Procedimientos de final de ejercicio: información general

A continuación se incluye una descripción de procedimientos de final de ejercicio.

Un asterisco (*) indica los procedimientos que inician los campos AAF en varios archivos. Para garantizar la exactitud de los datos, debe ejecutar estas utilidades antes de que se realice cualquier proceso que actualice estos campos en el nuevo año. El momento en que se ejecuten el resto de utilidades no es esencial.

Procedimiento de cierre de período/año de CC* - establece en cero los siguientes campos del formulario Clientes: Ventas PAF, Ventas AAF, Descuentos AAF, Ventas del año anterior y Descuentos del año anterior. La utilidad también establece en cero los campos Ventas PAF y Ventas AAF en el formulario Comerciales. La utilidad DEBE ejecutarse tras generar facturas y registrar pagos de clientes para el año actual, ANTES de registrar cualquiera de estas transacciones para el nuevo año.
Nota: Esta utilidad solo debe ejecutarse una vez. Si la ejecuta más de una vez, producirá ceros en los campos Ventas año anterior y Descuentos del año anterior.
Establecer artículo de proveedor y totales AAF y PAF de artículos de cliente en cero* - restablece en cero los campos de los formularios Contratos de artículos de proveedor y Contratos de artículos de cliente. Los campos de Contratos de artículos de proveedor que se restablecen son los siguientes: Pedido AAF, Recibido AAF, Rechazado AAF, Coste medio, Tiempo de entrega medio, Retraso medio, Porcentaje medio y Último porcentaje. Los campos de Contratos de artículos de cliente que se restablecen son los siguientes: Compras AAF, Pedido AAF, Enviado AAF y Pedido PAF.
Nota: Esta utilidad se encuentra tanto en el módulo Cliente como en el módulo Proveedor, pero solo es necesario ejecutarla una vez.
Procedimiento de final de año de nómina* - (se basa en el año calendario): actualiza el formulario Empleados para reflejar el cambio de año. El procedimiento de final de ejercicio de nómina debe ejecutarse tras la última nómina del año y antes de que se ejecuten nóminas del nuevo año. Todas las transacciones de ajuste para el año actual deben introducirse y registrarse antes de ejecutar este procedimiento y de registrar nóminas del año nuevo. Para obtener más información acerca del proceso, consulte Cierre del ejercicio de nóminas.
Imprimir formularios W-2 - (se basa en el año de calendario) calcula los salarios brutos y los impuestos del año hasta la fecha de los empleados en el formulario Empleados. La información se obtiene del archivo de nóminas registrado (prtrxp). Es posible que el W-2 tarde un tiempo en procesarse. El tiempo dependerá de la cantidad de empleados y de la frecuencia con la que perciben su salario. No es inusual que el procesamiento en bases de datos de gran tamaño tarde varios días. Si cuenta con un procedimiento automático de copia de seguridad nocturno, desactívelo para garantizar que el servidor de la base de datos no se apague. Además, puede resultar útil enviar los resultados a un archivo. Esto le permitirá revisar el W-2 antes de imprimirlo y, si es necesario, volver a imprimirlo sin aumentar el tiempo de procesamiento. El W-2 también se puede generar electrónicamente mediante el Archivado electrónico del W-2. Se creará un archivo llamado W2REPORT. W2REPORT es el nombre de archivo que requiere la Administración de la Seguridad Social y no debe modificarse.
Procedimiento de final de año de recursos humanos* - actualiza los registros de vacaciones y bajas por enfermedad para el rango de empleados seleccionado. Solo se incluirán los registros que no se hayan procesado durante este año calendario. Se calcula la cantidad de horas debidas por vacaciones o baja por enfermedad. A esta cifra se le suman todas las horas acumuladas y se le restan los días utilizados para obtener la nueva cantidad total de días. El resto de campos se establecen en cero.
Entradas de diario de cierre de final de año o Registros de diario de cierre y fin de año multi-FSB: crea entradas de débito y crédito para cerrar todas las cuentas de ingresos y gastos para el intervalo de fechas especificado. Estas entradas se incluirán en el Diario General que, a su vez, debe registrarse en el Libro mayor. Este procedimiento debe ejecutarse después de que se registren todas las entradas realizadas en el año fiscal. Además, si fuera necesario realizar alguna entrada de ajuste después de que se ejecute el procedimiento, el procedimiento deberá realizarse de nuevo.
