Définition d'une structure d'édition de consolidation

Le système vous permet de définir ou de modifier une structure hiérarchique regroupant vos entités et vos sites. Il vous est toutefois recommandé de planifier soigneusement la relation entre les entités et les sites avant d'utiliser le système. Nous vous suggérons de contacter notre groupe Services professionnels pour qu'ils vous aident dans votre implémentation.

Si vous modifiez une structure d'édition de consolidation existante, les données d'historique ne changeront pas.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Consolidation - Informations générales.

Conditions préalables :

Des règles de réplication appropriées doivent être définies entre les sites et les entités.
Les sites doivent avoir la même devise de base (locale) que l'entité à laquelle ils doivent rendre des comptes. Si un plan comptable ou des périodes comptables ont été défini(e)s au niveau d'un site, ils (elles) doivent correspondre à ceux (celles) établi(e)s au niveau de l'entité.

La procédure typique est décrite ci-après :

Connectez-vous à chaque site dont les entités de liens hiérarchiques doivent être définies ou modifiées.
Si une activité de comptabilité générale a été effectuée au niveau du site, suivez la procédure décrite ci-après. (s'il s'agit d'un nouveau site pour lequel il n'y a eu aucune activité, sautez cette étape et passez à celle d'après).
- Enregistrement de tous les journaux et consolidation de la comptabilité générale pour les transactions dans le site actuel. Exécutez l'activité Consolidation GL au niveau de chaque site pour calculer les soldes de fin relatifs à chaque numéro de compte du site et consolidez-les dans l'ancienne hiérarchie de l'entité.
- Dans la mesure où les soldes des comptes seront dans leur intégralité clôturés et transférés, tous ceux qui doivent rester dans l'ancienne structure devront être transférés manuellement dans d'autres sites via des saisies d'écritures dans les deux sites. Ces saisies d'écritures doivent être enregistrées et consolidées.
Exécutez l'utilitaire Modif Entités liens hiérarchiques (util) au niveau de chaque site que vous modifiez de façon à ce qu'il relève d'une nouvelle entité.
- Si cet utilitaire est exécuté au niveau d'un site, vous pouvez uniquement modifier l'entité de liens hiérarchiques en une entité financière qui utilise la même devise (locale) de base, le même plan comptable et les mêmes périodes comptables. Le système vérifie également si tous les comptes définis au niveau du site existent déjà au niveau de le nouvelle entité financière. Si la validation échoue, la modification n'est pas autorisée et un état détaillant les problèmes est créé.
- Si des enregistrements de plan comptable existent au niveau du site mais n'existent pas au niveau de l'entité, vous pouvez utiliser l'utilitaire Copier Plan comptable multi-site (util) pour copier le plan comptable du site dans l'entité financière.
Si aucun plan comptable ni aucune période comptable n'a été encore défini(e) au niveau du site, cet utilitaire Modif Entités liens hiérarchiques (util) les copiera de l'entité vers le site.
Si cet utilitaire est exécuté à l'un des niveaux de l'entité financière, les soldes de clôture de chaque compte de chaque site subordonné à l'entité financière sont calculés et consolidés du bas vers le haut de la hiérarchie. Ensuite, la valeur Liens hiérarchiques est modifiée. Tous les mappages de comptes hiérar. du plan comptable de l'entité doivent être corrigés pour correspondre au plan comptable de la nouvelle entité financière Liens hiérar.
Exécutez (à nouveau) Consolidation GL au niveau de chaque site/entité figurant dans la nouvelle structure. Ceci consolide les soldes de début de chaque compte dans la nouvelle hiérarchie d'entités financières.
Lorsque le processus est terminé, les références GL créées sont les suivantes :
- DEPLACEMENT SITE DE, qui contient le solde de clôture.
- DEPLACEMENT SITE VERS, qui contient le solde d'ouverture pour les nouvelles entités de liens hiérarchiques.
Remarque : Aucun état financier ne devrait être exécuté entre l'étape 3 et l'étape 4 dans la mesure où les livres de compte seront alors temporairement en situation de déséquilibre.

Notes à propos de la consolidation :

Si l'utilitaire Modif Entités liens hiérarchiques (util) est exécuté au niveau d'un site (et non d'une entité) et si ce site inclut une règle de réplication des devises partagées avec le site dont il relevait précédemment, cette règle de réplication doit être supprimée. Ensuite, une nouvelle règle de réplication des devises partagées devrait être définie entre ce site et la nouvelle entité. Régénérez les déclencheurs de réplication et exécutez Réplication manuelle (util) pour la catégorie Devise partagée.
Cela garantit que les utilisateurs au niveau du site verront les enregistrements de devise de leur nouvelle entité financière au lieu de l'ancienne.
L'utilitaire Modif Entités liens hiérarchiques (util) peut également être exécuté si un site est vendu et doit être retiré de la structure de consolidation financière. Dans ce cas, vous devriez exécuter cet utilitaire avec le champ Lien hiérarch. vide.
L'utilitaire Déf Indicateur de consolidation (util) permet de reconstituer une entité. Utilisez-le pour reconsolider les entités dont les données sont perdues, corrompues ou supprimées en raison d'un changement complet de la structure de la société.
Après avoir lancé cet utilitaire, vous devez lancer l'utilitaire Modif Entités liens hiérarchiques pour corriger la structure actuelle du site en choisissant de ne pas enregistrer les soldes de clôture. Lancez alors l'activité Consolidation GL pour effectuer une consolidation dans la nouvelle structure. Dans ce cas, on part du principe que les entités dans laquelle vous effectuez la consolidation sont nouvelles et que par conséquent elles ne contiennent aucun enregistrement GL.