Ajout d'un contrat

Suivez les étapes suivantes pour créer un nouveau contrat :

  1. Dans l'écran Contrats service, désactivez le filtre actif et sélectionnez Actions > Nouveau .
  2. Indiquez les informations suivantes :
    Contrat
    Indiquez un code alphanumérique pour le contrat. Facultativement, laissez le champ vide pour que le système génère le numéro disponible suivant.
    Type de SAV
    Sélectionnez un type de service, qui représente le type de contrat vendu à un client. Les codes disponibles sont paramétrés et mis à jour via l'écran Types de service contractuel.
    Client
    Sélectionnez un client pour le contrat.
    Expd. à
    Pour modifier l'emplacement par défaut, sélectionnez un emplacement expédier à.
    Statut (contrat)
    Le statut est automatiquement défini sur Ouvert.

    Les codes disponibles sont paramétrés et mis à jour dans l'écran Statuts de contrat.

    Représentants
    Le représentant associé à l'OS ou contrat s'affiche. Vous pouvez sélectionner un représentant différent.
    Fréq. facturation
    La fréquence du cycle de facturation s'affiche. Vous pouvez sélectionner une fréquence différente.
    Type fcturat
    Pour la facturation fixe, le prix contrat est basé sur le total entré manuellement. Pour la facturation calculée, le prix du contrat est basé sur les taux et les périodes de temps paramétrés entre les cycles de facturation.

    Le type de facturation par défaut sélectionné sur l'écran Service (param) est affiché. Facultativement, sélectionnez l'autre option.

    OA client
    Indiquez l'ordre d'achat client qui concerne le contrat ou la ligne de contrat.
    Date début/fin

    La date début est définie sur la date actuelle. Si vous connaissez la date à laquelle le contrat prend fin, sélectionnez cette date dans le champ Date fin.

    Fact. jusqu'au
    Sélectionnez la date jusqu'à laquelle le contrat ou ligne de contrat sera facturé.
  3. Facultativement, indiquez les informations suivantes sur l'onglet Général :
    Total annuel contrat fixe
    Indiquez le total du prix annuel pour un contrat fixe.
    Frs renonciation
    Indiquez un pourcentage pour les frais de renonciation du contrat. Ces frais sont ajoutés à chaque facture de contrat.
    Pro rata fin fact.
    Cochez cette case pour calculer automatiquement le montant à facturer sur la base du type de taux et du temps restant sur la ligne de contrat, pour la facturation finale du contrat.
    Date renouvell.
    Sélectionnez la date à laquelle le contrat doit être renouvelé. La facturation récurrente pour toutes les lignes de contrat utilise la date indiquée.

    Remarques :

    La case à cocher Prorata fin de facturation et la date de renouvellement agissent indépendamment. La case à cocher Prorata fin de facturation n'est utilisée qu'en cas de calcul au prorata de la fin du contrat.

    Lorsque les contrats sont calculés, la méthode de calcul au prorata pour aligner la date avec la date de renouvellement n'est pas la même que la méthode de calcul au prorata lorsqu'elle est utilisée pour calculer au prorata à la fin du contrat.

    Lors du calcul au prorata, le nombre de jours est déterminé par les heures de bureau sur l'onglet Contrat de l'écran Service (param) et les jours fériés notés dans le système.

    Dern. récept. paiement
    La date de la réception de paiement la plus récente pour le contrat s'affiche.
    Dern. traitement
    La date du traitement de paiement le plus récent pour le contrat s'affiche.
    Total à fact.
    Le total courant des frais facturés pour le contrat service ou la ligne de contrat s'affiche.
  4. L'onglet Client répertorie les informations d'adresse pour le client sélectionné dans l'en-tête. Facultativement, sélectionnez un contact client et indiquez les informations suivantes pour le contact :
    • N° tél.
    • N° fax
    • Crriel
    • Numéro permis/certificat
    • N° sécurité sociale Cette valeur peut être masquée après sauvegarde de l'enregistrement.

    Les numéros de permis, certificat et sécurité sociale sont particulièrement utiles lorsque le contrat concerne une location et que l'identité du locataire doit être vérifiée.

  5. La grille sur l'onglet Lignes affiche des informations pour chaque ligne de contrat.
  6. L'onglet Maintenance affiche des informations de maintenance par programme, articles/unités et opérations.
  7. Les informations affichées dans l'onglet Couverture sont obtenues sur la base des informations sur l'accord de niveau de service de l'écran Types de service contractuel :
    Remplacer heures bureau
    Cette case est cochée si le contrat a plus d'heures de bureau spécifiques que le type de service associé.
    Heure début/fin
    Pour chaque jour, le temps pendant lequel les articles/unités sous contrat sont couverts s'affiche. Facultativement, indiquez des heures de début et de fin différentes pour le contrat.
    Fuseau horaire
    Le fuseau horaire pour la zone de service contractuelle s'affiche.
  8. Cliquez sur Enrgt.

Utilisez les boutons suivants sur l'écran tel que décrit ici :

  • Cliquez sur Lignes de contrat pour ouvrir l'écran Lignes contrat service lié.
  • Cliquez sur Lignes d'ODS pour lancer l'écran Lignes d'ODS lié.
  • Cliquez sur Liste factures de contrat pour ouvrir l'écran Liste factures de contrat service lié.
  • Cliquez sur Modifier à côté du champ N° SS pour modifier le numéro de sécurité sociale client masqué.
  • Cliquez sur Sortie/entrée pour lancer l'écran Sortie/entrée PdV.
  • Cliquez sur Accord pour lancer l'écran modal Accord location - Contrat service.
  • Cliquez sur Programme de maintenance contractuelle pour ouvrir l'écran Programme de maintenance contrat service lié.
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