個人に関する個人情報の検索およびレポート

個人の個人データに関する情報ついて、個人から会社に提供の申請があった場合には、 [プライバシーユーティリティ] を使用します。

このユーティリティを使用して、個人の名前、および国 (該当の場合) に基づいて、個人に関する情報をデータベースから検索します。

注: このユーティリティのレポートを印刷するには、 [電子署名承認者] フォームで設定されている必要があります。

[プライバシーユーティリティ] フォームを開きます。
個人の名前、およびオプションとして国を指定し、検索結果を絞ります。
名前の一部を指定して、該当の名前を含むインスタンスを表示できます。たとえば、名前および会社フィールドでの検索時に [Rob] と入力すると、Robertson、Robert、Wrobinski、や Rob などの名前が表示されます。
候補者レコードなど、場合によっては国を指定できない場合があります。
データベースで検索するデータグループを指定します。
各グループにおける情報の区分についての詳細は、｢プライバシーユーティリティについて｣を参照してください。
[検索] をクリックします。
グリッドに見つかったレコードが表示されます。各レコードは、レコードが見つかったデータグループとその名前を示します。利用可能な場合、国と住所の情報は、個人を区別するために表示されます。
このレポートに含める各レコードの [選択] チェックボックスをオンにします。
選択した全てのレコードを含むレポートを生成するには、[印刷] をクリックします。
必要に応じて、 [電子署名が必要] ウィンドウが表示されます。ユーザ名とパスワードを指定し、印刷の適切な理由コードを選択し、[OK] をクリックします。
会社が所有する個人に関する個人情報を含むレポートが印刷されます。このレポートを申請者の個人に提供することができます。
監査上の理由から、ユーティリティが使用される度にログが更新されます。このログは、[電子署名レコードレポート] から印刷可能です。