Aperçu des fonctions multisites

À propos des sites et entités

Au niveau de la logique du système, un site désigne tout endroit dans lequel un travail est accompli. Par conséquent, un "site" peut être un siège social, une usine ou un centre de distribution, ou encore un société nécessitant des états financiers.

Les sites dépendent éventuellement d'unités financières appelées entités. Une "entité" a sa propre devise, son plan comptable et peut produire des états financiers. A des fins de reporting financier, vous pouvez désigner des sites comme étant dépendants d'une entité. Les sites ne peuvent dépendre que d'une seule entité et ils doivent avoir des caractéristiques en commun avec cette entité comme le formatage des comptes, les numéros de compte et la devise (locale) de base.

Un site est initialement défini, et d'autres sites et entités sont ajoutés au moyen de l'écran Gestion de site. Des informations supplémentaires sur chaque site et entité peuvent être indiquées dans l'écran Sites/Entités. Ces informations incluent l'Intranet utilisé par le site ou l'entité ainsi que tous les sites liés. Des Règles de réplication peuvent être paramétrées pour transférer des données d'un site à l'autre ou des sites principaux peuvent être spécifiés en tant que sites chargés de la maintenance des données de plusieurs sites.

Des groupes de sites peuvent également être définis de façon à combiner des données pour des sites exécutant des fonctions liées (par exemple, génération des paiements CC ou fabrication de sous-composants). Les sites faisant partie d'un groupe ne sont pas tenus de rendre des comptes à la même entité mais ils doivent partager les informations appropriées au travers de la réplication des données.

Vous pouvez rajouter des sites ultérieurement en fonction de l'évolution de votre situation. Vous pouvez aussi créer de nouvelles entités, ajouter un nouveau site à une entité existante et/ou déplacer des sites d'une entité à l'autre.

Liens hiérarchiques

Une entité principale peut avoir des entités enfants (pour la consolidation des états financiers à différents niveaux) et chacune de ces entités peut avoir des sites enfants. Chaque site peut contenir plusieurs entrepôts et chaque entrepôt peut contenir plusieurs emplacements d'articles pour le stockage des articles.

Ce graphique montre la relation hiérarchique entre les éléments constitutifs d'une société.

Ici, les sites A, B et C sont regroupés pour former l'Entité 1. Il y a deux entrepôts sous le site A : Principal et Dist. Il y a trois emplacements dans l'entrepôt principal : RAW1, FG2, et INS3.

Transfert des composants entre les sites

Il y a deux façons différentes de déplacer ou transférer des composants ou des articles entre des sites CloudSuite Industrial :

• Déplacements de quantités multisites - Utilisez l'écran Déplacements de quantités multisites pour effectuer des déplacements de stock simples et rapides dans le cas de sortie de stock au niveau d'un site et de réception de stock au niveau d'un autre site. Un déplacement de quantités multi-site n'exige aucune tâche administrative et ne prend en compte aucun temps de transport.
• L'ordre de transfert - Les ordres de transfert servent à planifier et à contrôler le mouvement et la disponibilité des stocks. Lorsqu'un ordre de transfert demande que des composants soient transférés du site d'expédition vers le site de destination, le site d'expédition doit être au courant de cet ordre de transfert. Si les composants sont transférés du site d'expédition vers le site de destination, le site de destination doit être au courant de cet ordre de transfert. Une fois que l'ordre de transfert est entré dans un site, le système crée automatiquement un enregistrement complémentaire dans l'autre site. En plus de la visibilité en cours de transfert, les ordres de transfert offrent les options suivantes :
  • Frais d'approche
  • Références croisées entre ordres de fabrication, ordres d'achat et commandes client
  • Possibilité pour le site d'expédition d'utiliser des codes de prix.
  • Formalités administratives d'expédition et factures pro-forma
  • Devises multiples

Aussi bien les déplacements de quantités multi-site que les ordres de transfert prennent en charge l'utilisation de lots et de numéros de série.

Codes prix

Le code de prix détermine les coûts utilisés dans les déplacements de quantités multi-site ou les ordres de transfert. Vous pouvez définir des codes de prix pour les sites qui dépendent d'entités différentes. Si les deux sites dépendent de la même entité, les codes de prix ne sont pas utilisés.

Comptes

La comptabilisation des transferts multi-site permet d'automatiser les transactions et les consolidations financières entre sociétés. Le système permet de paramétrer les éliminations de profit/coût et offre un suivi comptable distinct des profits, coûts, comptes clients, comptes fournisseurs, ventes et coûts de ventes entre société.

Il convient de définir des comptes afin d'établir des relations entre sites et des numéros de compte par défaut permettant d'enregistrer les transactions financières inter-entité. Lorsque vous initiez un transfert entre des sites, les coûts et numéros de compte utilisés par défaut pour la transaction sont extraits de l'écran Inter-site (param) et se rapportent au site qu a initié la transaction.

CBN et APS multi-site

CloudSuite Industrial peut répliquer des ordres de transfert entre sites distants. Lorsque CBN ou APS crée des ordres de transfert d'approvisionnement planifiés pour des composants fournis par des sites d'approvisionnement distants, l'ordre de transfert planifié est répliqué vers le site d'approvisionnement sous la forme d'un ordre de transfert de demande planifié.

