À propos des crédits pour retours

Détermination du montant du crédit à émettre

La décision portant sur le montant du crédit à émettre est prise lorsque le client est autorisé à refuser le composant dans l'écran Lignes d'ARM. Les facteurs qui entrent dans le calcul du crédit comprennent :

• Qté à retourner : Vous entrez le nombre d'articles pour lesquels le retour est autorisé. Si le composant est en référence avec une commande client et une ligne de commande, la quantité retournée ne peut pas excéder la quantité facturée. Si l'article est suivi par numéro de série, la quantité retournée doit être un nombre entier.
• Crédit unité : Vous pouvez entrer le crédit que vous autorisez pour chaque unité retournée. La valeur par défaut est le coût associé à l'article sur la commande client d'origine, s'il est connu, ou le coût utilisé dans les routines de tarification actuelles si l'article est inventorié.
• Frais remise stk. : Votre entreprise peut décider de facturer des frais aux clients en compensation du temps passé pour traiter le retour des marchandises. Ces frais sont souvent appelés frais de remise en stock, mais vous pouvez leur attribuer un autre nom dans vos notes de crédit en changeant simplement le nom dans le champ Description de l'écran Paramètres ARM. Le système calcule les frais de remise en stock sur la base de la valeur % frais remise stk spécifiée dans l'écran Paramètres ARM pour donner un montant de Frais remise stk. Ce pourcentage et ce montant peuvent être modifiés. Le remplacement de l'une des valeurs entraînera le recalcul de l'autre valeur.

Impression et enregistrement du crédit

Pour obtenir un aperçu de toutes les lignes d'ARM prêtes à être créditées, exécutez Statuts d'ARM (état). Les lignes d'ARM apparaissent dans l'écran Statuts d'ARM (état) lorsque :

• La case Retour est cochée et la quantité retournée excède la quantité créditée jusqu'ici, OU la case Retour n'est pas cochée et un montant reste à créditer.
• Les lignes d'ARM ont le statut Ouvert ou Rempli. (Les lignes d'ARM avec le statut Fermé ou Historique ne peuvent pas être imprimées ou enregistrées.)
• L'ARM associée à la ligne d'ARM a le statut Ouvert. (Les articles associés à des en-têtes ayant le statut Arrêté, Fermé ou Historique ne peuvent pas être imprimés ou enregistrés.)

Après avoir vérifié les enregistrements prélevés par l'état, il est possible que vous vouliez modifier la plage de numéros d'ARM ou de dates d'ARM pour éliminer les enregistrements ne devant alors pas recevoir de notes de crédit.

Ensuite, pour imprimer les notes de crédit d'ARM et enregistrer les crédits dans la comptabilité clients, exécutez l'activité Notes de crédit d'ARM.

La note de crédit d'ARM est imprimée sur le même formulaire que la facture standard. Les mots CREDIT ARM s'impriment sous les informations de l'en-tête pour différencier les deux documents.

• Alignement de formulaire : Vous pouvez imprimer un exemple de note de crédit avec des X et des 9 pour représenter les champs de données.
• Frais remise stk. : Les frais de remise en stock s'impriment sur la note de crédit de l'ARM avec l'étiquette que vous avez définie dans l'écran Autorisation de retour march. (param). Si vous ne facturez pas à vos clients des frais de retour de marchandises, n'entrez pas d'étiquette dans le champ Description de l'écran Autorisation de retour march. (param). De cette façon, aucun intitulé ne s'imprime sur la note de crédit.
• Crédits multilingues : Si le client est défini comme requérant des factures multilingues, la note de crédit est automatiquement imprimée dans la même langue que celle des étiquettes (intitulés).
• Devise non locale : Le montant enregistré est toujours crédité dans la devise du client, même si le montant imprimé sur la note de crédit a été converti dans la devise locale.
• Formulaires pré-imprimés : N'oubliez pas de spécifier si vous utilisez de nouveaux pré-imprimés (option par défaut) ou les anciens pré-imprimés.
• Formulaires pré-numérotés : Si votre entreprise utilise des formulaires pré-imprimés et pré-numérotés, le nombre maximum de lignes autorisé par note de crédit est défini dans l'écran Comptes client (param). Les en-têtes de facture sont identiques mais le numéro de note de crédit est différent. Le montant total en lettres est imprimé dans le pied.

Comme étape du processus d'enregistrement, le statut de toutes les lignes d'ARM ayant été entièrement créditées devient automatiquement Fermé. Si toutes les lignes d'ARM associées à un en-tête d'ARM ont le statut Fermé, le statut de l'en-tête d'ARM devient également Fermé.

Les numéros de compte qui seront débités et crédités lors de l'enregistrement des crédits sont issus de ce qui suit :

• Si l'article existe dans l'écran Articles, à partir de l'enregistrement Type util. final (si indiqué) ou Compte de distribution.
• Si l'article n'existe pas dans l'écran Articles, à partir de l'écran Types util. final (si spécifié) ou Comptes client (param) (compte des remises de ventes et codes axe).

Ajustements calculés par le système

Si les clients refusent des marchandises pour lesquelles ils ont bénéficié d'une remise ou pour lesquelles un représentant a perçu une commission, le système ajuste ces calculs dès que possible.

Les remises ventes (le cas échéant) au niveau commande et ligne de commande, accordées sur la commande client originale, seront déduites si :

• La commande client et la ligne d'origine sont connues.
• L'article figurant sur toutes les lignes d'ARM correspond à l'article situé sur la ligne de commande client associée.

Le montant sur lequel la commission des ventes est calculée est ajusté avec le montant du crédit (avant l'application des frais de remise en stock) si :

• La ligne de commande d'ARM fait référence à une commande client (incluant les commandes de l'historique) et une ligne valides.
• La ligne de commande d'ARM existe dans l'écran Articles et est identique à la ligne article de la commande client originale.
• Des commissions ont été associées à cet article particulier sur la commande client originale.

Lorsque vous imprimez une note de crédit d'ARM, un numéro qui s'imprime dans l'espace N° facture est attribué au document. Toutefois, le crédit d'ARM apparaît dans les comptes clients comme un crédit ouvert, avec un numéro de facture de 0.