Aperçu Audit

Cette rubrique fournit une vue d'ensemble des processus d'audit.

Le système offre plusieurs méthodes d'audit :

Audit des événements : Chaque fois qu'un événement spécifié (par exemple, l'ouverture d'un écran par un utilisateur) se produit, un message est enregistré dans le journal d'audit (trace). Vous pouvez activer ou désactiver cet audit et vous pouvez personnaliser les types d'événements qui sont enregistrés.
Audit de transactions : Chaque fois que certains types de transaction sont enregistrés, le système enregistre automatiquement les informations correspondantes dans des fichiers qui peuvent généralement être imprimés sous la forme d'états.
Audit de projets : Vous pouvez activer l'audit pour le module Projet et suivre les jalons via l'onglet Trace présent dans plusieurs écrans.

Remarque : Il est fortement recommandé de n'activer la journalisation d'audit que pour procéder à une vérification précise, et uniquement pour une période limitée. Le traitement de la trace d'audit est extensif et complexe. Lorsqu'il est activé, les performances du système sont réduites et un grand nombre d'enregistrements sont créés dans le journal.

Transact. composants

Les enregistrements de transaction de composant sont utilisés pour effectuer l'audit des transactions de composants. Les transactions de composants sont créées lorsque vous effectuez les tâches suivantes :

sortez un article vers un OF ou sortez un article du magasin à partir d'un OF
terminez un OF
commencez un OF
transférez un article vers l'opération suivante dans un OF
expédiez ou retournez des commandes client
recevez ou retournez des ordres d'achat
modifiez la quantité en stock ou le coût d'un article
transférez une quantité
ajoutez un nouvel emplacement

Vous pouvez imprimer ce journal d'audit via l'écran Transact composant (état).

Utilisez l'utilitaire Suppr Transact composant (util) pour supprimer la plupart des types de transactions de stock, sauf les transactions de calcul des coûts de fin de période. Les transactions de calcul des coûts de fin de période incluent les transactions de production Juste-A-Temps (JAT), les transactions d'articles achevés sur programmes répétitifs, les transactions de rebut de programmes répétitifs, les transactions de M-O sur centre de charge, les transactions en heures machine sur centre de charge et les transactions de composant sur centre de charge. Vous pouvez exécuter l'utilitaire Suppr Trans. Ct revient fin période (util) pour supprimer les transactions de calcul des coûts de fin de période.

Attention :

Veillez à exécuter l'utilitaire Transact composant avant de supprimer des transactions de stock afin de préserver les traces. Si une transaction de composant est supprimée, les références à cette transaction dans les enregistrements GL ou journal seront supprimées. Si vous essayez de consulter les détails relatifs à l'enregistrement supprimé de la transaction de composant dans la comptabilité ou un journal, le système affiche un message indiquant que cet enregistrement n'est pas disponible.

Transactions d'inventaire

Avant d'enregistrer les inventaires tournants, exécutez l'utilitaire Ecart Inventaire (état) pour obtenir une trace des éventuels écarts rencontrés par rapport aux quantités d'origine.

Avant d'exécuter l'utilitaire Enreg Inventaire physique pour enregistrer les quantités dans le champ Quantité en stock, il est recommandé d'exécuter l'utilitaire Pré-ajustements stocks (état) pour générer une trace permettant de détecter les écarts de comptage.

Utilisez l'utilitaire Purger Enreg. inventaire physique pour supprimer le contenu des fichiers d'inventaire physique une fois que l'ensemble de l'inventaire physique a été approuvé et enregistré et que les auditeurs ont analysé et approuvé les résultats. Cette option a pour objet de libérer de l'espace disque occupé par le fichier d'inventaire physique. Bien que le contenu du fichier soit effacé, un fichier trace de l'enregistrement d'inventaire physique reste disponible. Le fichier Article/entrepôt contient les champs suivants à titre d'information : Quantité inventaire physique (quantité comptée) et Date inventaire physique (date de l'enregistrement).

Transactions de main-d'œuvre et de fabrication

Les enregistrements de transaction d'OF sont utilisés pour effectuer l'audit des transactions de main-d'œuvre (ordre de fabrication, programme répétitif, JAT et centre de charge). Vous introduisez manuellement ces enregistrements dans le fichier jobtran et utilisez la fonction d'enregistrement des transactions de M-O sur OF pour les enregistrer. Veillez à exécuter l'état Trans d'OF (état) avant de supprimer des transactions d'OF afin de préserver la trace. Ce type d'enregistrement ne peut être supprimé qu'à l'aide de l'utilitaire Suppr Trans d'OF (util).

Transactions de facturation

Avant d'enregistrer des factures, des notes de débit et des notes de crédit via l'écran Enreg Factures client, imprimez l'état Trans de factures (état) qui servira à tracer les enregistrements.

Transactions financières

Exécutez l’utilitaire Purger Effets client pour supprimer les effets supprimés, payés et annulés. Il génère un registre des effets purgés qui sert de trace.

Avant d'enregistrer des transactions de pièces comptables et d'ajustements CF, imprimez l'état Pièces cpt non enreg (état) qui servira de trace.

Avant d'exécuter l'utilitaire Enreg Journaux en masse ou Enreg Journal pour enregistrer des transactions d'un ou de plusieurs journaux dans la comptabilité, imprimez l'état Trans de journal (état) qui permettra de tracer les enregistrements. De plus, avant d'exécuter l'utilitaire Compression Journal pour réduire le nombre de transactions d'un journal, vous devez imprimer l'état Transactions de journal (état).

Transactions de virement automatique

Dans l'écran Virements fourn auto, entrez le numéro de compte de Comptabilité générale qui sera crédité et débité chaque fois qu'un virement automatique sera enregistré pour un employé qui utilise cette banque. Ce compte met à jour un fichier trace des virements automatiques adressés à la banque.

Audit de projets

Lorsque vous définissez les paramètres projet pour les jalons de chiffre d'affaires et les jalons de facturation, vous pouvez activer l'audit. Les informations d'audit s'affichent alors sous l'onglet Trace des écrans Jalons CA, Jalons CA devis projet et Jalons facturation.