Création de pièces comptables et d'ajustements multi-site à l'aide de l'écran Générer pc cpt multi-site

Les enregistrements affichés dans l'écran Générateur de pièces comptables sont des lignes d'ordre d'achat reçues qui ont été traitées dans l'écran Réception OA des sites cibles.

Si vous sélectionnez l'un de ces enregistrements et que vous le traitez avec l'écran Générer pc cpt multi-site, la facture du fournisseur sera entrée dans le système de comptabilité fournisseur et une pièce comptable sera générée sur le site cible. Si vous modifiez une pièce comptable existante via l'écran Générer pc cpt multi-site, un ajustement sera généré sur le site cible. Les pièces comptables de la comptabilité fournisseur qui seront générées par l'écran Générateur de pièces comptables pourront être modifiées ultérieurement, dans une certaine mesure, dans l'écran Pièces cpt et ajustements CF des sites cibles.

Remarque : Le champ de la grille Compte GL est uniquement informatif et ne s'applique pas à la pièce comptable courante.
  1. Ouvrez l'écran Générateur de pièces comptables.
  2. Filtrez les fournisseurs en indiquant un numéro de fournisseur spécifique, un nom et/ou une devise (ou laissez tous ces champs vides pour afficher tous les fournisseurs).

    La grille affiche ensuite tous les ordres d'achats réceptionnés mais non encore facturés correspondant aux fournisseurs que vous avez sélectionnés. Ces ordres d'achat sont extraits de tous les sites répliquant la catégorie de l'écran Générer pc cpt multi-site avec le site à partir duquel l'écran Générer pc cpt multi-site est exécuté.

    Les données affichées incluent le Site destinataire (site cible ayant réceptionné la livraison de l'OA et au niveau duquel va être créé la pièce comptable/l'ajustement), le site d'origine et le numéro de l'OA générateur (s'il y a lieu), le numéro de l'OA, la ligne/lancement de l'OA, l'article, les quantités, l'unité de mesure etc.

  3. Spécifiez le Type de l'activité à exécuter. L'écran affiche par défaut les OA pour lesquels des pièces comptables doivent être créées.

    Si le type est défini sur Pc cpt, l'écran affiche tous les ordres d'achat réceptionnés mais non encore facturés correspondant à des fournisseurs spécifiques. Vous pouvez spécifier le montant total des composants, le montant total des frais de port et des frais divers, ainsi que le montant total des taxes (sous certaines conditions, précisées dans les Notes ci-dessous). Vous pouvez également spécifier le montant des frais de port et des frais divers ainsi que le montant total des taxes (sous certaines conditions) pour chaque OA pris individuellement.

    Si le type passe à Ajustement :

    • Sélectionnez le Site au niveau duquel une pièce comptable a été enregistrée dans les Ecritures CF enreg. et pour laquelle cet ajustement doit être créé. Ce site est aussi celui au niveau duquel l'ajustement sera créé.
    • Sélectionnez un numéro de Pc cpt. La liste déroulante affiche les pièces comptables disponibles au niveau du site cible.
    • La grille affiche tous les retours débits positifs pour lesquels des ajustements n'ont pas été créés. Sélectionnez les OA pour lesquels vous souhaitez créer des ajustements. Vous pouvez créer un ajustement pour n'importe laquelle des pièces comptables enregistrées dans les Ecritures CF enreg..
  4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cochez la case Sélectionné pour sélectionner les OA à inclure dans les pièces comptables (ou ajustements) qui seront créées au niveau de chaque site.
    • Utilisez ensuite les champs Sélection supplém. figurant dans le bas de l'écran pour sélectionner une plage d'OA basée sur le site, les numéros d'OA ou les lignes/lancements puis cliquez sur le bouton Sélect. OA correspdt pour activer le champ Sélectionné pour ces lignes.
    Remarque :  La grille contient tous les enregistrements possibles pour un fournisseur. Toutefois, une fois que vous avez sélectionné un enregistrement, le système désactive automatiquement certains enregistrements faisant partie des autres enregistrements sur la base des critères suivants :
    • Si la première ligne sélectionnée contient un taux de change fixe, seules celles contenant le même taux de change fixe peuvent être sélectionnées.
    • Si l'option Inclure taxe ds coût est activée au niveau de la première ligne sélectionnée, seules les lignes pour lesquelles cette option est activée peuvent être sélectionnées.

    Vous pouvez cliquer sur Tout désélectionner pour annuler toutes les sélections et reprendre le processus de sélection depuis le début.

  5. Au niveau des lignes/lancements d'OA figurant dans la grille, vos pouvez modifier la quantité reçue (A facturer/ajuster) et le Coût unit..
  6. Incluez les Composants, le Port, les Frais divers et les taxes (sous certaines conditions, précisées dans les Notes ci-dessous) de la facture fournisseur dans les champs d'en-tête. Vous pouvez entrer les frais de port et les frais divers dans la grille pour chaque ligne d'OA sélectionnée ; vous pouvez entrer les montants de TVA et TVA 2 dans la grille pour chaque ligne d'OA sélectionnée qui répond aux critères précisés dans les Notes ci-dessous. Par la suite, de la pièce comptable, tous les frais de port, frais divers et taxes (sous certaines conditions) associés à un OA seront totalisés pour le site cible.

    Un montant total pour la pièce comptable est affiché dans les champs Composant, Port, Frais divers et les champs de taxes en-dessous de la grille. Ces montants totaux sont utilisés pour vérifier que les valeurs entrées correspondent aux valeurs de la facture du fournisseur que vous avez saisies dans l'en-tête.

    Lorsque la pièce comptable sera générée, le montant total des frais de port par site sera créé sous la forme d'une seule distribution. De la même façon, les totaux des frais divers et des taxes seront créés sous forme de distributions individuelles.

  7. Cliquez sur Générer pour générer les pièces comptables ou ajustements pour les enregistrements sélectionnés. Lorsque vous cliquez sur ce bouton :
    • Un nouveau numéro de pièce comptable générateur est généré. Il contient un préfixe identique à celui de la pièce comptable générateur du site d'origine (de l'écran Achat (param)). Ce numéro de pièce comptable générateur est attribué à toutes les lignes qui ont été sélectionnées pour cette session et pour lesquelles le champ du numéro de pièce comptable générateur est vide.
    • L'ID du site local est attribué au site d'origine de la pièce comptable générateur.
    • Toutes les données sélectionnées sont copiées du site local vers les sites cibles.
    • Dans chaque site cible sélectionné, le système crée des pièces comptables en utilisant les données et informations du site cible qui on été transmises à l'écran Générer pc cpt multi-site. Les numéros des pièces comptables individuelles sont basés sur la numérotation des pièces comptables au niveau des sites cibles.
    • Pour les pièces comptables, dans les conditions définies dans les Notes ci-dessous, les taxes sont générées au niveau du site cible, à partir des codes de taxes d'OA et de ligne/lancement d'OA définis au niveau de ce site, ou à partir des montants entrés dans cet écran.
    • Pour les ajustements, un ajustement est créé au niveau du site cible.
    • Un message affiche le numéro de la pièce comptable générateur qui a été générée et soumise.
  8. La liste est actualisée pour afficher tous les OA qui ont encore besoin d'être facturés/ajustés pour le fournisseur sélectionné.
    Remarque :  Si le processus de création d'une pièce comptable est retardé au niveau du site cible, les réceptions d'OA déjà soumises et non encore facturées peuvent être encore présentes dans la liste.
  9. Répétez les étapes précédentes pour créer d'autres pièces comptables ou ajustements.
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