個人の個人データを不可視化する

各個人は、あなたのデータベースにある個人情報を削除するように要請できます。該当のデータレコードの法的な留保期間が過ぎた後で、システムから手動で一部のレコードを削除し、再度プライバシーユーティリティを実行してその個人に関するその他の個人データを削除し、閲覧できないようにできます。

プライバシーユーティリティでどのレコードを扱うことができるか、どのレコードを手動で削除する必要があるかについては、｢プライバシーユーティリティについて｣を参照してください。

システムの多くの領域では、ユーザ情報は簡単に削除することはできません。これは、これらの情報が監査や履歴の閲覧目的でトランザクションやレコードと関連付けられているからです。プライバシーユーティリティを使用して、個人データを削除することができます。たとえば、個人名や住所は、データベース内で「X」に置き換えられます。誕生日等の個人データを含む [日付] フィールドは空値に設定されます。各データベーステーブルの購入先や顧客番号等のキーフィールドは削除されません。確認エラーを回避するために、[顧客] および [プロスペクト] フォームでは、国は削除されません。また、元々外部税コードに設定されている場合は、税コードもクリアされます。

注: ユーティリティの実行後にこれらの変更をやり直すことはできません。

プライバシーユーティリティを使用して個人の個人データを削除する方法:

注: このユーティリティのデータを削除するには、 [電子署名承認者] を設定している必要があります。

[プライバシーユーティリティ] フォームを開きます。
個人の名前、およびオプションとして国を指定し、検索結果を絞ります。
名前の一部を指定して、該当の名前を含むインスタンスを表示できます。たとえば、名前および会社フィールドでの検索時に [Rob] と入力すると、Robertson、Robert、Wrobinski、や Rob などの名前が表示されます。
候補者レコードなど、場合によっては国を指定できない場合があります。
データベースで検索するデータグループを指定します。
各グループにおける情報の区分についての詳細は、｢プライバシーユーティリティについて｣を参照してください。
[検索] をクリックします。
グリッドに見つかったレコードが表示されます。各レコードは、レコードが見つかったデータグループとその名前を示します。利用可能な場合、国と住所の情報は、個人を区別するために表示されます。
削除するレコードの [選択] チェックボックスをオンにします。
[削除] をクリックして、選択した全てのレコード内の個人データを削除します。
必要に応じて、 [電子署名が必要] ウィンドウが表示されます。ユーザ名とパスワードを指定し、印刷の適切な理由コードを選択し、[OK] をクリックします。
個人データが削除されます。
監査上の理由から、ユーティリティが使用される度にログが更新されます。このログは、[電子署名レコードレポート] から印刷可能です。