Création manuelle de pièces comptables ou d'ajustements

Vous pouvez créer manuellement une pièce comptable pour les tâches suivantes :

Pour enregistrer un montant dû à un fournisseur.
Pour réduire le montant d'une pièce comptable précédemment saisie.
Pour annuler la totalité du montant d'une pièce comptable entrée précédemment, en utilisant la comptabilité en partie simple. Pour cette tâche, ne suivez pas les étapes ci-dessous.
Reportez-vous à la rubrique À propos de l'enregistrement d'annulation pour la comptabilité en partie simple.

Remarque : Vous pouvez également créer automatiquement des pièces comptables ou des ajustements. Après réception de l'ordre d'achat, utilisez l'utilitaire Générer transactions CF pour créer des pièces comptables ou des ajustements, ou configurez vos fournisseurs pour permettre la génération des pièces comptables immédiatement après réception d'une expédition à l'aide du champ Pce cpt auto.

Reportez-vous à la rubrique Création automatique de pièces comptables ou d'ajustements.

Pour imprimer une nouvelle pièce comptable dont les montants sont ajustés, vous devez d'abord annuler la pièce comptable d'origine dans son intégralité. A l'aide de l'écran Réception OA, effectuez un retour débit pour la même quantité initialement facturée. Le système génère un ajustement pour compenser la pièce comptable correspondante, ce qui vous permettra de recommencer. Réceptionnez ensuite à nouveau la quantité. La nouvelle pièce pourra désormais être générée avec le montant en devise locale corrigé.

Ouvrez l'écran Pièces cpt et ajustements CF.
Sélectionnez Actions > Nouveau.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur pour lequel vous entrez la pièce comptable ou l'ajustement.
Indiquez les informations suivantes :
Type

Pour ajouter une pièce comptable, sélectionnez Pièce comptable. Pour entrer un ajustement, sélectionnez Ajustement.

Pce cpt

Si vous saisissez une transaction de pièce comptable, indiquez un numéro de pièce comptable unique ou acceptez la valeur par défaut qui est le numéro de pièce comptable suivant disponible. Si vous entrez une transaction d'ajustement, sélectionnez le numéro de la pièce comptable à ajuster.

Facture

Spécifiez le numéro de facture du fournisseur.

Date facture

Par défaut, ce champ affiche la date du jour, mais vous pouvez la remplacer par la date de facturation du fournisseur pour cette transaction.

Date distribution

Par défaut, la date du jour s'affiche mais vous pouvez lui donner la valeur de la date à laquelle vous comptez distribuer ces fonds (pour une pièce comptable) ou imputer l'ajustement à ce compte fournisseur.

OA

Sélectionnez le numéro de l'OA de ce fournisseur pour lequel imputer la transaction. Le cas échéant, la valeur par défaut proviendra de la pièce comptable.

Facture pré-enregistrée

Transactions de pièce comptable uniquement) Si vous souhaitez générer une pièce comptable pour un composant avant sa réception, indiquez un numéro pré-enregistré.

BR

Le numéro de bordereau de réception de marchandises s'affiche.

Statut d'enregistrement en arrière-plan
Ce champ indique le statut de la pièce comptable ou de l'ajustement par rapport à l'enregistrement en arrière-plan. Les options suivantes sont disponibles :
- Permettre : L'enregistrement peut être enregistré lors de l'exécution en arrière-plan suivante.
- Bloqué : L'enregistrement ne sera pas enregistré lors de l'exécution en arrière-plan suivante.
- Erreur : Une erreur s'est produite pendant la dernière exécution en arrière-plan et l'enregistrement n'a pas été sauvegardé.
Enregistré depuis OA

Cette case est automatiquement cochée si la pièce comptable a été ajoutée lors de l'enregistrement dans le module Achats. Si vous ajoutez manuellement une pièce comptable à partir de l'écran Pièces cpt et ajustements CF, cette case ne peut pas être cochée. Si cette case est cochée, vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement. De plus, vous ne pouvez modifier que certains des champs. Vous pouvez toujours distribuer manuellement la transaction pour réaffecter les montants des comptes GL.

Auto Vouchered

Cette case à cocher est sélectionnée si la commande a été facturée automatiquement lors de la réception de l'OA.
Spécifiez les montants appropriés dans les champs suivants :

Purch Amt

Pour une transaction de pièce comptable, entrez le montant total de la facture fournisseur que vous enregistrez. N'incluez pas les taxes diverses, les frais de courtage, de douane, de port, d'assurance et de port local dans ce montant. Pour une transaction d'ajustement, entrez le montant utilisé pour ajuster la pièce comptable et les achats AEC du fournisseur. Un montant négatif diminue le solde, alors qu'un montant positif l'augmente.

Type port

Spécifiez le montant des frais de port à payer pour la transaction.

Douane

Spécifiez les frais de douane de la transaction.

Courtage

Indiquez les frais de courtage de la transaction.

Assurance

Spécifiez les frais d'assurance de la transaction.

Transp local

Spécifiez les frais de port local de la transaction.

Frais divers

Spécifiez les frais divers de la transaction.

TVA

Spécifiez le montant de taxe du système de taxes 1 à payer pour cette transaction. Ce champ n'est disponible que si la case Saisir syst. fisc 2 est cochée dans l'écran Paramètres de taxes.

TVA 2

Spécifiez le montant de taxe du système de taxes 2 à payer pour cette transaction. Ce champ est uniquement disponible si un second système de taxes est défini et que la case Saisir syst. fisc 2 est cochée dans l'écran Paramètres de taxes.