Actualizar el período actual y el año fiscal actual - para registrar diarios para el próximo año fiscal y cerrar el año anterior, el campo Año fiscal actual del formulario Parámetros generales debe actualizarse manualmente al siguiente año fiscal. También deberá actualizar el campo Período actual en el formulario Períodos contables o Períodos contables Multi-FSB.
Procedimiento de fin de año de CP* - (pago AAF basado en año calendario): restablece los siguientes campos a cero en los formularios Proveedores o Proveedores multisitio: Descuentos AAF, Compras AAF y Pagos AAF. Además, Compras del último año se establece con el valor actual de Compras AAF y Descuentos del último año se establece con el valor actual de Descuentos AAF. Esta utilidad se DEBE utilizar después de la última comprobación de Cuentas por pagar del año actual, ANTES de registrar cualquier comprobación de Cuentas por pagar para el último año.
Nota: Esta utilidad debe ejecutarse al final del año calendario (en lugar del año fiscal). El campo Pagos AAF del formulario Proveedores (o Proveedores multisitio) se utiliza para generar formularios 1099, que se imprimen cada año calendario. Asimismo, esta utilidad solo debe ejecutarse una vez. Si la ejecuta más de una vez, producirá ceros en los campos Pagos del año anterior, Compras del año anterior y Descuentos del año anterior de los formularios Proveedores o Proveedores multisitio.
Impresión del formulario 1099* - (se basa en el año calendario) - imprime un formulario 1099 para cada proveedor que tenga un ID federal introducido en el sistema. El valor imprimido se puede especificar como Pagos AAF del proveedor o Pagos del año anterior del proveedor en el momento en que se generan los formularios 1099. La elección de los Pagos AAF o de los Pagos del año anterior del proveedor dependerá de la ejecución del Procedimiento de final de ejercicio de CP. Revise los temas de Procedimiento de final de año de CP.
El informe 1099 puede archivarse electrónicamente. Puede ejecutar una prueba, una corrección o un informe de archivado electrónico original. Puede crear registros 1099 por estado y presentarlos a través de un agente.
Para realizar un seguimiento de la información para los informes 1099 se utilizan dos archivos adicionales: (1) el archivo de estado realiza un seguimiento del código postal abreviado estatal, el pago mínimo y la información de participación de archivado electrónico; mientras que (2) el archivo apparms realiza un seguimiento del control del nombre del contribuyente, el nombre de NIC, el nombre del transmisor, el código de control del transmisor, la dirección del transmisor y la dirección y el nombre del agente del transmisor.
Impresión del formulario de sistema de informes fiscales (según el año natural) - Imprime un formulario DAS2 para cada proveedor que está configurado para los informes DAS2. Los valores impresos e basan en los tipos de sistema de informes fiscales asignados a los comprobantes de cada proveedor. La suma de cada tipo se muestra en el informe. Para obtener detalles acerca de los importes notificados, consulte Generación de formularios de declaración DAS2.
Establecer en cero los totales PAF y AFF de artículo/almacén * - Restablece a cero estos campos en los formularios Artículos y Artículo/Almacén. Vendido AAF, Usado AAF, Comprado AAF, Cantidad fabricada AAF y Ventas AAF. La utilidad debe ejecutarse tras completar trabajos, órdenes de envío y recepciones de OC del año anterior y antes de realizar cualquiera de estas transacciones para el año siguiente.
Procedimiento de fin de año de activos fijos * - restablece el campo Depreciación AAF para cada registro maestro de activos fijos incluido en el rango de activos seleccionado. Esta utilidad DEBE utilizarse tras la generación de la última depreciación del año actual y ANTES de generar depreciación para el nuevo año.
Nota: Al generar depreciación para el 12.º período, hay una opción para el procesamiento de final de ejercicio. Si se establece, se realiza la depreciación para todos los períodos y artículos del año. La depreciación del período y el año no se pueden realizar por separado. Si se ejecuta y registra la depreciación dos veces, una vez con el procesamiento de final de ejercicio sin definir y otra con el procesamiento de final de ejercicio establecido, se depreciarán doblemente todos los artículos de los períodos.

