l'utilitaire de confidentialité, vous pouvez désactiver cette option. Toutefois, vous devez être conscient des conséquences : lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton Masquer par des X dans l'utilitaire de confidentialité, tous les enregistrements sélectionnés deviennent illisibles et cette action ne peut pas être annulée. Si la signature électronique n'est pas activée, vous n'avez pas de trace quant à l'utilisateur qui a effectué cette action, ni à quel moment.

Si vous ne souhaitez pas exiger de signatures électroniques pour l'utilitaire de confidentialité, vous pouvez ignorer le reste des étapes de cette rubrique.
Dans l'écran Codes motif signature électronique, ajoutez au moins deux codes de motif :
- Un code à utiliser lors de l'impression des enregistrements Utilitaire de confidentialité, par exemple IEC (imprimer enregistrements de confidentialité).
- Un code à utiliser lors du remplacement des valeurs par des X dans les enregistrements personnels, par exemple XER.
Dans l'écran Approbateurs signature électronique, ajoutez les utilisateurs Responsable du traitement et Sous-traitant qui ont besoin d'une autorisation de signature électronique pour exécuter des états ou des masquages par des X à l'aide de l'utilitaire de confidentialité.

Les utilisateurs que vous indiquez ici doivent appartenir au groupe Auditeur ou Administrateur système pour pouvoir accéder à l'utilitaire de confidentialité.

Vous pouvez restreindre le type de signature électronique de l'utilisateur uniquement à l'utilitaire de confidentialité, ou laisser le champ Type signature vide pour permettre à l'utilisateur de fournir des signatures électroniques dans toutes les zones disponibles.