A propos de l'utilitaire de confidentialité

Afin de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données de l'Union européenne (RGPD UE), les responsables de traitement et les sous-traitants peuvent utiliser l'utilitaire confidentialité pour rechercher et signaler des données personnelles qui sont détenues dans le système pour une personne particulière. La personne peut vérifier l'état et demander à ce que les données soient expurgées du système. Dans ce cas, une fois que la période de conservation légale des enregistrements de données est écoulée, l'administrateur peut soit supprimer manuellement les enregistrements de votre système ou exécuter l'utilitaire de confidentialité à nouveau pour masquer les données à propos de la personne pour qu'elles ne puissent plus être visualisées. (Après masquage par des X des informations, cette action ne peut pas être annulée.)

L'utilisateur qui exécute l'utilitaire confidentialité doit être autorisé à utiliser une signature électronique. Reportez-vous à la rubrique Paramétrage de l'utilitaire confidentialité pour les signatures électroniques.

En outre, l'option Confidentialité de l'écran Enregistrement signature électronique (état) permet aux auditeurs d'afficher qui a utilisé l'utilitaire confidentialité, quand on l'a exécuté et quelle action 'on a effectué sur quels enregistrements. Cet état n'affiche pas les données personnelles de la personne.

Types d'informations privées

L'utilitaire de confidentialité recherche dans la base de données pour trouver des données personnelles, étant donné un nom et un pays spécifiques. Il est destiné à trouver des informations à propos d'une personne (employé, client, fournisseur, candidat, etc.) qui a demandé de voir ou d'expurger leurs données personnelles de votre base de données. Il n'est pas destiné à trouver des sociétés ou données de société.

Les données personnelles sont des informations qui, lorsqu'elles sont combinées avec d'autres données, peuvent être utilisées pour rendre un individu raisonnablement identifiable. Cela inclut les détails tels que le nom de la personne, la photo, l'adresse de courriel, les coordonnées bancaires ou les informations médicales.

Les enregistrements de la personne sont recherchés dans les zones suivantes de la base de données :

Les informations relatives au candidat telles que le nom, l'adresse, la formation, les références et l'expérience professionnelle
Informations consommateur
Informations client telles que le nom, l'adresse, la carte de crédit, les contrats de service/locations, les agents, le point de vente
Informations Livr directe
Informations employé telles que nom, adresse, date de naissance, comptes bancaires virement automatique, contacts en cas d'urgence, formation, préjudices corporels, expérience professionnelle, enfants et partenaires
Informations prospect
Informations contact commercial
Informations fournisseur telles que nom, adresse et agents

Politiques de conservation des données

Chaque pays, gouvernement et société peut avoir des règles spécifiques à propos des périodes de conservation des données. Il incombe à la personne qui exécute l'utilitaire de confidentialité der suivre ces règles concernant la conservation des données.

Types d'informations qui ne sont pas couverts par l'utilitaire de confidentialité

Les données de certaines zones de l'application ne sont pas recherchées, ou masquées par des X, par l'utilitaire de confidentialité. Il vous incombe de gérer les informations suivantes comme requis pour les raisons de confidentialité et de documenter votre processus de gestion des informations suivantes :

Trace d'audit : Si vous avez activé les traces d'audit qui contiennent des modifications de noms ou d'informations personnelles, vous devez vous assurer que ces traces d'audit sont supprimées. Les utilitaires de purge sont disponibles pour les traces d'audit et vous pouvez activer ou désactiver les traces d'audit.
BODs: Les données personnelles des documents d'objet métier (BOD) dans les écrans Boîte réception ou envoi documents de réplication ne sont pas recherchées. C'est à vous de purger ces données.
Interactions client, prospect et fournisseur : Ces données ne sont pas traitées par cet utilitaire. Vous devez déterminer quelles informations contenues dans ces interactions sont privées et les gérer en conséquence.
Contacts : Les informations de contact sur les écrans de transaction tels que Commandes client ou Ordres d'achat ne sont pas incluses dans cet utilitaire. Vous devez les purger.
Logiciel tiers : C'est à vous de documenter et d'informer une tierce partie (tel que EDI, interface de taxation, institutions EFT) à laquelle vous envoyez des données personnelles.
TEU : Si un champ Table étendue utilisateur contient des informations personnelles, vous devez purger ces informations.
Signatures électroniques : Si une description de signature électronique inclut un nom d'utilisateur, il n'est pas inclus dans l'état ou le traitement de l'utilitaire de confidentialité.
Images : Si la base de données contient une image d'employé, l'utilitaire supprime le lien à l'image lorsque le masquage par des X est effectué. Toutefois, vous devez supprimer l'image du serveur.
Utilisateurs : Les enregistrements de l'écran Utilisateurs ne sont pas inclus dans l'utilitaire. Vous devez purger ces données.
Formats de données lisibles par machine : Si vous avez exporté des données d'écrans dans Excel ou enregistré celles-ci comme fichiers XML ou .csv, vous devez modifier ou supprimer les données de ces fichiers commerequis.