Procedimientos adicionales

A continuación se incluye una lista de procedimientos por módulo que deben realizarse periódicamente y que puede ser conveniente ejecutar al final del año. La mayoría de estos procedimientos eliminan información de la base de datos. Cuando los datos se depuren, no podrá verlos ni restaurarlos. En función de la política de su compañía, deberá almacenar varios años de datos para futuras auditorías. También puede archivar la base de datos antes de depurar los datos, lo que le permitirá acceder a la información si lo necesita.

Entrada - Orden de cliente

Eliminar órdenes de cliente del historial - elimina todas las órdenes de cliente con un estado de Historial en el rango especificado.
Depurar el registro de nota de embalaje - elimina registros del registro de nota de embalaje. La orden de cliente debe tener el estado Terminado o Historial antes de depurar los registros.

Empleado - Nómina

Eliminar transacciones de nómina - elimina registros del archivo de nómina registrado (prtrxp) para el rango de fechas especificado. Esta utilidad solo debe ejecutarse DESPUÉS de imprimir los informes de nómina del W-2 y de final de año. Asegúrese de que el W-2 se imprima correctamente y de que la información que contiene sea correcta antes de ejecutar esta utilidad. Una vez que se usa esta utilidad, se depuran los registros necesarios para el W-2; por lo tanto, la ejecución de esta utilidad antes de imprimir los W-2 da lugar a ninguna información o información incorrecta en los W-2.

Financiero - Cuentas por pagar

Eliminar transacciones registradas de CP - elimina registros de los formularios Transacciones registradas de CP para todos los comprobantes completamente pagados. Una vez que se eliminen los registros, ya no podrá revisar los detalles.
Depurar historial de comprobantes - elimina registros del archivo de historial de comprobantes. Se seleccionarán todos los comprobantes con una fecha de factura anterior a la especificada y con un número de comprobante inferior al especificado. Los encabezados de comprobantes asociados con órdenes de compra o transacciones CP no registradas con el estado Planeado u Ordenado no se depurarán.

Finanzas - Cuentas por cobrar

Eliminar transacciones registradas de CC - elimina registros del archivo de transacciones registradas de CC. Debe ejecutar el Informe Extractos de cliente antes de ejecutar esta utilidad. En el caso de los clientes con saldo a plazos, esta utilidad elimina todas las facturas hasta la cantidad de pago disponible y genera un movimiento de saldo a plazo para la primera cantidad parcialmente abonada. En el caso de clientes de artículo abierto, elimina todas las facturas pagadas completamente. Una vez que se eliminen los registros, ya no podrá revisar los detalles.
Depurar historial de facturas - elimina registros del archivo de historial de facturas registrado. Puede eliminar únicamente los artículos de línea de facturación parcial y el artículo de línea de factura, o bien, eliminar también los registros impositivos y encabezados de factura.

Finanzas - Libro Mayor

Comprimir transacciones de Libro Mayor o Comprimir transacciones de Libro mayor Multi-FSB - elimina registros del formulario Transacciones registradas de Libro Mayor. Realice una copia de seguridad de su base de datos antes de ejecutar esta utilidad, ya que se perderán los detalles de las transacciones. Si el campo Comprimir por de la utilidad está definido en Fecha, se comprimirán todas las transacciones con la misma fecha en una sola transacción para las unidades de informe o las cuentas seleccionadas. Si el campo Comprimir por de la utilidad está definido en Período, se comprimirán todas las transacciones del mismo período contable en una sola transacción para las unidades de informe o las cuentas seleccionadas. La fecha de la nueva transacción se establecerá en la fecha de finalización del período.
Nota: Las transacciones del Libro mayor con la referencia "Resumen Ingresos" nunca se comprimen.

Material - Inventario

Eliminar transacciones de materiales - elimina registros de transacciones de materiales, que proporcionan una pista de auditoría para sus transacciones de inventario (todos los cambios realizados en la cantidad en existencia o en el coste del artículo). Una vez que se eliminen los registros, ya no podrá revisar los detalles. Cuando se elimine una transacción de materiales, las referencias a esa transacción desde cualquier transacción de un libro mayor o diario se borrarán. Si intenta ver los detalles de un libro mayor o diario desde el que previamente se hacía referencia a la transacción de materiales eliminada, el sistema mostrará un mensaje indicando que el registro no está disponible.
Pasar coste actual a coste estándar (si se utiliza el cálculo de costes estándar) - crea o actualiza la ruta/BOM estándar para artículos con costes estándar. También crea una transacción de materiales y entradas de diario para reflejar el cambio en el valor de inventario en cada ubicación de depósito (las transacciones de diario tienen la referencia INV STDC).

Producción

Utilidad Cambiar/Eliminar el estado del trabajo - cambia el estado del trabajo para varias combinaciones válidas. También puede eliminar trabajos con el estado Historial.
Eliminar transacciones de trabajo - elimina registros de transacciones de trabajo (jobtran), que proporcionan una pista de auditoría para sus transacciones de mano de obra (trabajo, programas de producción, JIT y centros de trabajo). Una vez que se eliminen los registros, ya no podrá revisar los detalles.
Revisar calendarios de días festivos y MDAY - es posible que necesite modificar los campos de inicio y finalización de MDAY en el formulario Parámetros de planificación para crear los nuevos registros de MDAY para el próximo año. También debe añadir manualmente los registros de turno para el próximo año en el formulario Programación de turnos.

Proveedor - Compras

Eliminar órdenes de compra del historial elimina todas las órdenes de compra con un estado de Historial. Si la OC tiene una orden de cambio con el estado Abierto o Final, no se eliminará.