Paramétrage d'un processus à l'aide du gestionnaire de traitement

Pour paramétrer un processus qui se rapporte à un utilisateur spécifique et un ensemble de tâches :

  1. Ouvrez l'écran Gestionnaire traitmnt.
  2. Cliquez sur le bouton Processus.
  3. Cliquez sur Ajout nouv.
  4. Spécifiez le type de processus à utiliser avec le nouveau processus ou modèle. Les types de processus sont définis sur l'écran Gestionnaire traitement - Types traitement.
  5. Facultativement, sélectionnez un modèle existant pour remplir certaines des informations et ajouter des tâches générales pour le processus. Sinon, cliquez sur Créer nouv. pour créer un traitement sans modèle.
  6. Spécifiez un nom pour le nouveau processus.
  7. Spécifiez des informations facultatives sur le processus telles que le poste, la division ou la section auquel il s'applique.
  8. Spécifiez l'employé auquel ce processus s'applique.
  9. Spécifiez la date à laquelle ce processus est échu ; c'est à dire, quand toutes les tâches doivent être terminées.
  10. Cliquez sur Enrgt.
    Remarque :  Si vous utilisez un modèle, les tâches réutilisables à partir du modèle sont mises à jour. Les dates d'échéance de tâches sont calculées sur la base de la date d'échéance du processus moins les valeurs Chevmt échéance des tâches réutilisables. Si vous modifiez la date d'échéance pour un processus enregistré, les dates d'échéance de la tâche ne sont pas recalculées.

    Les valeurs Affecter à sont déterminées sur la base du poste défini dans la tâche réutilisable. Si un seul employé est affecté à ce poste, l'employé est affecté à la tâche. Si plusieurs employés sont affectés à ce poste, une liste déroulante de ces employés est générée pour vous permettre de sélectionner un employé spécifique lorsque vous modifiez la tâche.

  11. Ajoutez ou modifiez toutes les tâches qui sont spécifiques à ce processus, et assignez des tâches à des employés spécifiques :

    Vous devez spécifier une date d'échéance et la personne affectée pour chaque tâche. Dans certains cas, ces valeurs peuvent être prises par défaut comme décrit dans la note ci-dessus.

  12. Cliquez sur Enregistrer à nouveau pour enregistrer le processus. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer comme modèle si vous souhaitez réutiliser ce processus et ses tâches plus tard.
  13. Cliquez sur Initier processus. Si les tâches ne sont pas affectées ou ne disposent pas des dates d'échéance, un message d'erreur est affiché. Sinon, le statut du processus est modifié de Prévu à Actif, et un courriel automatisé est envoyé pour informer le gestionnaire du processus que le processus a été lancé. Des courriels automatisés sont envoyés à tous les employés qui sont affectés à des tâches dans le processus, afin de les informer sur les tâches qui leur sont attribuées et sur les dates d'échéance de ces tâches.
  14. Surveillez la progression du processus au fur et à mesure que les employés affectés accomplissent leurs tâches. Vérifiez que les documents joints sont remplis correctement et affichez les notes jointes des utilisateurs. Rappelez aux personnes affectées d'effectuer des tâches selon les besoins, en cliquant sur le lien Rappeler à côté de la tâche.
Remarque :  Si un utilisateur autre que le gestionnaire d'un processus enregistre des modifications au processus, un courriel automatisé est envoyé au gestionnaire du processus pour l'informer qu'un autre utilisateur a modifié le processus.
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