Création automatique de pièces comptables ou d'ajustements

Il existe deux façons de générer automatiquement des pièces comptables ou des ajustements :

configurez la fonction Pce cpt auto pour chaque fournisseur;
utilisez l'écran Générer transactions CF comme décrit ici.

Si vous avez défini plusieurs devises pour les fournisseurs, vous pouvez générer une pièce comptable ou un ajustement de pièce comptable avec une devise autre que la devise fournisseur par défaut. Pour une pièce comptable, la devise correspond à celle de l'ordre ou des ordres d'achat des réceptions pour lesquelles la pièce comptable est générée. Tous les ordres d'achat de réceptions pour une pièce comptable doivent avoir la même devise. Pour un ajustement, la devise correspond à celle de la pièce comptable ajustée.

Dans l'onglet Composant suppl., vous définissez des critères permettant de sélectionner les ordres d'achat et les bordereaux de réception de marchandise (BR) référencés dans la facture du fournisseur.

La grille de l'onglet Sélection OA contient tous les enregistrements possibles pour un fournisseur, quelles que soient les spécifications liées au taux fixe et au taux de change, y compris les articles non stockés. Lorsqu'un enregistrement est sélectionné dans la grille, tous les enregistrements qui correspondent aux spécifications Taux fixe et Tx change de cet enregistrement sont désactivés. Les éventuels enregistrements désactivés sont réactivés soit lorsque tous les enregistrements ne sont plus sélectionnés, soit lorsque la collection est actualisée.

Remarque : Le champ de la grille comptes GL est informatif seulement et ne s'applique pas à la transaction courante.

L'onglet Taxes est activé uniquement lorsque le champ Actif pour achat est sélectionné dans l'écran Systèmes de taxe pour au moins un système de taxes.

Pour créer automatiquement des pièces comptables ou des ajustements, procédez comme suit en utilisant l'écran Générer transactions CF :

Ouvrez l'écran Générer Pc cpt fourn..
Pour afficher des réceptions de lignes d'ordre d'achat :
1. Sélectionnez le numéro d'ordre d'achat figurant sur la facture fournisseur pour lequel vous créez une pièce comptable ou un ajustement ou
2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous entrez la facture, puis cliquez sur Filtre actif.
  Vous pouvez sélectionner une des combinaisons de fournisseur/devise qui s'affichent dans la grille afin de travailler avec. Ce choix détermine les ordres d'achat pour lesquels des réceptions seront facturées et filtre également les autres activités telles que la sélection d'ordres d'achat et la sélection de composants supplémentaires.
3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
  - Pour créer une pièce comptable pour des lignes d'OA reçues, sélectionnez l'option Pc cpt..
  - Pour créer un ajustement d'une pièce comptable existante pour des articles retournés, sélectionnez l'option Ajustement.
4. Si vous sélectionnez l'option Ajustement, sélectionnez le numéro de pièce comptable existant dans le champ Pc cpt..
5. Dans le champ Dist GL, sélectionnez une date ou acceptez la date par défaut, qui est la date du jour. Cette date est la date d'enregistrement de la transaction CF.
6. Pour lier la nouvelle pièce comptable à une pièce comptable pré-enregistrée, sélectionnez le numéro de la pièce comptable pré-enregistrée puis sélectionnez OK.
7. Sélectionnez l'onglet Sélection de composants suppl..
8. Pour facturer des lignes d'ordre d'achat :
  - Cochez la case Gén à partir OA.
  - Sélectionnez la plage des OA que vous voulez utiliser.
  - Sélectionnez les lignes/libérations que vous voulez utiliser.
    Remarque : Si l'unité de mesure d'une ligne d'OA est différente de l'unité de mesure d'origine figurant dans l'écran Articles, l'utilitaire Générer transactions CF utilise l'unité de mesure d'origine pour valider les données.
9. Pour facturer des lignes de BDR :
  - Cochez la case Gén à partir BR.
  - Sélectionnez la plage de bordereaux de réception qui s'affiche dans la facture.
  - (Facultatif) Sélectionnez la plage des numéros des lignes des bordereaux de réception qui s'affiche dans la facture du fournisseur.
  - (Facultatif) Sélectionnez la plage des numéros d'OA qui s'affiche dans la facture du fournisseur.
10. Pour facturer des factures EDI :
  En cochant la case Gén à partir des fact EDI, vous effacez toutes les valeurs présentes dans les champs Gén à partir OA et Gén à partir BR de l'onglet Sélection de composants suppl. et les désactivez.
  - Cochez la case Gén à partir des fact EDI. Ce champ est désactivé si le fournisseur n'est pas défini pour les transactions EDI ou si des transactions sont en attente dans l'onglet Composant ou Taxes.
  - Sélectionnez une facture.
  - Pour inclure les lignes des bordereaux de réception, cochez la case Reçu via BR et sélectionnez un numéro de BR dans le champ BR.
  - Sélectionnez Sélect. correspd.. Les réceptions des lignes d'OA s'affichent dans le navigateur de l'onglet Composant.
Modifier les lignes pour rapprocher les réceptions et la facture fournisseur.

