Aperçu de la consolidation

Vous pouvez consolider les données financières provenant de différents sites afin d'établir des états au moment opportun et de procéder à des interrogations en ligne.

Entités

Dans un environnement multi-site, vous pouvez définir une hiérarchie d'entités financières dont dépendent les sites d'exploitation. Une entité financière constitue un niveau de l'entreprise, doté des caractéristiques suivantes :

ensemble complet d'états financiers,
code devise local spécifique, qui doit être partagé par les sites dépendant de l'entité, et taux de devise spécifiques, qui pourront ou non être partagés par les sites/entités dépendants,
modèle, plan et périodes comptables spécifiques, qui doivent être partagés par les sites dépendants. (Les entités dépendantes n'ont pas à partager les mêmes caractéristiques.)

Chaque entité n'autorise aucune activité stratégique en dehors de la mise à jour des périodes, des plans et des devises et l'édition d'états relatifs à la consolidation de la comptabilité générale et des budgets. Les utilisateurs de l'entité doivent tous appartenir au groupe d'autorisation par défaut Écrans Entité, ce qui les contraint à n'utiliser que des écrans de niveau entité. Ils doivent également disposer d'une licence pour le module « Entité ».

Si la catégorie Détails GL est répliquée sur l'entité à partir des sites, vous pouvez afficher ces détails jusqu'au niveau de la transaction d'origine. (Cela suppose que les autres catégories requises pour les détails au niveau des transactions soient également répliquées. La réplication de ce niveau de détails comptables et transactionnels sur l'entité ne présente généralement pas d'avantage du point de vue des performances.) Sinon, vous devrez accéder à la base de données du site spécifique pour afficher les transactions détaillées.

Pour obtenir plus d'informations sur la réplication des catégories, reportez-vous au Guide de planification multisite (Multi-Site Planning Guide).

Sites dépendant d'une entité

La majorité des opérations effectuées sur les sites qui dépendent d'une entité restent les mêmes que sur un site non dépendant, y compris les opérations financières. Si un site relève d'une entité, son plan comptable est désormais détenu par l'entité et copié à partir d'elle. Dans la copie locale du plan comptable, vous pouvez supprimer des enregistrements pour n'utiliser qu'un sous-ensemble des comptes. Le site doit utiliser la même devise locale que celle utilisée par l'entité financière dont il dépend mais il peut utiliser ses propres taux. Des programmes utilitaires de consolidation devront être exécutés au niveau des sites dépendants pour recopier les transactions de GL enregistrées et les budgets dans les bases de données des entités comprises dans la hiérarchie.

Quand un site n'est pas tenu de rendre des comptes à une entité financière, ses données financières ne sont pas prises en compte dans le processus de consolidation.

Configuration des entités et de la structure d'édition

Lorsque vous créez des bases de données système ou ajoutez des sites et des entités à une base de données, vous devez indiquer un type de site. Lorsque vous créez un site qui sera utilisé comme entité financière, indiquez un type de site d'entité.

L'entrée ou la sélection de données opérationnelles telles que les clients et fournisseurs n'est pas nécessaire pour les bases de données d'entité.

Définition de la hiérarchie

Pour définir ou modifier la hiérarchie de vos sites et entités, plusieurs outils sont disponibles :

Modif Entités liens hiérarchiques : Utilisez cet utilitaire sur le site/l'entité subordonné(e) pour indiquer l'entité de niveau immédiatement supérieur dont relève ce site/cette entité.
Copier Plan de compte multi-site : Utilisez cet utilitaire au niveau de l'entité pour copier le plan comptable dans les sites/entités dépendants.
Consolidation GL : Utilisez cet utilitaire au niveau du site/de l'entité pour consolider tous les enregistrements qui n'étaient pas déjà consolidés pour le site, et ce en remontant jusqu'à l'entité située tout en haut de la hiérarchie de reporting financier.

Remarque : D'autres étapes sont requises pour la configuration initiale d'une hiérarchie financière.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Définition d'une structure d'édition de consolidation.

Nous vous suggérons de contacter les services de conseil Infor qui vous aideront pour votre implémentation.

Il n'est pas nécessaire d'avoir une hiérarchie d'entités financières équilibrée.

