Acerca de la utilidad Privacidad

Para cumplir el reglamento general de protección de datos de la Unión Europea (RGPD UE), los encargados y responsables del tratamiento de los datos pueden usar la utilidad Privacidad para buscar e informar de datos personales almacenados en el sistema asociados a una persona concreta. Los sujetos de los datos pueden revisar el informe y solicitar que sus datos se retiren del sistema. En tal caso, una vez transcurrido el período de retención legal de los registros de los datos, el administrador podrá eliminar manualmente los registros de su sistema o volver a ejecutar la utilidad Privacidad para ocultar los datos de esa persona de modo que ya no puedan visualizarse más. (Una vez ocultada la información, no podrá volver a visualizarse).

El usuario que use la utilidad Privacidad debe estar autorizado para usar una firma electrónica. Consulte Configuración de la utilidad Privacidad para las firmas electrónicas.

Además, la opción Privacidad del Informe de registros de firma electrónica permite a los auditores ver quién ha usado la utilidad Privacidad, cuándo y qué hicieron y qué registros modificaron. Este informe no muestra datos personales de nadie.

Tipos de información privada

La utilidad Privacidad busca en la base de datos información personal a partir de un país y nombre específicos. Su finalidad es buscar información sobre una persona (empleado, cliente, proveedor, solicitante, etc.) que haya solicitado ver o editar sus datos personales en la base de datos. Su uso previsto no es buscar empresas ni datos de empresas.

Los datos personales se clasifican como información que, al combinarse con otros datos, pueden servir para identificar a una persona. Se incluyen detalles como nombre, fotografía, dirección de correo electrónico, datos bancarios o información médica de una persona.

Se buscan registros de una persona en las siguientes áreas de la base de datos:

Información del solicitante, como nombre, dirección, estudios, referencias y experiencia laboral
Información del consumidor
Información del cliente como nombre, dirección, tarjeta de crédito, contratos de servicio/alquileres, socios, punto de venta
Información de entrega directa
Información del empleado como nombre, dirección, fecha de nacimiento, cuentas bancarias de domiciliación, contactos en caso de emergencia, estudios, lesiones, seguro, experiencia laboral, hijos y parejas
Información de potencial
Información de contacto de ventas
Información del proveedor como nombre, dirección y socios

Políticas de retención de datos

Cada país, gobierno y empresa pueden tener reglas específicas sobre los períodos de retención de datos. Es responsabilidad de la persona que ejecute la utilidad Privacidad seguir estas reglas aplicables a la retención de datos.

Tipos de información a los que no se aplica la utilidad Privacidad

La utilidad Privacidad no puede acceder a buscar algunos datos en determinadas áreas de la aplicación o bien se ocultan para su acceso. Es su responsabilidad gestionar esta información según resulte necesario a efectos de la privacidad y documentar cómo procesa la gestión de esta información:

Registro de auditoría: Si ha activado registros de auditoría para registrar posibles cambios en los nombres o la información personal, debe asegurarse de eliminar estos registros. Las utilidades de depuración están disponibles para los registros de auditoría y podrá activar o desactivar los registros.
BOD: No se pueden realizar búsquedas en los datos personales de los documentos de objeto de negocio (BOD) de los formularios Bandeja de entrada ni Bandeja de salida de documentos de réplica. Tendrá que depurar estos datos personalmente.
Interacciones con clientes, potenciales y proveedores: La utilidad no procesa estos datos. Debe decidir qué información obtenida en estas interacciones es privada y gestionarla de forma acorde.
Contactos: La información de contacto de los formularios de transacción, como las órdenes de cliente o las órdenes de compra, no se incluye en esta utilidad. Debe depurarla.
Software de terceros: Tiene que documentar e informar de los terceros (como EDI, instituciones EFT o de interfaz impuestos) a los que envía datos personales.
TEU: Si un campo Tabla extendida por el usuario contiene información personal, debe depurar esta información.
Firmas electrónicas: Si una descripción de firma electrónica incluye un nombre de usuario, no se incluye en el procesamiento ni el informe de la utilidad Privacidad.
Imágenes: Si la base de datos contiene la fotografía de un empleado, la utilidad elimina el enlace a la imagen cuando se realiza el proceso para ocultar la información. Sin embargo, debe eliminar la imagen del servidor.
Usuarios: Los registros del formulario Usuarios no se incluyen en la utilidad. Debe depurar estos datos.
Formatos de datos legibles por máquinas: Si ha exportado datos desde formularios a Excel o los ha guardado como archivos XML o .CSV, debe editar o borrar los datos de estos archivos según resulte necesario.