Configuration de séquences pour les factures, notes de débit et notes de crédit

Utilisez l'écran Séquences factures, notes de débit et crédit pour configurer des séquences alphanumériques. Vous devez configurer au moins une séquence pour les factures, les notes de débit et les notes de crédit ; il peut y avoir plusieurs séquences pour chaque élément si nécessaire. Toutefois, vous devez fermer l'enregistrement de séquence correspondant à une catégorie avant de pouvoir ouvrir un autre enregistrement pour cette même catégorie. Les factures et notes de crédit ne peuvent pas avoir les mêmes numéros de séquence.

Les trois séquences initiales par défaut sont définies une fois que vous avez spécifié la longueur de facture dans l'écran Entrée cde (param).

Remarque :  Les enregistrements de séquence ne peuvent être supprimés que si la séquence est déclarée Fermée. La suppression d'un enregistrement de séquence entraîne la suppression des éventuelles factures annulées qui existent dans la plage de numéros de facture en cours de suppression.

Il est possible de créer une note de crédit ouverte dans un site, de l'enregistrer, puis de l'imputer à une facture dans un autre site. Afin d'éviter que des numéros de note de crédit provenant de différents sites se chevauchent, vous devez définir des séquences de notes de crédit différentes pour les différents sites.

Exemple

Supposons qu'une série de 500 numéros de notes de crédit à utiliser en septembre 2008 sont définis pour des clients de la catégorie de facturation DEFAULTCATEGORY. Les numéros commencent par le préfixe CR et par le numéro 2000. Pour ce faire, vous devez entrer les informations suivantes dans cet écran :

  • Type : Avoir
  • Date début/Date fin : du 01/09/08 au 30/09/08
  • Groupe : 1
  • Catégorie : DEFAULTCATEGORY
  • Première facture : CR2000 (l'adaptation des numéros jusqu'à la longueur du numéro de facture complet est automatique)
  • Dernière facture : CR2500 (l'adaptation des numéros jusqu'à la longueur du numéro de facture complet est automatique)

Si vous utilisez tous ces numéros avant la fin du mois de septembre, fermez la séquence. Le groupe suivant est automatiquement défini pour le groupe 2 pour la même plage de date et vous pouvez ajouter des numéros supplémentaires.

Si vous n'utilisez pas tous les numéros dans la plage allant jusqu'à la fin du mois de septembre, vous devez fermer la séquence et annuler les numéros restants non utilisés.