Expurger (masquer par des X) les données personnelles pour un individu

Les utilisateurs peuvent demander à votre société d'expurger leurs informations personnelles de votre base de données. Lorsque la période de conservation légale des enregistrements de données est écoulée, vous pouvez supprimer manuellement des enregistrements de votre système et exécuter l'utilitaire de confidentialité pour masquer par des X les autres données personnelles à propos de l'individu pour qu'elles ne puissent plus être affichées.

Reportez-vous à la rubrique A propos de l'utilitaire de confidentialité pour déterminer quels enregistrements peuvent être gérés par l'utilitaire de confidentialité, et ceux qui doivent être supprimés manuellement.

Dans de nombreux zones du système, les informations utilisateur ne peuvent pas être simplement supprimées, car elles sont liées aux transactions ou aux enregistrements qui doivent être conservés à des fins d'audit et d'historique. L'utilitaire confidentialité vous permet de masquer par des X les données personnelles. Par exemple, le nom et l'adresse de la personne sont remplacés par des X dans la base de données. Les champs de date qui contiennent des données personnelles, telles qu'une date de naissance, sont définis sur une valeur nulle. Les champs clés de chaque table de base de données, tels que le fournisseur ou le numéro de client, ne sont pas masqués par des X. Pour éviter les erreurs de validation, dans les écrans Clients et Prospects, le pays n'est pas masqué par des X et le code TVA, si il a été défini à l'origine sur un code TVA externe, est effacé.

Remarque : Ces modifications ne peuvent pas être annulées après exécution de l'utilitaire.

Pour utiliser l'utilitaire confidentialité pour masquer par des X les données personnelles d'une personne :

Remarque : Vous devez être paramétré dans l'écran Approbateurs signature électronique pour masquer par des X les données dans cet utilitaire.

Ouvrez l'écran Utilitaire de confidentialité.
Indiquez le nom de la personne et éventuellement le pays pour restreindre les résultats de recherche.
Vous pouvez indiquer une partie d'un nom pour afficher les instances contenant le nom partiel. Par exemple, si vous entrez Rob, les résultats affichent des noms tels que Robertson, Robert, Wrobinsk et Rob, lors de la recherche dans les champs de nom et de société.
Dans certains cas, par exemple des enregistrements de candidat, le pays n'est pas applicable.
Indiquez les groupes de données à rechercher dans la base de données.
Reportez-vous à la rubrique A propos de l'utilitaire de confidentialité pour plus de détails sur les types d'informations contenues dans chaque groupe.
Cliquez sur Recherche.
La grille affiche les enregistrements qui ont été trouvés. Chaque enregistrement indique le groupe de données où l'enregistrement a été trouvé et le nom qui a été trouvé. Lorsqu'elles sont disponibles, les informations sur le pays et l'adresse s'affichent pour mieux identifier la personne.
Cochez la case Sélectionner pour chaque enregistrement que vous souhaitez masquer par des X.
Cliquez sur Masquer par des X pour masquer par des X les données personnelles dans tous les enregistrements sélectionnés.
Si nécessaire, la fenêtre Signature électronique requise s'affiche. Indiquez votre nom d'utilisateur et mot de passe, sélectionnez le code motif approprié pour l'impression et cliquez sur OK.
Les données personnelles sont masquées par des X.
Un journal est mis à jour chaque fois que l'utilitaire est utilisé, à des fins d'audit. Vous pouvez imprimer le journal dans l'écran Enregistrements signature électronique (état).