Mt non rem

Spécifiez, en devise locale, le montant de la facture qui ne fait pas l'objet d'une remise.

Disc Amt

Spécifiez le montant en devise locale de la remise qui peut être obtenue si le paiement a lieu avant ou à la date de remise.
Indiquez les informations suivantes :

Prox Code

Si vous avez sélectionné le champ Cond. paiemt françaises dans l'écran Cond. paiement, entrez le Cal. dép. approprié. Au cours du calcul de la date d'échéance, le "code de calage de dépense" ajuste la date avant que les jours d'échéance ne soient ajoutés.

Prox Day

Si vous avez spécifié une valeur pour Cal. dép., entrez le jour du mois après la date de la facture à laquelle la pièce comptable devient exigible.

Disc Pct

Indiquez le pourcentage de remise qui doit être accordé si le paiement intervient avant la date de remise. Ce champ affiche la valeur par défaut provenant de l'enregistrement des conditions de paiement associé au code conditions du fournisseur, mais vous pouvez la modifier.

Disc Days

Spécifiez le nombre de jours suivant la date de la facture pendant lesquels le paiement de la facture donnera droit à une remise. Ce champ affiche la valeur par défaut provenant de l'enregistrement des conditions de paiement associé au code conditions du fournisseur, mais vous pouvez la modifier. Le système utilise la valeur de ce champ pour calculer la date de remise.

Disc Date

Spécifiez la date à laquelle cette pièce comptable doit être payée pour prétendre à une remise, ou acceptez la date par défaut qui est calculée. Si le fournisseur n'accorde pas de remise, vous pouvez décocher cette case.

Due Days

Indiquez le nombre de jours après la date de la facture pendant lequel le paiement de la facture est dû, ou acceptez la valeur par défaut qui est affichée dans l'enregistrement des conditions de paiement qui est associé au Code cond. du fournisseur.

Date éch

Ce champ affiche la date d'échéance de la facture. Le système calcule cette date en utilisant la date de facture et la valeur de jours d'échéance ou de jours de calage mais vous pouvez la modifier.

Taux fixe

(Pour les transactions en devise non locale uniquement) Ne cochez cette case que si vous voulez utiliser un taux fixe. En cochant cette case, vous définissez le taux pour toute la durée de vie du document.

Si vous avez configuré plusieurs devises pour le fournisseur, en fonction de la devise sélectionnée, ce champ utilise alors la même valeur (sélectionnée ou désélectionnée) que dans l'écran Codes devise fourn. ou dans l'onglet Codes devise de l'écran Fournisseurs. Vous pouvez mettre à jour la valeur ici si besoin, sauf si la devise sélectionnée est la devise locale.

Devise

(Pour les transactions de devise non locale seulement et uniquement les transactions de pièces comptables) Si vous avez paramétré plusieurs devises pour le fournisseur, si aucune distribution n'existe et si Enreg. d'un OA n'est pas sélectionné, vous pouvez indiquer une devise pour la pièce comptable.

Taux de change

(Pour les transactions en devise non locale seulement et uniquement les transactions de pièces comptables) Pour une transaction effectuée dans une devise non locale qui ne dispose d'aucune réception, vous pouvez entrer un taux de change, si ce dernier remplace tous les taux autorisés pour le code devise sélectionné. Le taux s'applique à toute la commande et il peut être modifié tant qu'une transaction de réception n'a pas été effectuée par rapport à la commande.

Cpte CF

(Transactions de pièce comptable uniquement) Par défaut, ce champ affiche le numéro de compte CF Compta générale issu de l'écran Comptes fourn (param), mais vous pouvez en sélectionner un autre.

Code axe (1 -4)

(Transactions de pièce comptable uniquement) Pour chaque code axe que vous utilisez, vous pouvez sélectionner le code applicable pour le journal et les états.

Référence

La valeur par défaut de ce champ est APRV (transactions de pièce comptable) ou APA (transactions d'ajustement) suivi du numéro de la pièce comptable, mais vous pouvez spécifier une référence différente qui s'affichera dans les journaux pour cette transaction.

Site d'origine générateur d'OA

L'ID du site dans lequel l'écran Générateur d'OA a été utilisé pour créer cet ordre d'achat est affiché.

OA généré

Si un numéro d'OA générateur est affiché dans ce champ, l'ordre d'achat a été créé dans l'écran Générateur d'OA. Des OA de différents sites peuvent être regroupés derrière cet ordre "parapluie". Les articles commandés peuvent être inclus dans le cadre d'un contrat d'achat principal ; si les quantités de l'OA original sont modifiées, le contrat d'achat principal pourrait ne plus s'appliquer à cet OA.

Site orig Pc cpt à générer

L'ID du site dans lequel l'écran Générateur de pièces comptables ou Générateur de pièces comptables manuelles a été exécuté pour créer cette pièce comptable est affiché.

Pce cpt générateur

Si ce champ affiche une valeur, cette pièce comptable a été générée à partir de l'écran Générateur de pièces comptables ou Générateur de pièces comptables manuelles.

Auth Status

Sélectionnez le statut d'autorisation de la transaction. Les options incluent Rapproché, Autorisé ou Echoué.

(Autorisateur)

Spécifiez le nom de la personne qui autorise la transaction. Notez que vous devez entrer un nom si le champ Statut aut. est défini sur Autorisé.

Notes

Facultativement, vous pouvez ajouter des notes relatives à la transaction.

Type de système Edition fiscale

Si cette pièce comptable est pour un fournisseur DAS2, spécifiez un type pour classer la transaction.
Sélectionnez Actions > Sauvegarder.