Activation de l'autorisation des pièces comptables

Vous pouvez activer ou désactiver la fonction d'autorisation des pièces comptables à l'aide de l'écran Paramètres achat. Une fois cette fonction activée, vous pouvez également configurer des critères de tolérance des pièces comptables pour permettre une certaine souplesse dans l'autorisation de pièces.

  1. Dans l'onglet Général, cochez la case Autorisation pièces cpt..
  2. Dans le champ Tolér. Pc Cpt maxi, entrez le pourcentage du coefficient de tolérance maximum.
  3. Dans le champ Tolér. Pc Cpt mini, entrez le pourcentage du coefficient de tolérance minimum.
    Remarque :  Le coefficient de tolérance ne peut être supérieur à 100 % ni être négatif.
  4. Pour enregistrer votre sélection, sélectionnez Actions > Enregistrer.

Vous devez bénéficier d'une autorisation spéciale pour pouvoir mettre à jour les paramètres d'achat. Consultez votre administrateur système si vous avez besoin d'aide.

Lorsque vous activez la fonction d'autorisation des pièces comptables, vous pouvez mettre à jour les champs Statut aut. et Approbateur dans l'écran Pièces cpt et ajustements CF. Le système détermine les pièces comptables à enregistrer selon la valeur figurant dans le champ Statut aut..

Le champ Statut aut. peut avoir trois valeurs possibles : Autorisé, Echoué et/ou Rapproché. Si le coût unitaire des composants de l'ordre d'achat est égal au coût de la pièce comptable, ou se situe dans la limite de tolérance acceptable, le système affecte à la pièce comptable le statut Rapproché ; sinon, il lui affecte le statut Echoué. Si les pièces comptables peuvent être enregistrées, le système donne au champ Statut aut. la valeur Autorisé lorsque vous lancez l'utilitaire Autoriser Pièce comptable.

Remarque :  Le Coût cpsnt unit. de Ligne/lancement OA (et non le Coût plan unitaire) est comparé au coût unitaire de Générer Pc cpt fourn.

Lorsque vous créez automatiquement des pièces comptables à partir du module des achats, le système suit les règles ci-dessous :

  • La valeur par défaut du champ Approbateur provient du champ Acheteur de l'ordre d'achat.
  • Le système affecte le statut d'autorisation Echoué à tous les retours et ajustements.
  • Même s'il constate des écarts avec les frais de port, les frais divers, etc. prévus, la système ne donne pas au statut d'autorisation la valeur Echoué.

Lorsque vous créez automatiquement des pièces comptables à partir du module de la comptabilité fournisseurs, le système suit les règles ci-dessous :

  • Le système affecte toujours le statut d'autorisation Echoué aux pièces comptables.
  • Chaque fois qu'une pièce comptable est mise à jour, le système lui affecte un statut d'autorisation Echoué.
  • Le champ Approbateur est obligatoire si le champ Statut aut. est défini sur Autorisé.