Demandes et sites fournisseur source

Si vous avez des sites fournisseur et source distincts, avec un site prenant les commandes clients et gérant les PO tandis que l'autre site se charge de ces commandes via une commande entrante, vous pouvez établir une relation entre les sites pour automatiser le traitement de la transaction. Ce processus est similaire aux ordres de transfert, mais se réalise entre des entités séparées sur le plan fiscal, de sorte que les fonds physiques sont déplacés par la facturation et la création de pièces comptables. En automatisant le processus, vous pouvez éliminer certaines saisies manuelles nécessaires et veiller à ce que l'OA et la CC restent synchronisés.

Inter-site (param)

L'écran Inter-site (param) doit être renseigné avant l'exécution de toute activité CF, CC ou de transfert multi-site. Ces paramètres établissent la relation entre les sites (« inter » ou « intra ») et identifient les numéros de compte à utiliser lors des transactions entre les entreprises. Si vos sites sont paramétrés pour répliquer les données d'administration de site, vous pouvez entrer ces paramètres dans un site et tous les autres seront automatiquement mis à jour.

Entrée de commandes centralisée et décentralisée

Si vous désirez que vos sites partagent des données sur les commandes clients, vous devez définir des règles de réplication "Entrée de commandes centralisée" entre les sites. Ceci permet :

• Une entrée centralisée des commandes lorsque pour une entreprise la passation des commandes, les paiements CC et/ou la tarification peuvent être gérés au niveau d'un même site.
• ou une entrée décentralisée des commandes lorsque chaque site peut générer ses propres commandes.

Pour décider si vous devez mettre en place une saisie centralisée des commandes, tenez compte de l'endroit où sont reconnus les coûts des ventes et les revenus. Dans le cadre d'une saisie centralisée des commandes, le site d'expédition supporte le coûts et encaisse les revenus.

L'expédition d'une commande peut s'étendre sur plusieurs sites : les lignes 1 à 3 sont expédiées à partir du site A et les lignes 4 à 6, à partir du site B. Les tâches d'expédition et de facturation doivent être effectuées au niveau de chaque site d'expédition.

Notes à propos des commandes clients multi-site :

• Chaque site peut vérifier le crédit et le stock des autres sites.
• Les séquences des factures, des notes de crédit et des notes de débit peuvent être utilisées pour facilement distinguer les transactions CC de chaque site.
• Vous pouvez utiliser l'écran Disponibilité article pour vérifier les niveaux de stock d'un site à l'autre. (Il utilise l'ID du groupe de sites)
• Aussi bien les activités d'expédition que de facturation doivent avoir lieu dans le site d'expédition. Dans un environnement multi-site, la facturation est effectuée par chaque site individuel. Le site d'origine ne facture que les lignes de commandes expédiées depuis son site. Les autres sites d'expédition ne factureront localement que leurs lignes de commande. Dans le système d'entrée de commandes centralisée, si le site d'origine n'a pas de stock, la facturation n'est effectuée que par les sites d'expédition et non par le site d'origine. Toutefois, si vous avez établi une réplication du générateur de factures entre les sites, les utilisateurs peuvent créer et enregistrer des factures sur un site pour des articles partant de ce site et d'autres sites, via l'écran Enregistrement Factures multi-site.
• Vous pouvez effectuer des imputations de trésorerie CC de manière centralisée à condition que les sites partagés utilisent la même devise de base. (Pour pouvoir effectuer des imputations de trésorerie de manière centralisée, des règles de réplication CC doivent être définies entre les sites)
• Un site peut effectuer un paiement pour une commande émise par un autre site qui dépend de la même entité et à condition que les données nécessaires aient été répliquées entre ces deux sites. Toutefois, vous ne pouvez pas générer un nouveau paiement par effet et l'imputer à plusieurs factures parce que lorsqu'une facture est générée pour un client payant par effet, le système crée un enregistrement d'effet. Il existe une relation un à un (spécifique à un site) avec une facture et un effet.
• Pour extraire tous les prix d'article par défaut pour les lignes de la commande client provenant du site émetteur de cette commande, sélectionnez "Prix du site d'origine" dans l'écran Commandes (param). (Si ce champ n'est pas sélectionné, le système utilisera la tarification par défaut du site expéditeur de la ligne de commande sélectionnée.)
• Vous pouvez utiliser des préfixes pour vous assurer que les commandes sont uniques pour chaque site.
• Si vous avez un système multisite avec saisie de commandes centralisée CCI, les utilisateurs ayant une licence Interface carte de crédit peuvent saisir et valider des informations de carte de crédit à partir d'un site centralisé, puis débiter plus tard la carte à partir d'un site d'expédition différent où la facture est générée. Pour plus d'informations, reportez-vous au manuel Credit Card Interface Configuration Guide.

Fonctions pour lesquelles les données sur l'entité ne sont pas disponibles

De nombreux écrans du système incluent une champ « Site » qui vous permet de sélectionner un site. Dans certains cas, les sites et les entités sont tous deux répertoriés ; toutefois, si les données de l'écran ne sont pas applicables aux entités, seuls les sites sont répertoriés.