Création et traitement des événements jalon du projet

Il existe trois types d'événements de jalon de projet que vous pouvez utiliser : Projet, Événement réalisation tâche et Événement obligation performance. Créez et gérez des notifications pour ces événements ainsi que pour la satisfaction des obligations de performance, en procédant comme suit :

  1. Dans l'écran Publications, assurez-vous que les utilisateurs pertinents sont abonnés aux publications Alerte achèvement projet, Alerte achèvement tâche projet et Alerte achèvement obligation projet.
  2. Dans l'écran Codes coût groupe obligation projet, indiquez les groupes d'obligations et leurs codes de coût associés. Lorsqu'un groupe a été affecté à un événement d'obligation de performances, il ne peut plus être supprimé.
  3. Ouvrez l'écran Événements jalon du projet.
  4. Indiquez les informations suivantes dans le groupe de champs Projet :
    Projet
    Sélectionnez le projet.
    Activer jalon pour achèvement projet
    Sélectionnez ce champ pour activer les notifications pour tous les utilisateurs abonnés à la publication Alerte d'achèvement du projet, ainsi que pour tous les utilisateurs supplémentaires indiqués dans le champ Notification utilisateur.
  5. Indiquez les informations suivantes dans le groupe de champs Événement réalisation tâche :
    Activer jalon pour achèvement tâche
    Sélectionnez ce champ pour activer les notifications pour tous les utilisateurs abonnés à la publication Alerte achèvement tâche projet ainsi que pour tout autre utilisateur indiqué dans le champ Nom utilisateur.
    Tâche
    Assurez-vous que la liste des tâches est correcte et terminée. Des corrections ou des ajouts peuvent être effectués dans l'écran Tâches projet.
    Activer jalon pour achèvement tâche
    Sélectionnez ce champ pour activer les notifications indiquant que cette tâche spécifique est terminée. Les notifications seront définies pour tous les utilisateurs abonnés à la publication Alerte achèvement tâche projet ainsi que pour tout autre utilisateur indiqué dans le champ Nom utilisateur.
  6. Pour chaque obligation de performance, indiquez les informations suivantes dans le groupe de champs Événement d'obligation de performances :
    Activer jalon pour obligation performance
    Sélectionnez ce champ pour activer les notifications pour tous les utilisateurs abonnés à la publication Alerte achèvement obligation projet ainsi que tout autre utilisateur indiqué dans le champ Nom utilisateur.
    Facturation
    Sélectionnez ce champ pour indiquer qu'un jalon de facturation doit être créé et traité avant que le champ Traité soit sélectionné, ce qui indique que cet événement d'obligation est achevé.
    Obligation
    Sélectionnez le type de coût de l'obligation. Choisissez Main-d'œuvre, Composant, Autre ou Tous.
    Groupe obligations
    Sélectionnez l'un des groupes d'obligation que vous avez créés à l'étape 2. Laissez ce champ vide pour appliquer l'événement à tous les groupes d'obligation.
    Jalon projet
    Indiquez le type de jalon. Choisissez soit Coût, Heures, Pourcentage achevé ou Temps écoulé. Si vous sélectionnez Temps écoulé, le système vous invite à créer une tâche d'arrière-plan. Cette tâche d'arrière-plan sera utilisée pour déclencher l'événement, plutôt que le montant du seuil de jalon suivant que les autres types de jalon utilisent. Si vous ne créez pas de tâche d'arrière-plan, la sélection Jalon projet passera de Temps écoulé à Coût.
    Récurrent
    Sélectionnez ce champ si les seuils d'événement futurs de ce type seront toujours identiques. Lorsque chaque événement récurrent est terminé, un nouvel événement est créé automatiquement avec le même seuil. Ce champ est désactivé lorsque Jalon projet est Temps écoulé.
    Seuil jalon
    Le respect ou le dépassement de la valeur indiquée ici crée une alerte de jalon, qui indique qu'un jalon de facture peut être créé et traité. Ce champ est désactivé lorsque Jalon projet est Temps écoulé.
    Tâche projet
    Sélectionnez la tâche de projet à laquelle associer cette obligation ou laissez ce champ vide pour éviter de l'associer à une tâche de projet spécifique.
  7. Lorsque toutes les séquences ont été créées, cliquez sur Enregistrer. Le système calcule le montant du seuil de jalon suivant pour la séquence initiale de chaque type Jalon projet, à l'exception de Temps écoulé, qui utilise une tâche d'arrière-plan pour contrôler le déclenchement d'événement. Toutefois, pour les événements marqués comme Récurrent, le système crée un nouvel événement d'obligation avec les mêmes informations et calcule le seuil pour cet événement.
  8. Si vous avez ajouté ou supprimé des codes coût de projet, cliquez sur le bouton Recalculer obligations pour recalculer les totaux cumulés et les montants programmés suivants. Vous pouvez également effectuer cette tâche dans l'écran Codes coût groupe obligation projet. Cette étape n'est nécessaire que si des transactions de projet ou d'OF ont eu lieu. Nous vous recommandons de terminer toutes vos modifications avant de cliquer sur ce bouton.
  9. Après déclenchement d'un événement, si le champ Facturation est sélectionné, le système attend le traitement d'un jalon de facturation avant de marquer l'événement comme traité. Si le champ Facturation n'est pas sélectionné, le système marque immédiatement l'événement comme traité.
  10. Le système recherche la séquence d'événement suivante ayant les mêmes obligation, groupe obligations, jalon projet et tâche de projet, puis calcule le montant du seuil de jalon suivant. Si l'événement est récurrent, le système crée une nouvelle séquence, puis y copie les informations de la séquence récurrente.