Exemple : identification et recherche avec attributs

Si le workflow SyteLine est utilisé pour saisir et identifier une facture client, la facture est identifiée avec le numéro de client, le numéro de commande et le numéro de facture. Les attributs que vous pouvez utiliser comme filtres dans le widget Documents connexes dépendent de l'écran dans lequel vous êtes, et des paramètres (attributs) qui sont diffusés par cet écran.

Les écrans sont décrits ici :

  • Dans l'écran Liste factures, vous pouvez filtrer par n'importe lequel des trois attributs.
  • Dans l'écran Commandes, vous pouvez filtrer par numéro de client ou par commande.
  • Dans l'écran Clients, vous ne pouvez filtrer que par numéro de client, car c'est le seul paramètre diffusé par l'écran.

Reportez-vous à la liste des écrans et les attributs disponibles dans Capture automatique de documents et identification dans workflows.

Par contre, lorsque vous joignez manuellement un fichier dans le widget Documents connexes, les attributs que vous pouvez utiliser pour marquer le fichier dépendent également du contexte de l'écran actuellement affiché :

  • Si vous joignez le fichier à l'aide de l'écran Liste factures, vous pouvez indiquer des valeurs d'identification pour les trois attributs : numéro de facture, numéro de commande et client. Cela permet aux utilisateurs d'utiliser les trois attributs pour rechercher un document plus tard.
  • Si vous joignez le fichier à l'aide de l'écran Commandes, vous pouvez saisir des valeurs d'identification pour le numéro de client et le numéro de commande.
  • Si vous joignez le fichier avec l'écran Clients, vous pouvez identifier le fichier uniquement avec le numéro du client, car c'est le seul paramètre associé à cet écran.

Nous vous recommandons d'utiliser le formulaire qui diffuse la plupart des attributs lorsque vous joignez un fichier associé. Sinon, des utilisateurs pourraient ouvrir l'écran Liste factures pour rechercher par numéro de facture dans le widget Documents connexes d'une facture. Ils ne trouveraient pas la facture que vous avez jointe au niveau de l'écran Clients, car elle n'est identifiée qu'avec le numéro de client, pas le numéro de facture.

Vous pouvez utiliser l'application Document Management pour ajouter des valeurs pour les autres balises dans le document – dans ce cas, le numéro de facture et le numéro de commande client. Pour ce faire, vous devez extraire le document dans Document Management et modifier les attributs