Información general de auditoría
El sistema proporciona varios tipos de auditoría diferentes:
- Auditoría de eventos Cada vez que ocurra un evento específico (por ejemplo, cada vez que el usuario abra un formulario), se registra un mensaje en el Registro de auditoría. Puede activar o desactivar el registro de auditoría, y puede personalizar los tipos de eventos que se registran.
- Auditoría de transacciones Cada vez que se publique ciertos tipos de transacciones, el sistema registra automáticamente la información en los archivos que generalmente se imprimen como informes.
- Auditoría de proyectos Puede activar la auditoría del módulo Proyectos y hacer el seguimiento de etapas en la ficha Auditoría de varios formularios.
Transacciones de material
Los registros de transacciones de materiales (maltran) proporcionan un trazo de auditoría para transacciones de materiales. Las transacciones de materiales se crean cuando realiza estas tareas:
- Remite un artículo a o retirada de un artículo desde, un trabajo
- Finalizar un trabajo
- Iniciar un trabajo
- Mover un artículo a la siguiente operación de un trabajo
- Envío o devolución de órdenes de clientes
- Recepción o devoluciones de órdenes de compra
- Cambio de la cantidad en mano o coste de un artículo
- Mover una cantidad
- Añadir una nueva ubicación
Puede imprimir este trazo de auditoría con el Informe de transacciones de materiales.
Use la utilidad Eliminar transacciones de materiales para eliminar la mayoría de tipos de transacciones de material, excepto las transacciones Fin del período de la estimación de costes. Las transacciones Fin del período del coste incluyen las transacciones de producciones Just-In-Time (JIT), Transacciones de programas de producción completas, Transacciones de programas de producción de desecho, Transacciones de mano de obra de centro de trabajo, Transacciones de tiempo de máquinas de centro de trabajo y Transacciones de materiales centro de trabajo. Puede ejecutar Eliminar transacciones de costes de fin de período para eliminar las transacciones de costes de fin del período.
Transacciones de inventario
Antes de publicar los ciclos de inventarios, ejecute el Informe de Variación de recuento cíclico para proporcionar un trazo de auditoría contable para las variantes que se pudieran encontrar respecto a las cantidades originales.
Antes de usar la utilidad Registrar recuento de inventario físico para registrar las cantidades del inventario en el campo Cantidad disponible, recomendamos que utilice el Informe de preajustes para generar un trazo de auditoría contable para visualizar las discrepancias del recuento.
Use la utilidad Depuración de registros de inventario físico para borrar el contenido de archivos de Inventario físico una vez que todo el inventario físico se haya aprobado y publicado, y los auditores hayan revisado y aprobado los resultados. El objetivo de esta opción es liberar espacio en el disco ocupado por el archivo Inventario físico. Aunque los contenidos del archivo se borran, la publicación de un trazo de auditoría de Inventario físico está aún disponible. El archivo Artículo/Almacén contiene estos campos a modo de referencia: Recuento de inventario físico (cantidad contada) y Fecha de inventario físico (la fecha de publicación).
Transacciones de mano de obra y producción
Los registros de transacción de trabajo (jobtran) proporcionan un trazo de auditoría para transacciones de trabajo (trabajo, programa de producción, JIT y centro de trabajo). Inserte los registros Transacción de trabajo en un archivo jobtran manualmente y use la función Publicación de transacción de mano de obra de trabajo para registrarlos. Asegúrese que ejecutar el Informe de transacciones de trabajo antes de que elimine una transacción de trabajo, para mantener el trazo de auditoría. Puede eliminar este tipo de registro solo usando la utilidad Eliminar transacciones de trabajo.
Transacciones de factura
Antes de registrar las facturas, notas de débito y crédito mediante la actividad Registro de facturas, imprima el Informe de transacciones de factura como un trazo de auditoría de los artículos registrados.
Transacciones financieras
Use la utilidad Depuración de giros de CC para eliminar giros cancelados, pagados y anulados. Produce un registro de borradores depurados como un trazo de auditoría.
Antes de registrar las transacciones de ajustes y comprobantes de CP, imprima el Informe de transacción de comprobante como un seguimiento de auditoría.
Antes de usar la utilidad Registro de diario masivo o la utilidad Registro de transacciones de diario en Libro mayor para registrar transacciones de un diario o más al libro mayor, imprima el Informe de transacciones de diario como un trazo de auditoría de los artículos que se registrarán. Además, antes de utilizar Compresión del diario para reducir el número de transacciones en un diario, debe imprimir un Informe de transacciones de diario.
Transacciones de depósito directo del empleado
En el formulario Bancos de depósito directo, introduzca el número de cuenta del Libro Mayor general que generará créditos y débitos cuando un depósito directo se publica para un empleado usando este banco. Esta cuenta guarda una pista de auditoría de los depósitos directos hechos al banco.
Auditoría de proyecto
Cuando configura los Parámetros de proyecto para ingresos por etapas y facturas por etapas, puede habilitar trazos de auditoría. La información de auditoría que aparece en la ficha Auditoría de los formularios Ingresos por etapas, Ingresos por etapas estimados y Facturas por etapas.