Expurger (masquer par des X) les données personnelles pour un individu

Les utilisateurs peuvent demander à votre société d'expurger leurs informations personnelles de votre base de données. Lorsque la période de conservation légale des enregistrements de données est écoulée, vous pouvez supprimer manuellement certains enregistrements de votre système et exécuter l'utilitaire de confidentialité pour masquer par des X les autres données personnelles à propos de l'individu pour qu'elles ne puissent plus être consultées.

Reportez-vous à la rubrique À propos de l'utilitaire de confidentialité pour déterminer quels enregistrements peuvent être gérés par l'utilitaire de confidentialité, et quels sont ceux qui doivent être supprimés manuellement.

Dans de nombreux zones du système, les informations utilisateur ne peuvent pas être simplement supprimées, car elles sont liées aux transactions ou aux enregistrements qui doivent être conservés à des fins d'audit et d'historique. L'utilitaire de confidentialité vous permet de masquer par des X les données personnelles. Par exemple, le nom et l'adresse de la personne sont remplacés par des X dans la base de données. Les champs de date qui contiennent des données personnelles, telles qu'une date de naissance, sont ramenés à une valeur nulle. Les champs de clés de chaque table de base de données, tels que le fournisseur ou le numéro de client, ne sont pas masqués par des X. Pour éviter les erreurs de validation, dans les écrans Clients et Clients potentiels, le pays n'est pas masqué par des X et le code taxe, si il a été défini à l'origine comme un code taxe externe, est effacé.

Remarque : Ces modifications ne peuvent pas être annulées après exécution de l'utilitaire.

Pour utiliser l'utilitaire de confidentialité pour masquer par des X les données personnelles d'une personne :

Remarque : Vous devez avoir une configuration dans l'écran Approbateurs signature électronique afin de pouvoir masquer les données par des X dans cet utilitaire.

Ouvrez l'écran Utilitaire de confidentialité.
Indiquez le nom de la personne et éventuellement le pays pour restreindre les résultats de recherche.
Vous pouvez indiquer une partie d'un nom pour afficher les occurrences contenant le nom partiel. Par exemple, si vous entrez Rob, les résultats affichent des noms tels que Robertson, Robert, Wrobinsk et Rob lors de la recherche dans les champs de nom et de société.
Dans certains cas, par exemple dans les enregistrements de candidat, le pays ne peut être utilisé.
Indiquez les groupes de données qui doivent faire l'objet de la recherche dans la base de données.
Reportez-vous à la rubrique À propos de l'utilitaire de confidentialité pour plus de détails sur les types d'informations contenues dans chaque groupe.
Cliquez sur Recherche.
La grille affiche les enregistrements retournés. Chaque enregistrement indique le groupe de données où l'enregistrement a été trouvé et le nom qui a été trouvé. Lorsqu'elles sont disponibles, les informations sur le pays et l'adresse s'affichent pour mieux identifier la personne.
Cochez la case Sélectionner pour chaque enregistrement que vous souhaitez masquer par des X.
Cliquez sur Masquer par des X pour masquer les données personnelles dans tous les enregistrements sélectionnés.
Si nécessaire, la fenêtre Signature électronique requise s'affiche. Indiquez votre nom d'utilisateur et mot de passe, sélectionnez le code motif approprié pour l'impression et cliquez sur OK.
Les données personnelles sont masquées par des X.
Un journal est mis à jour chaque fois que l'utilitaire est utilisé, à des fins d'audit. Vous pouvez imprimer le journal à partir de l'écran Enregistrements signature électronique (état).