Traitement des frais externes (rapports)

Les notes de frais peuvent être envoyées sous forme de BOD à CloudSuite Industrial depuis une autre application telle que Infor Expense Management.

CloudSuite Industrial peut traiter ces BOD à l'aide du système Comptes fournisseur ou du système Paie. Le choix du système est déterminé par le paramétrage du champ Traiter frais externes (rapport) dans CF de l'écran Comptes fournisseur (param) :

  • Si l'option Traiter frais externes (rapport) dans CF est sélectionnée, les frais sont payés à l'aide d'un enregistrement de fournisseur lié à l'enregistrement de l'employé.
  • Si l'option Traiter frais externes (rapport) dans CF n'est pas sélectionnée, les frais sont payés à l'employé lors de versements de la paie.

Avant de commencer le traitement des notes de frais, vous devez paramétrer les informations sur les employés ainsi que certains codes dans CloudSuite Industrial. Si vous traitez les frais à l'aide des CF, vous devez également effectuer les tâches suivantes :

  • Utilisez l'écran Types de frais externes afin d'indiquer les informations qui seront utilisées pour générer les transactions et les distributions de pièces comptables appropriées. Exemples typiques de frais : billets d'avion, repas ou notes d'hôtel. Dans un rapport de notes de frais Infor Expense Management, ce type de frais est lié à un projet Infor Expense Management. Le projet Infor Expense Management a un préfixe (SRO_ pour les ordres de service, PRJ_ pour les projets, JOB_ pour les ordres de fabrication ou tout autre préfixe pour les centres de coûts divers). Un type de frais Hôtel, par exemple, peut être lié à SRO_SO0000000002/1, ce qui en fait une ligne d'ordre de service spécifique dans CloudSuite Industrial.

    Le (préfixe du) type de transaction détermine le mode d'utilisation des champs de cet écran lors du traitement CloudSuite Industrial du type de frais indiqué :

    • Pour les centres de coûts, c'est-à-dire les cas où les frais ne sont pas liés à un ordre CloudSuite Industrial, le cpte de charges pce cpt est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF.
    • Pour les ordres de fabrication, le cpte contrep. cmde est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF. Ce compte est également crédité lorsqu'une transaction de composant OF est enregistrée. Le champ UM est requis pour une transaction de composant et est généralement défini sur EA.
    • Pour les ordres de service, le cpte contrep. cmde est utilisé pour les distributions de pièces comptables CF. Le code div. des ordres de service est utilisé pour les transactions de service « diverses » afin d'obtenir le compte du code div. Ce compte est crédité lorsque la transaction d'ordre de service est enregistrée.
    • Pour les commandes projet, le code coût de cet écran est défini comme le code coût pour la distribution de pièces comptables CF. Le code coût et le projet sont utilisés pour obtenir les données de compte qui serviront à cette distribution. Lorsque la pièce comptable CF est enregistrée, une transaction de projet est créée et enregistrée pour la commande/tâche de projet.
  • Paramétrez les enregistrements fournisseur et associez-les à chaque employé qui recevra un remboursement de frais.

Pour connaître les étapes détaillées, reportez-vous au manuel Integration GuideInfor CloudSuite Industrial for Infor Expense Management.