Creación y procesamiento de eventos de etapas del proyecto

Existen tres tipos de eventos de etapas del proyecto que puede utilizar: Proyecto, Evento de compleción de tarea y Evento de obligación de rendimiento. Cree y gestione notificaciones para estos eventos, así como el cumplimiento de las obligaciones de rendimiento, siguiendo estos pasos:

  1. En el formulario Publicaciones, asegúrese de que los usuarios correspondientes se han suscrito a las siguientes publicaciones: Alerta de compleción del proyecto, Alerta de compleción de tarea del proyecto y Alerta de compleción de obligación del proyecto.
  2. En el formulario Códigos de coste de grupo de obligaciones del proyecto, especifique grupos de obligaciones y sus códigos de coste asociados. Cuando se haya asignado un grupo a un evento de obligación de rendimiento, no podrá eliminarse.
  3. Abra el formulario Eventos de etapas del proyecto.
  4. Especifique esta información en los campos del grupo de proyectos:
    Proyecto
    Seleccione el proyecto.
    Habilitar etapas para compleción del proyecto
    Seleccione este campo para activar notificaciones para todos los usuarios suscritos a la publicación Alerta de compleción del proyecto, además de para otros usuarios especificados en el campo Notificación de usuario.
  5. Especifique esta información en los campos del grupo de evento de compleción del proyecto:
    Habilitar etapas para compleción de tarea
    Seleccione este campo para activar notificaciones para todos los usuarios suscritos a la publicación Alerta de compleción de tarea del proyecto, además de para otros usuarios especificados en el campo Nombre de usuario.
    Tarea
    Asegúrese de que la lista de tareas es correcta y está completa. Puede corregir o añadir más en el formulario Tareas del proyecto.
    Habilitar etapas para compleción de tarea
    Seleccione este campo para activar notificaciones cuando esta tarea específica se complete. Se establecerán notificaciones para todos los usuarios suscritos a la publicación Alerta de compleción de tarea del proyecto, además de para otros usuarios especificados en el campo Nombre de usuario.
  6. Para cada obligación de rendimiento, especifique esta información en los campos del grupo de evento de compleción de obligación de rendimiento:
    Habilitar etapas para obligación de rendimiento
    Seleccione este campo para activar notificaciones para todos los usuarios suscritos a la publicación Alerta de compleción de obligación del proyecto, además de para otros usuarios especificados en el campo Nombre de usuario.
    Facturación
    Seleccione este campo para indicar que debe crearse una etapa de facturación y procesarse antes de que se pueda seleccionar el campo Procesado, que indica que ese evento de obligación se ha completado.
    Obligación
    Seleccione el tipo de coste de la obligación. Elija Mano de obra, Material, Otros o Todo.
    Grupo de obligaciones
    Seleccione uno de los grupos de obligaciones que ha creado en el paso 2. Deje este campo en blanco para aplicar el evento a todos los grupos de obligaciones.
    Etapa de proyecto
    Especifique el tipo de etapa. Elija Coste, Horas, Porcentaje completado o Tiempo transcurrido. Si selecciona Tiempo transcurrido, el sistema le pedirá que cree una tarea en segundo plano. Esta tarea en segundo plano se usará para activar el evento, en lugar del importe de Umbral de siguiente etapa que usan otros tipos de etapa. Si no crea ninguna tarea en segundo plano, la selección de Etapa de proyecto cambiará de Tiempo transcurrido a Coste.
    Recurrente
    Seleccione este campo si se aplicará el mismo tipo de umbral siempre para los eventos futuros. Cuando cada evento recurrente se complete, se creará automáticamente un evento nuevo con el mismo umbral. Este campo está desactivado si para Etapa de proyecto la selección es Tiempo transcurrido.
    Umbral de etapa
    Alcanzar, o superar, el valor especificado aquí crea una alerta de etapa, que indica que se puede crear y procesar una etapa de facturación. Este campo está desactivado si para Etapa de proyecto la selección es Tiempo transcurrido.
    Tarea de proyecto
    Seleccione la tarea de proyecto a la que asociar esta obligación o deje este campo en blanco para no asociarla a ninguna tarea de proyecto específica.
  7. Tras crear todas las secuencias, haga clic en Guardar. El sistema calcula el importe de Umbral de siguiente etapa para la secuencia inicial de cada tipo de Etapa de proyecto, salvo por el tipo Tiempo transcurrido, que usa una tarea en segundo plano para controlar la activación del evento. Sin embargo, para eventos marcados como Recurrente, el sistema crea un evento de obligación nuevo con la misma información y calcula el umbral para ese evento.
  8. Si ha añadido o eliminado códigos de coste del proyecto, haga clic en el botón Volver a calcular obligaciones para volver a calcular los totales acumulados y los siguientes importes programados. También puede realizar esta tarea en el formulario Códigos de coste de grupo de obligaciones del proyecto. Este paso solo es necesario si se han producido las transacciones de trabajo o proyecto. Recomendamos completar todas las modificaciones antes de hacer clic en este botón.
  9. Cuando un evento se activa, si se selecciona el campo Facturación, el sistema espera que se procese un evento de facturación antes de que el evento se marque como procesado. Si el campo Facturación no se selecciona, el sistema marca el evento de inmediato como procesado.
  10. El sistema busca la siguiente secuencia de eventos con los mismos valores de Obligación, Grupo de obligaciones, Etapa de proyecto y Tarea del proyecto para, a continuación, calcular su importe de Umbral de siguiente etapa. Si el evento es recurrente, el sistema crea una secuencia nueva y seguidamente copia la información de esa secuencia recurrente en la nueva.