Dépôt des formulaires 1095C et 1094C

Pour préparer les formulaires IRS 1095C et 1094C :

  1. Assurez-vous que les écrans Codes d'offre de couverture et Codes Safe Harbor répertorient les bons codes.
  2. Dans l'écran Assurances employé, indiquez les informations suivantes dans l'onglet ACA :
    • Année régime
    • Date offre
    • Type de couverture
    • Code d'offre de couverture pour chaque mois si le type de couverture est Mensuel ou pour l'année entière si le type de couverture est Annuel
    • Part de couverture pour chaque mois si le type de couverture est Mensuel ou pour l'année entière si le type de couverture est Annuel
    • Code Safe Harbor pour chaque mois si le type de couverture est Mensuel ou pour l'année entière si le type de couverture est Annuel
    Remarque : Le code d'offre de couverture et le code Safe Harbor doivent être indiqués, même si l'employé n'est pas éligible pour la couverture.
  3. Dans l'onglet Autoassurance, indiquez les informations suivantes :
    • Nom
    • N° sécurité sociale
    • Date de naissance
    • Les mois pendant lesquels l'employé était autoassuré
  4. Dans l'écran Impression formulaire 1095 (rapport), indiquez les informations suivantes :
    • Plage d'employés
    • Exercice
    • Site
    • Plage de dates
    • ID employeur et informations du contact
    • Si le déclarant est une entité gouvernementale désignée ou non
  5. Dans la zone de groupe 1094, indiquez les cases à cocher qui s'appliquent à votre société pour activer les champs et onglets correspondants en bas de l'écran.
    Remarque : En cochant la case Transmission faisant autorité, vous activez les cases à cocher restantes dans la zone de groupe 1094.
  6. Indiquez la méthode de dépôt. Si vous déposez 250 déclarations ou plus, vous devez procéder par voie électronique.
  7. Si vous optez pour le dépôt électronique, cliquez sur Fichiers et indiquez le dossier logique dans lequel sont stockées les déclarations.
  8. Si vous avez sélectionné Groupe membres ALE dans la zone de groupe 1094, indiquez les informations appropriées dans les onglets Informations membre ALE et Autres membres ALE du groupe agrégé ALE.
  9. Si vous avez sélectionné la section 49890H - Sortie transition dans la zone de groupe 1094, indiquez les informations appropriées dans l'onglet Informations membre ALE.
  10. Si vous optez pour le dépôt électronique, indiquez les informations sur le manifeste dans l'onglet Manifeste.
  11. Si le champ Entité gouvernementale désignée est sélectionné, indiquez votre ID et vos informations de contact dans l'onglet Entité gouvernementale désignée.
  12. Si la méthode de dépôt est Papier, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Imprimer formulaire papier 1095C, puis cliquez sur Aperçu.
    2. Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur Imprimer pour imprimer les formulaires papier.
    3. Sélectionnez Imprimer formulaire papier 1094C.
    4. Indiquez le nombre de formulaires 1095-C qui ont été imprimés.
    5. Cliquez sur Aperçu.
    6. Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur Imprimer pour imprimer les formulaires papier.
  13. Si vous faites un dépôt par voie électronique, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Générer 1094-1095C XML.
    2. Cliquez sur Générer.
    3. Cliquez sur Fichiers pour ouvrir l'écran Maintenance fichier.
    4. Sélectionnez les documents de déclaration et cliquez sur Télécharger, puis sélectionnez le disque local et le dossier dans lequel vous voulez placer les documents.
    5. Soumettez vos déclarations à l'aide d'un produit approuvé par l'IRS.
    6. Notez l'ID réception sur votre confirmation de transmission. Par exemple, 1095C-16-00001234. Si des erreurs sont signalées par l'IRS, comparez cet ID avec le champ ID enreg. actuel dans l'écran Assurances employé pour localiser l'enregistrement erroné.
    7. Si des erreurs sont signalées, utilisez les descriptions du rapport d'erreurs pour identifier et corriger les erreurs dans l'écran Assurances employé. Après avoir corrigé chaque enregistrement, sélectionnez le champ Corrigé et sauvegardez l'enregistrement. Lorsque chaque enregistrement a été sauvegardé, son ID réception passe automatiquement du champ ID enreg. actuel au champ ID enreg. précéd. Vous obtenez ainsi une vue de l'historique si vous recevez un rapport d'erreurs supplémentaires après avoir envoyé vos corrections.
    8. Ouvrez l'écran Impression formulaire 1095 (rapport).
    9. Indiquez les informations d'ID appropriées.
    10. Localisez l'ID envoi et l'ID enregistrement dans votre rapport d'erreurs IRS. Ces ID figurent à la fin de l'ID réception. Par exemple, 1095C-16-00001234|01|03. Dans cet exemple, l'ID envoi est 01 et l'ID rapport est 03.
    11. Sélectionnez l'onglet ACA.
    12. Indiquez l'ID envoi et l'ID enregistrement.
    13. Si une déclaration fiscale a été acceptée alors qu'elle comportait des erreurs, corrigez les erreurs, puis sélectionnez Corrections 1094C uniquement, Corrections 1095C uniquement ou les deux selon la nature des corrections.
    14. Si une déclaration fiscale rejetée contient un code d'erreur AIREX, AIRBR, AIRTN ou BIRTH, indiquez le type de remplacement après avoir effectué les corrections appropriées. Si la transmission entière doit être remplacée, indiquez Transmission. Si seuls des envois spécifiques d'une transmission doivent être remplacés, indiquez Envoi.
    15. Sélectionnez Générer 1094-1095C XML.
    16. Cliquez sur Générer.
    17. Soumettez vos déclarations corrigées à l'aide d'un produit approuvé par l'IRS.
    18. Si des erreurs supplémentaires sont signalées, cliquez sur Réinit. employés corrigés dans l'écran Impression formulaire 1095 (rapport) avant d'essayer de corriger les erreurs.