プロセス管理で処理を設定

個別のユーザとタスクのセットに関係する処理を設定するには、次の手順を実行します。

[プロセス管理] フォームを開けます。
[処理] タブをクリックします。
[新規追加] をクリックします。
新規処理を使うには、処理区分を指定します。処理タイプは [プロセス管理−処理区分] フォームに定義されます。
オプションとして、既存のテンプレートに情報を記入し処理の一般タスクを追加するには、そのテンプレートを追加します。そうでなければ、[新規作成] をクリックし、テンプレートなしで処理を作成します。
新規処理名を明記します。
たとえば職種、事業所、部門といった適用する処理についての情報をオプションで明記します。
この処理を適用する従業員を明記します。
この処理の納期の日付を明記します。つまり、いつ全てのタスクが完了するか明記します。
[保存] をクリックします。

注: テンプレートを使用している場合は、テンプレートから再利用可能なタスクが更新されます。タスクの納期は、処理の納期から再利用可能タスクの [納期オフセット] 値を差し引いたものに基づき計算されます。保存した処理について納期を変更する場合、タスクの納期は再計算されません。
[割付先] の値は、再利用可能タスクで設定された [職種] に基づき決定されます。1 人の従業員だけにその職種を割り当てた場合、その従業員にそのタスクが割り当てられます。複数の従業員がその職種に割り当てられた場合、その複数の従業員のドロップダウンリストが生成され、タスクを編集する際に個別の従業員を選択できるようになります。
この処理に特有の任意のタスクを追加または編集します。
- タスクを追加するには、[タスクの追加] をクリックします。
  ｢タスクをプロセス管理に追加｣を参照してください。
- 既存のタスクを編集するには、そのタスクの隣の [編集] リンクをクリックします。
各タスクについて納期と受託者を指定する必要があります。場合によっては、これらの値は上の注記で説明のとおりデフォルト設定できます。
[保存] をクリックして処理を保存します。また、この処理とタスクを後ほど再利用したい場合は、[テンプレートとして保存] をクリックできます。
[処理の開始] をクリックします。どのタスクも割り当てられていない、または納期がない場合は、エラーメッセージが表示されます。そうでなければ、処理状況は計画から有効に変更され、処理が開始した旨を通知する自動 E-mail メッセージが処理の所有者へ送られます。自動 E-mail メッセージは処理中のタスクを割り当てられた全従業員に送られ、割り当てられたタスクとそのタスクの納期について通知します。
割り当てられた従業員が自分のタスクを完了しながら処理の進捗を監視します。任意の添付文書が正しく完了されるのを確認でき、ユーザからの添付メモを見ることができます。タスクの隣にある[確認]リンクをクリックすると、必要に応じて受託者へタスクの完了を促します。

注: もし処理の所有者以外の誰かが処理を変更すると、自動 E-mail メッセージが処理の所有者へ送られ、別のユーザが処理を変更したことを所有者に通知します。