Bordereaux de réception - Informations générales
Les BR peuvent être créés manuellement ou automatiquement à partir d'un PdE EDI.
Un BR peut avoir quatre statuts différents :
- En cours : C'est le statut attribué par défaut lorsqu'un BR est ajouté. Vous pouvez ajouter ou modifier les lignes de BR.
- Approuvé : Le BR peut être facturé. Il ne peut plus être modifié.
- Arrêté : Le BR doit être vérifié et ne peut pas être facturé.
- Historisé : Le BR a été facturé.
Création d'un BR
La création d'un BR se fait de l'une des façons suivantes :
- Dans l'écran Profil fournisseur EDI, cochez la case Générer BR à partir de l'avis d'expédition? pour créer automatiquement un enregistrement BR lorsqu'un fournisseur envoie un préavis d'expédition (PDE). Le numéro du BR est identique au numéro PDE. ll figure dans l'écran Bordereaux de réception.
- Dans l'écran Bordereaux de réception, choisissez le fournisseur auquel vous voulez associer le BR. Cliquez sur dans la barre d'outils et entrez l'identifiant alphanumérique du BR (30 caractères maximum). Un numéro de BR ne peut être utilisé qu'une seule fois avec un fournisseur, mais vous pouvez utiliser le même numéro de BR avec d'autres fournisseurs.
Par exemple, si le fournisseur 8 a un BR intitulé BR1, vous ne pouvez pas créer un autre BR1 pour ce même fournisseur. Vous pouvez en revanche créer un BR1 pour le fournisseur 9.
- A la réception. Sélectionnez le champ Récept. BR dans l'écran Réception OA et entrez un identificateur alphanumérique pour le numéro de BR dans le champ BR. Une fois les ordres d'achat ajoutés pour ce fournisseur et après la réception, le BR apparaît dans l'écran Bordereaux de réception.
Création de lignes de BR
Procédez de l'une des façons suivantes :
- Entrez toutes les données des lignes dans l'écran Lignes de BR.
- Dans l'écran Profil fournisseur EDI, sélectionnez le champ Générer BDR à partir de l'avis d'expéd? pour créer automatiquement un enregistrement BDR lorsqu'un fournisseur envoie un avis préalable d'expédition (APE). La ligne de BR est alors créée à partir des données de ligne du préavis d'expédition EDI.
- À la réception, sélectionnez le champ Récept. BDR dans l'écran Réception OA et entrez un identificateur alphanumérique pour le numéro de BDR dans le champ BDR. Une fois les ordres d'achat ajoutés pour ce fournisseur et après la réception, les lignes de BR apparaissent dans l'écran Lignes de BR.
- Exécutez l'activité Générer lignes BR. Cette activité vous permet de générer des enregistrements de réception de marchandises pour des transactions de préavis d'expédition non électroniques. Vous pouvez ajouter des lignes de BR à partir d'ordres d'achat ou de réceptions enregistrées.
Etat BR
Utilisez l'écran Bordereaux de réception (état) pour imprimer un état indiquant des informations sur le statut et les lignes des BR. Vous avez le choix entre une série de BR et de fournisseurs.
Modification du statut des BR
L'utilitaire Modif Statut BR (util) permet de modifier le statut d'un BR. Vous pouvez passer d'un statut à un autre statut dans les cas suivants :
- Remplacer En-cours par Approuvé ou Arrêté
- Remplacer Approuvé par En-cours, Arrêté ou Historique
- Remplacer Arrêté par En-cours ou Approuvé
Suppression de BR
Seuls les BR ayant le statut En-cours ou Historique peuvent être supprimés. L'utilitaire Suppr Bd de réception (util) permet de supprimer une série de BR. Vous pouvez supprimer des BR individuellement sans recourir à l'utilitaire Suppr Bd de réception (util). Dans l'écran Bordereaux de réception, cliquez sur le bouton de suppression de la barre d'outils pour supprimer le BR actif.