À propos de la facturation des commandes et des notes de crédit
Lors de l'impression des factures à partir de l'écran Facturer Cdes et notes de crédit (état), le système recherche les commandes sélectionnées. Pour toutes les commandes pour lesquelles des quantités de ligne/lancement ont été expédiées mais non entièrement facturées, il procède de la façon suivante :
- Calcule les montants de facture.
- Met à jour les champs de vente et de facturation.
- Calcule le montant de la commission due.
- Enregistre la facture dans l'historique de facturation.
- Crée des transactions de facturation CC.
- Imprime la facture.
Vous devez entrer une transaction d'expédition avant de facturer une commande. Pour voir les lignes de commande prêtes à être facturées, exécutez l'état À facturer.
Ce rapport répertorie le kit, les composants et la quantité requis pour les lignes d'article et lancements du kit, si le champ Imprimer les composants du kit sur les documents client est sélectionné pour l'article dans l'écran Lignes de commande.
Si une lettre de crédit (LC) est requise mais qu'il n'en existe pas, un message vous en informe.
Tout comme d'autres états du système, cet état peut être distribué sur la base de profils de document qui peuvent avoir été créés pour les divers destinataires. Dans cet écran, si une correspondance client/destinataire exacte est trouvée, l'état est distribué sur la base des paramètres de ce destinataire spécifique. Si une correspondance client/destinataire exacte est trouvée, le système recherche plutôt un destinataire nul (0) et utilise ses paramètres de distribution.
Vous pouvez traiter soit des factures, soit des notes de crédit, mais pas les deux en même temps. Si une erreur se produit pendant l'enregistrement ou l'impression, le processus s'interrompt et la facture erronée n'est pas générée. Les factures enregistrées avant que l'erreur se produise restent enregistrées.
Pour les factures standard et ouvertes, l'acompte, les frais divers, la TVA et le port tels qu'ils figurent dans l'en-tête de la commande sont annulés.
L'option Notes de crédit vous permet de générer des notes de crédit pour des commandes qui ont été entrées via l'écran Commandes. Les notes de crédit sont émises pour refléter un crédit pour un client ou le retour d'articles. Le traitement des notes de crédit est très similaire à celui des factures.
Dans le cas d'une note de crédit, si un numéro a été entré pour la commande client dans le champ Appliquer à facture, une nouvelle ligne, du type suivant, s'imprimera sur la première page de la note :
EXEMPLE : Avoir XXX pour facture YYY
Lors de l'émission d'un crédit et du retour d'articles, vous devez tout d'abord entrer une transaction de composant pour enregistrer la quantité retournée via une transaction d'expédition. La transaction d'expédition ajuste tous les champs de quantité de stock pour répercuter le retour, mais vous devez aussi imprimer la note de crédit pour ajuster la vente en devise locale et les soldes client.
Cond. paiemt françaises
Si vous utilisez les Cond. paiemt françaises, l'algorithme de conditions de paiement françaises calcule la plage de date d'échéance pour les ordres d'achat et les commandes client.
Factures et dates d'échéance multiples
Si vous avez utilisé un code de conditions utilisant des dates d'échéance multiples, le système calcule les dates d'échéance de la facture et crée les enregistrements associés indiquant les dates d'échéance des paiements. Les dates d'échéance ainsi que le pourcentage et les montants dûs apparaissent sur la facture.
Langues et devises étrangères
Pour imprimer une facture de commande ou une note de crédit dans une langue étrangère, utilisez les champs de l'écran Facture multilingue.
Les clients en devise étrangère doivent payer le montant en devise étrangère. Toute variation du taux de change se traduira par un gain ou une perte. Les montants excessifs ou insuffisants payés par les clients en devise étrangère donneront lieu à un débit ou à un crédit de leur compte. Si un montant excessif ou insuffisant est versé dans le but de corriger un gain ou une perte causé par la variation du taux de change, un ajustement séparé doit être enregistré.
Bien que vous puissiez imprimer des factures en devise étrangère ou locale pour des raisons de douane ou autres, la comptabilité dans CloudSuite Industrial prévoit que le client ne doit que le montant en devise étrangère, quelle que soit la devise dans laquelle la facture a été imprimée.
Invoice Hold
Utilisez le champ Blocage facture des écrans Lignes de cde et lancements cde ouverte pour empêcher que certaines lignes de commande soient facturées automatiquement. Par exemple, un client FOB ne souhaite pas être facturé avant réception de la commande. Après que le client vous a notifié de la réception de la commande, vous pouvez lever le blocage. Une facture sera alors créée pour la ligne de commande lors de la prochaine opération de facturation. Une fois le blocage de facture levé, toute quantité expédiée pourra être facturée.
Impression de factures à partir de bordereaux de livraison
Vous pouvez créer des factures à partir de bordereaux de livraison. Assurez-vous que la case Impr BL sur facture de l'onglet Codes de l'écran Clients est cochée. Cochez ensuite la case Générer à partir du BL de cet écran.
Réimpression de factures
La zone de groupe Options de réimpression vous permet de réimprimer des factures à partir de l'historique de facturation pour une plage de numéros de facture, de dates de facture, de numéros de client ou de numéros de commande. La réimpression s'exécute en fonction des options actuellement sélectionnées, et non en fonction de celles utilisées lors de la première impression de la facture.
Le paramètre Util. formul. pré-impr. de l'écran Compta client (param) affecte la façon dont les factures et les notes de crédit sont imprimées et détermine si la réimpression de factures est possible.
Les informations principales ci-dessous proviennent de l'historique de facturation :
- Numéro de ligne
- Qté expédiée
- Prix
- Remise
- Port
- TVA
- Par numéro de client
Les informations secondaires ci-dessous proviennent de la commande client qui doit encore être disponible dans la base de données :
- Texte de commande
- Texte de ligne
- Texte standard
- Adresse client
- N° d'article client
- Quantité cde
- N° de série
Traitement multi-utilisateurs
Une seule instance de la tâche de facturation d'arrière-plan peut s'exécuter à la fois. Les demandes d'exécution de cette tâche d'arrière-plan sont traitées de manière synchrone. Si deux utilisateurs essaient de créer simultanément une facture à partir de la même commande client, les deux demandes sont placées dans la file d'arrière-plan. Si la première demande à être traitée aboutit, aucune facture n'est créée pour la deuxième demande. Vous pouvez vérifier les résultats du traitement des tâches d'arrière-plan dans l'écran Tâches d'arrière-plan.
Une fois que vous avez soumis la facture, le message "Tâche/état soumis." s'affiche. Pour voir la série de factures qui a été créée ou pour vérifier que les factures ont été créées, allez dans l'écran Tâches d'arrière-plan.