Recherche et édition de données personnelles sur les personnes

Utilisez l'utilitaire confidentialité lorsqu'une personne demande que votre société fournisse des informations sur les données personnelles de cette personne.

Utilisez l'utilitaire pour rechercher des informations dans la base de données sur la personne, sur la base du nom de la personne et, le cas échéant, du pays.

Remarque : Vous devez être paramétré dans l'écran Approbateurs signature électronique afin d'imprimer les états de cet utilitaire.

Ouvrez l'écran Utilitaire de confidentialité.
Indiquez le nom de la personne et éventuellement le pays pour restreindre les résultats de recherche.
Vous pouvez indiquer une partie d'un nom pour afficher les instances contenant le nom partiel. Par exemple, si vous entrez Rob, les résultats affichent des noms tels que Robertson, Robert, Wrobinsk et Rob, lors de la recherche dans les champs de nom et de société.
Dans certains cas, par exemple des enregistrements de candidat, le pays n'est pas applicable.
Indiquez les groupes de données à rechercher dans la base de données.
Reportez-vous à la rubrique A propos de l'utilitaire de confidentialité pour plus de détails sur les types d'informations contenues dans chaque groupe.
Cliquez sur Recherche.
La grille affiche les enregistrements qui ont été trouvés. Chaque enregistrement indique le groupe de données où l'enregistrement a été trouvé et le nom qui a été trouvé. Lorsqu'elles sont disponibles, les informations sur le pays et l'adresse s'affichent pour mieux identifier la personne.
Cochez la case Sélectionner pour chaque enregistrement que vous souhaitez inclure dans l'état.
Cliquez sur Imprimer pour générer un état qui comprend tous les enregistrements sélectionnés.
Si nécessaire, la fenêtre Signature électronique requise s'affiche. Indiquez votre nom d'utilisateur et mot de passe, sélectionnez le code motif approprié pour l'impression et cliquez sur OK.
L'état est imprimé, y compris les informations privées que votre société détient pour la personne. Vous pouvez fournir cet état à la personne qui demande.
Un journal est mis à jour chaque fois que l'utilitaire est utilisé, à des fins d'audit. Vous pouvez imprimer le journal dans l'écran Enregistrements signature électronique (état).