Modifications apportées à la structure de reporting

Au fil du temps, des sites apparaissent alors que d'autres disparaissent et la hiérarchie des entités financières peut également évoluer. Au fur et à mesure que ces changements se produiront, les données financières consolidées historiques ne changeront pas et une structure historique reprenant le lien de dépendance entre les sites et les entités sera maintenue pour chaque période. Cela permet d'établir des états et d'effectuer des recherches sur une période précédente qui donneront les mêmes résultats même une fois que la structure aura été modifiée. Le jour où une structure de reporting est modifiée, on exécute une transaction de grande envergure pour clôturer tous les comptes des sites dépendants sélectionnés et calculer les soldes de chaque compte. Cette transaction permet d'effectuer immédiatement la moitié de la consolidation dans la structure existante en mettant à zéro les soldes des comptes concernés. Une fois que la hiérarchie a été modifiée, l'autre moitié de la consolidation est effectuée dans la nouvelle structure en créant des soldes d'ouverture pour tous les comptes. Au niveau des sites, cela n'a aucune incidence puisqu'un débit et un crédit d'un même montant est enregistré dans le même compte à la même date.

Soyez attentif aux points suivants lors de la modification de la hiérarchie de reporting :

Le états financiers édités au niveau des entités font apparaître uniquement des données pour les transactions survenues au cours de la période durant laquelle la hiérarchie était en place.
Lorsque vous modifiez les correspondances des liens hiérarchiques d'une entité, il n'existe aucun fichier de suivi historique permettant de voir quelles étaient ces correspondances auparavant.
Les transactions sont consolidées uniquement dans la structure en cours, quelle que soit la date d'entrée en vigueur de la modification de la hiérarchie ou la date de la transaction GL.

Remarque : Les sites peuvent être dépendants uniquement d'entités dont les paramètres de présentation concordent. Ceci inclut le même modèle de plan, la même devise locale, les mêmes périodes financières et le même plan comptable que celui déjà défini dans l'entité.

Devise

Les taux de change moyens sont calculés d'après les taux de change définis par site (définis par site ou par entité de niveau intermédiaire à laquelle le site se réfère dans un environnement de devise partagé). Pendant la consolidation de la comptabilité générale, lors de l'enregistrement du chiffre d'affaires et des comptes de charges, les taux de change définis au niveau du site (définis par site ou par entité de niveau intermédiaire à laquelle le site se réfère dans un environnement de devise partagé) sont utilisés pour calculer le taux de change moyen pour la période et pour convertir les montants du site exprimés dans la devise du site, en montants exprimés dans la devise de l'entreprise. Les taux de change doivent être définis au niveau du site (ou d'une entité de niveau intermédiaire à laquelle le site se réfère dans un environnement de devise partagé) pour que la consolidation de la comptabilité générale enregistre correctement les montants dans la devise de l'entreprise.

Remarques complémentaires sur les devises multiples dans un environnement consolidé :

La devise de base (locale) doit être la même au niveau de tous les sites dépendant d'une entité. Toutefois, vous pouvez paramétrer des sites de façon à ce qu'ils puissent gérer leurs propres taux de change ou vous pouvez également décider de gérer ces taux uniquement au niveau de l'entité.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section sur la réplication des devises partagées dans la rubrique Catégories de réplication par défaut.
Dans le plan comptable de chaque entité, la méthode de conversion de devises et le type de taux de change sont spécifiés pour chaque compte.
La table des devises de l'entité est celle utilisée pour la conversion des devises au moment de la consolidation. (Les sites utilisant la devise locale de leur entité, il n'y a aucune conversion de devises à ce niveau.)

Pour respecter la norme FASB52 ou les PCGR, dans l'écran Plan comptable, vous devez vous assurer que les méthodes de conversion de devise sont réglées à Moyenne pour les comptes de produits et de charges, à Fin pour les comptes d'actif et de passif et à Au comptant pour les comptes de capitaux propres. Vous pouvez exclure les comptes de capitaux propres de toute réévaluation en réglant la classe de compte dans l'écran Plan comptable à Capitaux propres - non monétaire.

Remarque : Cet ajustement est nécessaire uniquement lorsque le grand livre est consolidé dans une configuration multisite où la devise locale de l'entité subordonnée est différente de la devise locale de son entité parent, que différents types de compte sont enregistrés avec différentes méthodes de conversion et que les taux de change varient.

Reportez-vous à la rubrique FASB52 - Informations générales.

États combinés et états consolidés

Les états financiers générés par un outil externe tels que le module additionnel Excel peuvent afficher des données combinées à partir d'un groupe de sites ou des données consolidées d'une entité et de ses sites dépendants.

