À propos des lots de factures

Voici les étapes générales pour la facturation par lots :

• Dans l'écran Clients, vous indiquez un jour borne du lot de factures pour chaque client. Cela détermine le jour du mois où toutes les factures du client depuis le dernier jour de coupure doivent être générées en tant que lot.
• Les commandes client sont créées et expédiées et les factures sont générées.
• Pour regrouper les lots de factures sur la base d'une date, utilisez l'écran Générer lot factures. Un numéro unique est affecté à chaque lot de factures.

  Les lots de factures sont générés sur la base de la date de clôture que vous indiquez dans l'écran Générer lot factures. Le jour à deux chiffres de la date de clôture sert à déterminer les factures à inclure dans le lot de factures; il doit correspondre au jour borne du lot de factures client qui a été défini dans l'écran Clients. Par exemple, le jour borne pour les clients 1, 3 et 5 est le 15 du mois. Pour les clients 4 et 6, le jour borne est le 30 du mois. Si vous générez un lot dont la date de clôture est 15/11/xx, toutes les factures, les notes de crédit et les notes de débit pour les clients 1, 3 et 5 qui n'ont pas encore été imprimées sont incluses dans le lot. Les factures pour les clients 4 et 6 ne sont pas incluses.

  Vous pouvez modifier ces règles lorsque vous générez un lot.

• Vous pouvez aussi utiliser l'écran Lots factures pour ajouter manuellement un lot, puis utiliser Détails lot factures pour indiquer les clients et factures à inclure dans le lot.

  Vous pouvez également supprimer un lot de factures non imprimées dans cet écran.

• Jusqu'à ce que le lot de factures soit imprimé, vous pouvez utiliser l'écran Lots factures pour ajouter ou supprimer des lots, et utiliser l'écran Détails lot factures pour vérifier, ajouter, supprimer ou mettre à jour les factures client et les enregistrements CC dans un lot sélectionné.
• Utilisez l'écran Lot factures (état) pour imprimer le lot de factures.

Les champs Date facture et Date échéance/règlement de l'écran Détail transactions enregistrées CC sont utilisés pendant le processus de génération et d'impression. Par exemple, si la date de facture est le 10/10/13 et que, pour une raison quelconque, elle passe à 11/10/13, la facture n'est pas prélevée dans l'exécution de génération du 20/10/13, sauf si le champ Remplacer règles création lot factureS est coché dans l'écran Générer lot factures.

Pour les paiements, la date d'échéance/de règlement est utilisée pour déterminer quand un paiement a été effectué. Si cette date est modifiée, elle affecte les calculs de facture antérieure et de paiements dans l'écran Détail lot factures et dans l'état Lot factures. Si une date d'échéance/de règlement d'un paiement est le 12/05/13 et qu'elle passe au 12/11/13, le paiement s'affiche dans les paiements de novembre et non dans les paiements de mai. Si vous effectuez une réimpression pour le mois de mai, ses valeurs seraient différentes car le paiement ne s'afficherait pas comme réglé en mai.