Création d'ordres d'achat multisites avec le générateur d'ordres d'achat

Utilisez l'écran Générer OA pour créer des ordres d'achat pour plusieurs sites.

Cette procédure offre plusieurs avantages :

Une personne employée au niveau d'un site peut configurer un Ordre d'achat générateur recouvrant des ordres d'achat devant être créés à distance au niveau de plusieurs sites cibles.
Un ordre d'achat générateur peut bénéficier des prix définis par tranches de quantités par le fournisseur pour des articles pour lesquels des besoins existent dans plusieurs sites. Les articles figurant dans un OA générateur peuvent faire l'objet d'un Contrat d'achat principal (défini dans l'écran Contrats fourn). Cette option cumule les quantités d'un même article acheté chez un même fournisseur de façon à déterminer la meilleure tranche quantitative possible.
Vous pouvez imprimer des documents regroupant les informations relatives aux ordres d'achat concernant plusieurs sites.

Besoins

Les données suivantes doivent être identiques au niveau des sites cibles et du site où le générateur d'OA est exécuté : devise de base, formats de devise et de quantité, table des codes conditions, configuration du système de taxes, configuration des paramètres de taxes, codes taxe attribués aux fournisseurs et codes taxe attribués aux articles.
Pour chaque ordre d'achat rattaché au même OA générateur, le système suppose que le code des conditions, l'acheteur, l'adresse à laquelle doit être adressé le règlement, le contact chez le fournisseur et le numéro de L/C est le même.
Les fournisseurs doivent être configurés de façon à ce que soit utilisée la même devise au niveau des sites cibles et du site de l'écran Générer OA.
Les sites cibles doivent avoir les mêmes facteurs de conversion des UM que le site de l'écran Générer OA.
Le site de l'écran Générer OA et les sites cibles doivent tous répliquer de l'un à l'autre la catégorie de réplication de l'écran Générer OA.
Afin de pouvoir accéder aux données relatives aux ordres planifiés d'un autre site, le site de l'écran Générer OA et cet autre site doivent être configurés comme des serveurs liés de façon à ce que lorsque des ordres planifiés sont utilisés, la réplication transactionnelle soit requise. L'utilisation de l'état Générer OA (état) requiert également une réplication transactionnelle.

Création d'un ordre d'achat générateur

L'écran Générer OA contient des champs d'en-tête et deux onglets :

Utilisez les champs d'en-tête pour spécifier le fournisseur auquel les articles seront achetés ainsi que le statut (prévu ou commandé). Spécifiez le type d'OA (standard ou ouvert) et indiquez pour les ordres d'achat ouverts s'il faut créer uniquement des lignes ouvertes ou des lancements et des lignes. Spécifiez le code conditions.
Si vous sélectionnez un fournisseur dont la tarification est calculée par date d'échéance de ligne d'OA (comme indiqué dans le champ Tarif. contrat Fourn de l'écran Fournisseurs), un message d'avertissement s'affichera. Vous pouvez sélectionner ce fournisseur, mais le système ignorera les paramètres de l'écran Fournisseur. L'écran Générer OA calcule toujours les coûts à partir de la date d'OA.
Utilisez l'onglet Article pour la saisie manuelle des articles afin de créer des lignes d'OA en spécifiant le site cible au niveau duquel la ligne d'OA sera créée.
Utilisez l'onglet Planification pour sélectionner les ordres planifiés existant au niveau des sites cibles qui peuvent être ajoutés à l'OA en tant que lignes d'OA supplémentaires. Cliquez sur Charger détail planif. pour afficher un filtre vous permettant de spécifier les critères de sélection des sites et des articles dont les ordres planifiés doivent être chargés dans la grille. (Les ordres de réapprovisionnement ne peuvent pas être chargés.) Une fois que les ordres planifiés ont été chargés dans l'onglet Planification, vous pouvez sélectionner les enregistrements d'ordres planifiés que vous désirez confirmer sous la forme de lignes d'OA.

