Création d'écritures de journal

Pour créer des saisies d'écritures uniquement pour le journal général et pour les journaux définis par les utilisateurs, utilisez l'écran Saisie d'écritures. Cet écran ne permet pas de créer des saisies d'écritures de distribution. Les saisies pour les journaux de distribution proviennent du module correspondant (tel que CC pour le journal Dist CC, CF pour le journal Dist CF, etc.).

  1. Ouvrez l'écran Saisie d'écritures.
  2. Dans le champ Journal, sélectionnez Journal général ou le journal défini par l'utilisateur dans lequel vous souhaitez ajouter une saisie.
  3. Cliquez sur le bouton de filtre actif.
  4. Sélectionnez Actions > Nouveau.
  5. Indiquez les informations dans ces champs :
    • Séquence : Le système attribue automatiquement un numéro séquentiel qui identifie de manière unique chaque transaction, mais ce numéro peut être changé.
    • Date : Ce champ affiche la date du jour, mais vous pouvez la remplacer par la date d'enregistrement de la transaction dans la comptabilité générale. Lorsque vous enregistrez des saisies d'écritures, vous le faites pour une plage de dates.
    • Compte : Sélectionnez le numéro du compte sur lequel enregistrer le montant de la transaction. La désignation du compte s'affiche automatiquement pour référence.
    • N° d'écriture : Vous pouvez mettre à jour le préfixe ou la séquence des numéros d'écritures.
    • N° d'écrit de réf : Si vous avez besoin de référencer un numéro d'écriture ou une transaction enregistrée en GL, entrez les informations dans ces champs.
    • Code axe (1 -4) : Pour chaque segment disponible, vous pouvez sélectionner le code axe auquel s'applique la transaction.
    • Devise : Ce champ affiche la devise locale, mais vous pouvez sélectionner une autre devise pour la transaction. La devise doit être identique à celle de la banque concernée par cette transaction. Si vous indiquez une devise autre que la devise locale, vous pouvez saisir des montants de débit ou de crédit dans les champs Débit/Crédit local ou étranger. Si vous indiquez un code dans le champ Code banque, la devise de cette banque s'affiche dans ce champ et vous ne pouvez pas la modifier.
    • Code banque : Sélectionnez le code banque du compte bancaire sur lequel cette transaction va être enregistrée. Si vous procédez à un enregistrement sur un compte de caisse lié à un code banque, ce code est indiqué par défaut. Le système met automatiquement à jour les champs Devise et Taux de change pour prendre en compte les valeurs associées au code banque sélectionné.
    • Débit/Crédit local : Entrez le montant de la transaction de débit ou de crédit en devise locale. Le champ Taux de change est défini sur 1 par défaut et les champs Débit/Crédit étranger ne peuvent pas être utilisés.
    • Débit/Crédit étranger : Ces champs sont activés si une devise non locale est indiquée dans le champ Devise. Par conséquent, vous pouvez saisir le montant du débit ou du crédit de la transaction en devise étrangère si vous préférez. Le système calcule automatiquement le montant du débit/crédit équivalent en devise locale sur la base du taux de change par défaut.

      Si le montant en devise locale est indiqué et que le débit/crédit en devise étrangère correspondant est de 0,00, le système calcule automatiquement le montant du débit/crédit en devise étrangère conformément au taux de change par défaut entre les deux devises. Si le montant en devise locale est indiqué et que le débit/crédit en devise étrangère correspondant n'est pas de 0,00, le système recalcule automatiquement le taux de change en fonction du montant du débit/crédit local et du montant du débit/crédit en devise étrangère correspondant.

    • Taux (de change) : Ce champ affiche le taux de change du jour entre la devise locale et les devises étrangères. Vous ne pouvez le modifier que si vous avez sélectionné une valeur dans le champ Code banque.
    • Référence : Entrez une désignation courte pour la transaction. La référence peut être utilisée pour regrouper les transactions. Ce champ fait partie des critères de sélection pour l'état Trans de journal (état). Vous pouvez répertorier toutes les transactions avec une référence particulière. Notez que tous les débits et crédits relatifs à la même référence doivent être égaux à 0 (zéro).
    • Client/Fournisseur : Ce champ affiche le numéro du client ou du fournisseur associé à la transaction.
    • Nom : Ce champ affiche le nom associé au numéro de client ou de fournisseur.
    • Contrepartie : Cochez cette case si vous entrez une transaction de contrepartie.
  6. Sélectionnez Actions > Sauvegarder.
  7. Pour continuer à saisir des transactions jusqu'à ce que le solde de débit soit égal au solde de crédit, répétez les étapes 2 à 6.

Le menu Actions comprend les options suivantes :

  • Réinitialisation de la séquence : Modifie les numéros de séquence des transactions. Vous devez exécuter cette fonction pour ajouter une nouvelle transaction entre deux transactions consécutives.
  • Compression Journal : Comprime les transactions du journal pour chaque compte par date. La compression d'un journal réduit le nombre de transactions de ce journal, le rendant ainsi plus facile à gérer et à visualiser sur l'écran.
    Remarque : Si vous comprimez le journal, les numéros d'écriture seront supprimés.
  • Enreg Jrnl : Enregistre les transactions de journal.
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