Si vous souhaitez créer des exemples d'états financiers avant de modifier une structure hiérarchique, pour voir ce que donnerait la combinaison des données de plusieurs sites, vous pouvez imiter la nouvelle structure proposée. Utilisez l'outil d'édition financière Excel pour extraire les données de plusieurs sites à l'aide de fonctions GL et les combiner à l'aide de fonctions Excel. Le solde peut être converti dans la devise de votre choix pour l'édition.

Avec l'outil d'édition financière Excel, il n'est pas nécessaire d'utiliser le même format de plan comptable ou la même devise dans tous les sites. Par exemple, vous pouvez combiner les soldes de trésorerie de différents sites avec une formule telle que =SLGLBAL(“10000”,,,,,”DALS”) + SLGLBAL(“10100”,,,,,”LOND”, “USD”). Cette formule indique le numéro de compte, le site et la devise (si nécessaire). Dans l'exemple :

Le compte de trésorerie LOND utilise un paramètre de devise qui convertit le montant en USD. Le compte de trésorerie DALS n'a pas besoin d'un paramètre de devise car il est déjà en USD.
10000 et 10100 représentent tous deux le compte de trésorerie dans les différents sites.

Même après avoir paramétré un environnement consolidé, vous pouvez toujours exécuter des états financiers combinés pour un groupe de sites.

Avant que vous exécutiez des états financiers consolidés pour une entité, tous les sites qui relèvent de l'entité doivent avoir exécuté l'utilitaire Consolidation grand livre. Lorsque l'état financier est exécuté, aucune conversion de devise n'est requise dans la mesure où les données au niveau de l'entité sont déjà converties dans la devise de cette entité et adaptées à son plan comptable.

À propos de la consolidation du grand livre

Vous pouvez consolider le grand livre à la fin de l'année. Lorsque vous sélectionnez la case à cocher Fin année, le système enregistre les transactions d'ajustement CTA dans la comptabilité au niveau des comptes de produits et de charges.

Les vérifications suivantes sont effectuées :

Validité de la hiérarchie.
Correspondance des comptes.
Correspondance des codes axes.
Conversion des devises.

Le système utilise les tables de taux de change définies pour chaque entité financière dans laquelle les saisies de consolidation sont écrites. Les données de transaction du site d'origine sont directement converties.

Des totaux de périodes sont créés en utilisant les définitions au niveau de chaque entité distincte de la hiérarchie.

Lorsque cet utilitaire est exécuté, il crée un état pour toutes les exceptions, annulant uniquement l'enregistrement GL affecté et terminant le traitement.

Avant d'enregistrer les transactions, vous pouvez lancer le mode de vérification en désélectionnant la case Consolider.

Remarque : Avant de lancer cet utilitaire, vous devez spécifier un compte valide dans le champ Cpte CTA de l'écran Paramètres généraux au niveau de l'entité principale ; sinon un message d'erreur s'affiche.

Si vous effectuez une reconsolidation, utilisez l'utilitaire Déf Indicateur de consolidation (util) pour réinitialiser le champ Comptabilité générale consolidée. Supprimez alors les données dans les tables des bases de données ledger et pertot des entités principale et inférieures, mais pas des sites. Si vous n'exécutez pas ces étapes avant de relancer l'utilitaire Consolidation GL, la comptabilité générale de l'entité est déséquilibrée.

Correspondance de codes axe

Chaque code axe est copié tel quel dans l'entité Lien hiérarch. si ce code axe est activé dans ce compte de l'entité Lien hiérarch.

Consolider Budget

Utilisez l'utilitaire Consolidation budget sur le site/l'entité dépendant pour consolider tous les budgets et plans de site non consolidés précédemment jusqu'à la date borne. Toutes les entités de la hiérarchie qui sont supérieures au site actuel doivent répliquer des données GL ou de consolidation de la comptabilité générale du site actuel. Tous les budgets et les plans de chaque compte sont consolidés du bas vers le haut de la hiérarchie. Les budgets et les plans du site actuel restent inchangés. Pour les entités de niveau supérieur, les budgets et les plans nouvellement créés sont stockés à l'aide du plan comptable, de la devise de base et des périodes financières de l'entité.

Si un site ou une entité entre dans une hiérarchie et la quitte au cours d'un même exercice, le budget/plan d'origine est remplacé par le dernier.