Lorsque vous cliquez sur Traiter :

Un ordre d'achat est créé pour chaque site unique dans les grilles Article et Planification.
Si vous avez sélectionné un type d'OA Standard, le système crée une ligne d'OA pour chacune des lignes de la grille Art. et pour chacun des ordres planifiés sélectionnés dans la grille Planification. Les enregistrements sont regroupés sur une seule ligne d'OA lorsque l'article, l'UM et les coûts sont les mêmes.
Si vous avez sélectionné un type d'OA Ouvert et sélectionné la valeur Lignes pour le champ Créer comme, le système traite chacune des lignes de la grille Art. et chacun des ordres planifiés sélectionnés en créant un enregistrement de ligne d'OA ouvert par site pour chaque combinaison unique associant un article, une UM et un coût.
Si vous avez sélectionné un type d'OA Ouvert et sélectionné la valeur Lancements pour le champ Créer comme, le système traite chacune des lignes de la grille Art. et chacun des ordres planifiés sélectionnés en créant un enregistrement de ligne d'OA ouvert par site pour chaque combinaison unique associant un article, une UM et un coût. Il crée également un nouveau lancement d'OA ouvert pour chaque ligne. Par exemple, si vous avez une combinaison unique associant un article, un coût et une UM (une commande portant sur une quantité de 25 de l'article CP-10000) et si vous avez sélectionné Ouvert comme type et Créer comme libérations, le système crée une ligne ouverte avec une quantité de 25 et une libération ouverte avec une quantité de 25.

Maintenance des OA générateurs

Une fois le traitement terminé, la maintenance des OA doit être effectuée individuellement au niveau de chaque site. Si au niveau d'un OA vous modifiez le numéro du fournisseur, le numéro de l'ordre générateur auquel cet OA est rattaché et celui du site d'origine de l'OA générateur seront supprimés et l'OA en question ne fera plus partie de l'OA générateur auquel il était initialement rattaché.

Une fois que l'OA a été imprimé à l'aide de l'état Générer OA (état), vous ne pouvez plus modifier le fournisseur. Cet OA doit rester rattaché à l'OA générateur une fois qu'il a été imprimé.

Vous pouvez ajouter des lignes à un OA générateur existant via l'écran Lignes d'OA. Ces nouvelles lignes seront alors également considérées comme faisant partie de cet OA générateur. Toutefois, la mise à jour des lignes existantes ne prendra pas en considération le contrat d'achat principal.

Impression des OA générateurs

Tous les OA créés à l'aide de l'écran Générer OA doivent être imprimés via l'écran Générer OA (état).

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Impression d'ordres d'achat générateur.

Une fois l'OA imprimé, les fonctionnalités standard du système sont utilisées pour toutes les opérations suivantes effectuées dans le cadre du processus de gestion des achats et des réceptions.

Notes

Chaque site doit utiliser un Préfixe OA à générer distinct (défini sur l'écran Achat (param)). Cela permet d'identifier la source des données quand la facture du fournisseur indique uniquement le numéro de l'OA générateur sans indiquer le site d'origine de cet OA.
Les données figurant au niveau de l'écran Générer OA ne sont pas persistantes. Lorsque vous fermez l'écran, toutes les données non traitées sont supprimées.
Le site de l'OA générateur sert à déterminer le coût d'un article même si cet article a été créé dans un autre site.
Les frais d'approche d'un OA ne sont pas définis au niveau de l'écran Générer OA. Ils peuvent être définis pour chaque ordre d'achat au niveau des sites cibles une fois que l'OA générateur a été créé.
Les notes ne sont pas définies au niveau de l'écran Générer OA. Elles peuvent être ajoutées aux OA, lignes d'OA (ouvertes) et lancements d'OA ouverts au niveau des sites cibles une fois que l'OA générateur a été créé. Consultez également les informations relatives à l'impression de ces notes dans la rubrique Impression d'ordres d'achat générateur.
Si vous modifiez l'UM d'un article, l'enregistrement de cet article n'est pas combiné avec les autres enregistrements du même article pour le calcul des tranches quantitatives.