Lorsque vous modifiez les lignes des réceptions, le montant du champ Total dans l'onglet Composant est automatiquement recalculé.
1. Supprimez toutes les lignes de réception d'OA ou les lignes des BR de l'onglet Composant qui ne sont pas référencées dans la facture du fournisseur.
2. Dans le champ A facturer/ajuster, modifiez (comme cela est demandé) le nombre d'unités de chaque ligne à inclure dans la pièce comptable ou acceptez la valeur par défaut de la quantité reçue réduite de la quantité déjà facturée pour la ligne d'OA ou la ligne de BR.
3. Modifiez (comme cela est demandé) le coût unitaire de chaque ligne ou acceptez la valeur par défaut.
Créer les lignes des transactions de TVA en attente pour les ordres d'achat reçus.

L'onglet Taxes n'est activé que si la case Actif pour achat est cochée dans l'écran Systèmes de taxe pour au moins un système de taxes.

Si l'onglet Taxes est désactivé, vous pourrez entrer le ou les montants de TVA indiqués sur la facture fournisseur, ou d'autres montants selon les besoins, dans le(s) champ(s) TVA de l'en-tête.
1. Sélectionnez l'onglet Taxes.
2. Sélectionnez Gén TVA. L'activité calcule la TVA pour chaque ligne de pièce comptable en attente de l'onglet Composant et crée une ligne de transaction de TVA en attente pour chaque OA au titre duquel la TVA est due. L'activité affiche le total des montants des lignes du ou des champs TVA de l'onglet Taxes et offre la possibilité de copier la ou les sommes dans l'en-tête.
  
  Remarque : Le libellé du champ TVA est défini par l'utilisateur.
3. Pour ajouter un montant de TVA qui n'a pas été créé au cours du processus de génération, créez une nouvelle ligne de transaction de TVA.
Saisissez les montants à payer dans l'en-tête de la pièce comptable :
1. Dans le champ Composant dans l'en-tête, entrez le montant affiché dans le champ Total de l'onglet Composant. Les deux champs doivent indiquer le même montant. Le montant doit être égal à celui indiqué au niveau de la facture fournisseur.
2. Dans les champs Port et Frais divers de l'en-tête, saisissez les montants provenant de la facture fournisseur ou tel que requis.
3. Si vous n'avez pas encore entré la TVA dans l'en-tête, faites-le maintenant. Le ou les montants de TVA de l'en-tête doivent être égaux au total ou totaux de l'onglet Taxes.
4. Si vous créez une pièce comptable ou un ajustement non-EDI , sélectionnez l'onglet Général et saisissez les informations requises.
Pour générer la pièce comptable ou l'ajustement, cliquez sur Générer.

Le nouveau numéro de pièce comptable s'affiche dans un message lorsque le traitement est achevé.