Création de pièces comptables avec le Générateur de pièces comptables manuelles

Utilisez l'écran Générateur de pièces comptables manuelles pour créer rapidement une pièce comptable dans un ou plusieurs sites pour la facture d'un fournisseur unique. Pour chacun des sites, vous pouvez indiquer la partie des montants de facture fournisseur à affecter. Vous pouvez entrer tous les montants de facture fournisseur ou uniquement certains d'entre eux. Vous pouvez utiliser le site d'origine comme site de destination.

Lors du traitement, le système vérifie que les totaux affectés pour chaque type de montant sont égaux aux montants de la facture fournisseur. Si c'est le cas, le système génère un numéro de pièce comptable à générer dans le site d'origine de l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site. Ce numéro, ainsi que la valeur du site d'origine de l'écran Générer pc cpt multi-site (site où l'activité de l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site est exécutée), définit la série de pièces comptables créées pour cette facture.

Le système définit ces valeurs lors de la création de la pièce comptable sur le site de destination :

Type - défini sur "V" (pièce comptable)
Enreg d'un OA - non sélectionné
Montant remise - montant de la facture moins montant ne faisant pas l'objet de remise, multiplié par le pourcentage de remise
Mtt ne faisant pas l'objet de remise - somme du port + courtage + douane + assurance + port local + frais divers + TVA + TVA 2

Le système définit ces valeurs selon le code de conditions correspondant au fournisseur pour le site de destination :

Cal. dép. (par défaut)
Jr calage (par défaut)
Pct rem (par défaut)
Jours rem (par défaut)
Date rem (calculé)
Jrs échéance (par défaut)
Date éch. (calculé)

Pour le compte CF et les codes axe 1-4 de compte CF, si la catégorie de fournisseur existe au niveau du site de destination, le système obtient le compte CF et les codes axe à partir de la catégorie de fournisseur ; sinon, il les obtient à partir des paramètres CF.

Une fois les pièces comptables créées, vous pouvez les afficher dans l'écran Pièces cpt et ajustements CF du site approprié.

Vous pouvez créer des pièces comptables en dehors de la période actuelle si les conditions suivantes sont réunies :

Vous bénéficiez des autorisations appropriées
Dans l'écran Paramètres généraux, les champs Jours admiss pér +1 et Jours admiss pér -1 sont vides.
Le système valide la restriction de la période actuelle par rapport au site local, et non pas par rapport aux sites distants. Tant que la date de distribution est comprise dans la période actuelle du site local, le système n'effectue pas la validation pour la période actuelle dans les sites distants spécifiés.

Les données de cet écran ne sont pas persistantes. Lorsque vous refermez cet écran, le système supprime toutes les données non traitées.

Pour savoir comment utiliser cet écran, reportez-vous à la rubrique Création de pièces comptables avec l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site.

Vous ne pouvez pas exécuter ces fonctions dans cet écran :

Créer des pièces comptables pour des entités
Saisir des transactions de pièces comptables en attente pour un site dont la devise locale est différente de celle du site de l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site
Saisir des transactions d'ajustement en attente
Joindre une pièce comptable pré-enregistrée à des pièces comptables
Indiquer si les montants de TVA sont inclus dans le montant d'achat (Incl. taxe ds coût)
Utiliser des pièces répétitives prédéfinies pour générer des pièces comptables au niveau d'un ou de plusieurs sites
Créer des notes système.

Remarque : Pour exécuter des fonctions plus complexes en rapport avec les pièces comptables, nous vous recommandons d'utiliser l'écran Pièces cpt et ajustements CF.

