Recherche et édition de données personnelles sur les personnes

Utilisez l'utilitaire de confidentialité lorsqu'une personne demande à votre société de lui fournir des informations sur les données personnelles qu'elle détient à son sujet.

Utilisez l'utilitaire pour rechercher des informations dans la base de données sur la personne, sur la base du nom de la personne et, le cas échéant, de son pays.

Remarque : Vous devez être désigné dans l'écran Approbateurs signature électronique pour pouvoir imprimer des rapports à partir de cet utilitaire.

Ouvrez l'écran Utilitaire de confidentialité.
Indiquez le nom de la personne et éventuellement le pays pour restreindre les résultats de recherche.
Vous pouvez indiquer une partie d'un nom pour afficher les occurrences contenant le nom partiel. Par exemple, si vous entrez Rob, les résultats affichent des noms tels que Robertson, Robert, Wrobinsk et Rob lors de la recherche dans les champs de nom et de société.
Dans certains cas, par exemple dans les enregistrements de candidat, le pays ne peut être utilisé.
Indiquez les groupes de données qui doivent faire l'objet de la recherche dans la base de données.
Reportez-vous à la rubrique À propos de l'utilitaire de confidentialité pour plus de détails sur les types d'informations contenues dans chaque groupe.
Cliquez sur Recherche.
La grille affiche les enregistrements retournés. Chaque enregistrement indique le groupe de données où l'enregistrement a été trouvé et le nom qui a été trouvé. Lorsqu'elles sont disponibles, les informations sur le pays et l'adresse s'affichent pour mieux identifier la personne.
Cochez la case Sélectionner pour chaque enregistrement que vous souhaitez inclure dans l'état.
Cliquez sur Imprimer pour générer un état qui comprend tous les enregistrements sélectionnés.
Si nécessaire, la fenêtre Signature électronique requise s'affiche. Indiquez votre nom d'utilisateur et mot de passe, sélectionnez le code motif approprié pour l'impression et cliquez sur OK.
L'état est imprimé, y compris les informations privées que votre société détient sur la personne. Vous pouvez fournir cet état à la personne qui en a fait la demande.
Un journal est mis à jour chaque fois que l'utilitaire est utilisé, à des fins d'audit. Vous pouvez imprimer le journal à partir de l'écran Enregistrements signature électronique (état).