Eliminación (ocultar) datos personales para una persona

Las personas pueden pedir a su empresa que eliminen los datos personales que almacena sobre ellas en su base de datos. Una vez transcurrido el período de retención legal de los registros de los datos, podrá eliminar manualmente los registros de su sistema o ejecutar la utilidad Privacidad para ocultar los datos de esa persona de modo que ya no puedan visualizarse más.

Consulte Acerca de la utilidad Privacidad para saber qué registros se pueden gestionar con la utilidad Privacidad y cuáles debe eliminar manualmente.

En muchas áreas del sistema, la información del usuario no puede eliminarse porque está relacionada con transacciones o registros que deben mantenerse para fines de auditoría e históricos. La utilidad Privacidad le permite ocultar los datos personales. Por ejemplo, el nombre y la dirección de esa persona se sustituyen por caracteres X en la base de datos. Los campos de fecha que contienen datos personales, como una fecha de nacimiento, se establecen en un valor nulo. Los campos de claves en las tablas de la base de datos, como el número de cliente o proveedor, no se ocultan. Para evitar errores de validación, en los formularios Clientes y Clientes potenciales, el país no se oculta, y el código impositivo, si se definió originalmente como un código impositivo externo, se borra.

Nota

Estos cambios no se pueden revertir una vez que se ejecute la utilidad.

Para ocultar los datos personales de alguien con la utilidad Privacidad:

Nota

Debe estar incluido en el formulario Autorizadores de firma electrónica para poder ocultar datos con esta utilidad.

Abra el formulario Utilidad Privacidad.
Especifique el nombre de esa persona y opcionalmente también el país para limitar los resultados de la búsqueda.
Puede especificar parte de un nombre para mostrar todas las instancias que contengan esa porción del nombre. Por ejemplo, si escribe Rob, los resultados mostrarán nombres como Robertson, Robert, Wrobinski y Rob, al buscar en los campos de nombre y empresa.
En algunos casos, como en los registros de los solicitantes, el país no es aplicable.
Especifique los grupos de datos de la base de datos en los que se va a realizar la búsqueda.
Consulte Acerca de la utilidad Privacidad para obtener más detalles acerca de los tipos de información en cada grupo.
Haga clic en Buscar.
La cuadrícula muestra los registros que se han encontrado. Cada registro indica el grupo de datos donde se ha encontrado el registro y el nombre que se ha encontrado. Si está disponible, se muestra la información del país y la dirección para diferenciar aún más a esa persona.
Seleccione la casilla de verificación Seleccionar de cada registro que desee ocultar.
Haga clic en Ocultar para ocultar los datos personales de todos los registros seleccionados.
Si es necesario, se muestra la ventana Firma electrónica obligatoria. Especifique su nombre de usuario y contraseña, seleccione el código de motivo adecuado para la impresión y haga clic en Aceptar.
Los datos personales se ocultan.
Cada vez que se usa la utilidad, se actualiza un registro que servirá para fines de auditoría. Puede imprimir el registro desde el Informe Registros de firma electrónica.