プロセス管理について
タスクが割り当てられているユーザは、割り当て済みタスクが納期付きで存在する旨を通知する自動メッセージを受け取ります。[プロセス管理] フォームの [マイタスク] タブへ進み、タスクを確認して完了します。文書を添付したり、メモを追記したりできます。タスクが完了すると[、[完了済みにする] ]をクリックします。次に処理完了としてタスク状況が表示されます。もし納期までに連絡がない場合、処理の作成元の人物は、受託者へリマインダーを送付するリンクをクリックできます。
テンプレート
[プロセス管理] の [テンプレート] タブを使って、再利用可能なテンプレートまたは繰り返し処理を設定できます。たとえば、営業担当を雇い入れる際、実行する必要のある標準タスクを含むテンプレートを作成できます。そして新規営業担当の雇い入れる際はいつでも、そのテンプレートを使って数カ所のフィールドに記入し、標準タスクを割り当てしてその個別の従業員用の処理を作成します。
テンプレートに追加するタスクは、各タスクが割り当てる役割（従業員グループ）を明記します。テンプレートから処理を作成すると、そのグループの従業員のみが、タスクの[割付先]フィールドのドロップダウンリストに一覧表示されます。また、テンプレート内の各タスクに対する「オフセット日」値も設定できます。各タスクに対するオフセット日は、処理の納期に基づき、処理の結果での納期の計算に使用されます。たとえば、1 つのタスクに対して[納期オフセット]値を「 5 」日設定し全体の処理の納期を「 5 月 15 日」とする場合、そのタスクは 5 月 10 日が納期になります。
[プロセス区分]
処理またはテンプレートを設定する際、プロセス区分を指定する必要があります。プロセス区分の例は、雇用、昇進、移動、病気休暇、または退職などです。 [プロセス管理 - プロセス区分] フォームを使用して、区分を設定します。
タスク
以下これらのタスク区分が作成できます。
| タスク区分 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| To Do | 汎用タスクを実行。 | 年度末の報奨金について従業員と意見交換。 |
| フォームの完了 | リンクをクリックして特定のフォームを開き、その情報を完了します。 | その従業員を [ユーザ] フォームの販売グループに追加します。 |
| 文書の添付 | [添付文書] フォームを開くには、ボタンをクリックします。同フォームで書類を参照または添付できます。その文書は [プロセス管理] レコードと一緒に保存されます。 | 従業員の販売研修修了証をアップロードします。 |
| 文書の更新 | 文書をダウンロードして記入するには、ボタンをクリックします。次に書面を [プロセス管理] レコードに添付するにはボタンをクリックします。 | 電子 W-4 フォームをダウンロードして、従業員情報を記入、それの保存とアップロードを行います。 |
| ワークフローの開始 | 自動イベントを開始するにはボタンをクリックします。イベントのワークフローパラメタを事前に設定する必要があります。 | 新規入社連絡事項への自動 E-mail メッセージを事前に定義した一覧をユーザに送信します。メッセージの内容もまた事前に定義します。 |
[プロセス管理] でタスクを作成する場合、そのタスクを将来の処理で再利用するために保存できます。または、同一タスクを多数の処理で実行するときに、 [プロセス管理 - タスク] フォームを使用して、再利用可能なタスクを設定できます。
処理やテンプレートの範囲を削除するには、 [プロセス管理パージユーティリティ] を実行します。