Configurez des règles de réplication pour la catégorie Générer pc cpt multi-site. Il s'agit d'un réglage unique.
- Depuis le site de l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site vers le(s) site(s) distant(s) où les transactions de pièces comptables en attente seront créées. Cela permet de définir de quelle façon le système traitera les transactions de pièces comptables en attente.
- Depuis le(s) site(s) distant(s) où les transactions de pièces comptables en attente seront créées vers le site de l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site. Cela réplique les données de table _all nécessaires pour les validations effectuées dans l'écran Générer pc cpt manuelles multi-site.
Ouvrez l'écran Générateur de pièces comptables manuelles.
Entrez les informations suivantes dans l'en-tête :
- Fournisseur : Sélectionnez le founisseur pour lequel vous entrez la pièce comptable. Ce champ affiche le nom du fournisseur.
- Facture : Entrez le numéro de la facture fournisseur à des fins de suivi.
- Date fact. : Par défaut, ce champ affiche la date du jour, mais vous pouvez la remplacer par la date de facturation du fournisseur pour cette transaction.
- Date distribution : Par défaut c'est la date du jour qui s'affiche mais vous pouvez la remplacer par la date à laquelle vous comptez distribuer ces fonds.
- REMARQUES : (Facultatif) Entrez toutes les notes relatives à la transaction.
- Générer les distributions : Cochez cette case pour que le système distribue automatiquement la pièce comptable une fois qu'elle a été traitée.
- Taux fixe : (Pour les fournisseurs en devise non locale uniquement) Ne cochez cette case que si vous souhaitez utiliser un taux fixe. En cochant cette case, vous définissez le taux pour toute la durée de vie du document.
- Devise : Le taux de la devise s'affiche.
- Taux (de change) : (Pour fournisseurs en devise non locale uniquement) Entrez le taux de change.
- Montant achat : Entrez le montant total de la facture fournisseur que vous enregistrez.
- Port : Entrez les frais de port.
- Douane : Entrez les frais de douane.
- Courtage : Entrez les frais de courtage.
- Assurance : Entrez les frais d'assurance.
- Port local : Entrez les frais de port local.
- Frais divers : Entrez les frais divers.
- TVA : Entrez le montant de taxe du système de taxes 1.
- TVA 2 : Entrez le montant de taxe du système de taxes 2.
- Mnt facture : Le montant de la facture s'affiche.
Dans la grille, pour chaque site, entrez les informations suivantes. Les totaux des répartitions s'affichent en bas de l'écran.
- Site dest. : Sélectionnez le site cible.
- Montant achat : Entrez le montant d'achat pour le site.
- Port : Entrez les frais de port.
- Douane : Entrez les frais de douane.
- Courtage : Entrez les frais de courtage.
- Assurance : Entrez les frais d'assurance.
- Port local : Entrez les frais de port local.
- Frais divers : Entrez tous les frais divers.
- TVA : Entrez la TVA.
- TVA 2 : Si ce champ est disponible, entrez la TVA pour le système de taxes 2.
- Mnt facture : Le montant de la facture s'affiche.
Pour générer les pièces comptables pour chaque site, cliquez sur Traiter.
Si la validation aboutit, le système crée les transactions de pièces comptables en attente sur le(s) site(s) indiqué(s). Il génère un nouveau numéro de pièce comptable générateur basé sur les paramètres d'achat des sites d'origine et sur le dernier numéro de pièce comptable générateur. Le Site orig Générateur de pièces comptables est défini comme étant le site à partir duquel vous créez la pièce comptable manuelle, indiqué dans l'écran Paramètres généraux.

Si la validation échoue, le système gère la défaillance de l'une des manières suivantes :
- Si le site dest. correspond au site Générateur de pièces comptables manuelles ou si la réplication est transactionnelle, du site de l'écran Générer pc cpt manuelles au site distant, le système renvoie alors l'erreur et ne traite pas les transactions.
- Si le site dest. ne correspond pas au site Générateur de pièces comptables manuelles et si la réplication est non transactionnelle, le système gère l'échec uniquement sur le site distant à l'aide du processus de gestion des erreurs défini pour la réplication non transactionnelle.

Le nouveau numéro de pièce comptable générateur s'affiche dans un message lorsque le traitement est achevé.

Lorsque vous fermez l'écran, le système supprime toutes les lignes non traitées.